Déploiement de la politique en matière de télétravail dans le centre de recherche

Posted on mars 15, 2022mars 21, 2022 by Chantal Pelchat

De : Info RH @ CRCHUdeQc-UL <info.rh@crchudequebec.ulaval.ca>
Envoyé : 15 mars 2022 12:40
À : CRCHUdeQc.Tous <CRCHUdeQc.Tous@crchudequebec.ulaval.ca>; Horsaxe.Tous <Horsaxe.Tous@crchudequebec.ulaval.ca>
Cc : Info RH @ CRCHUdeQc-UL <info.rh@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Déploiement de la politique en matière de télétravail dans le centre de recherche

Bonjour à tous

Le CA du CHU a adopté le 4 novembre dernier une nouvelle politique en matière de télétravail.

Cette politique en matière de télétravail vise :

à implanter de façon pérenne ce mode d’organisation du travail afin de bénéficier de ses avantages et de limiter ses inconvénients
à faire du télétravail une pratique organisationnelle pouvant soutenir les intervenants vers l’atteinte d’un meilleur équilibre travail et vie personnelle.

Elle a été présentée par un intervenant du CHU au bureau de direction du Centre de recherche le 25 février dernier.

Nous sommes ainsi rendus à l’étape du déploiement dans le centre de recherche.

Pour les employés salariés rémunérés par le CRCHU:

Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique, des étapes à suivre ainsi que des informations que nous avons regroupées sur l’extranet à la page Télétravail.
Tous les employés qui sont en situation de télétravail doivent remplir, en collaboration avec leur supérieur hiérarchique, le formulaire « Entente de télétravail » , afin d’officialiser la forme de télétravail choisie.
Cette entente représente un engagement écrit entre le CRCHU, le supérieur hiérarchique et l’employé et doit être déposée au dossier de l’employé.
Date limite de transmission à Info.rh : 30 avril 2022

Pour les étudiants :

Cette politique ne s’applique pas aux étudiants

Pour les employés (auxiliaires et postdoc) salariés rémunérés par l’Université Laval :

Pour le moment, il n’y a aucune politique de télétravail pour le personnel de recherche et enseignement selon l’information obtenue des RH de UL.

Les informations se retrouvent dans l’extranet de la DR/Ressources humaines/Offre de service/Relations de travail ou avec le mot clef : Télétravail.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/ressources-humaines/offre-de-service-rh-au-centre-de-recherche/relations-de-travail/politique-de-teletravail/

Merci de votre collaboration

Politique de télétravail

La politique en matière de télétravail a pour but d’encadrer la pratique de télétravail et de la favoriser lorsque la nature des fonctions des intervenants le permet. Elle vise à implanter de façon pérenne ce mode d’organisation du travail afin de bénéficier de ses avantages et de limiter ses inconvénients. Elle vise également à faire du télétravail une pratique organisationnelle pouvant soutenir les intervenants vers l’atteinte d’un meilleur équilibre travail et vie personnelle.

Le télétravail est un privilège octroyé sur une base volontaire et peut se faire à temps complet, partiel ou occasionnel. Il ne doit pas nuire à la continuité, la qualité et l’accessibilité des services à la clientèle et constitue un droit de gestion de l’employeur.

Nous invitons les employés et leur supérieur hiérarchique à amorcer une discussion sur le télétravail et sur ses modalités avant de compléter l’Entente de télétravail.

Tous les employés qui sont en situation de télétravail doivent remplir, en collaboration avec leur supérieur hiérarchique, le formulaire « Entente de télétravail » , et ce, peu importe la forme de télétravail choisie. Le formulaire doit être rempli de nouveau lors d’un quelconque changement définitif aux modalités de pratique du télétravail. Il n’est pas nécessaire de remplir le formulaire sur une base annuelle ou de le remplir de nouveau lors d’un ajustement temporaire ou en lien avec la situation sanitaire. Le supérieur hiérarchique peut y mettre fin de façon définitive avec un avis préalable (au moins 10 jours) ou le suspendre temporairement sans délai.

L’entente de télétravail doit être transmise à info.rh@crchudequebec.ulaval.ca afin d’être officialisée et d’être déposée au dossier de l’employé.

Étapes à suivre

Voici les étapes à suivre : Processus d'entente de télétravail

Formulaire à compléter

Vous devez compléter le formulaire Entente de télétravail.

L'entente de télétravail doit être transmise à info.rh@crchudequebec.ulaval.ca afin d'être officialisée et d'être déposée au dossier de l'employé.

Ce formulaire précise, entre autres, la forme de télétravail, le nombre de jours alloués, le lieu de télétravail et les responsabilités respectives.

Le supérieur hiérarchique doit s'assurer d'un traitement équitable dans l'équipe. Il revient à celui-ci d’autoriser les jours de télétravail selon les besoins de son équipe et des contraintes existantes.

Politique en matière de télétravail

Tous les documents utiles au télétravail, dont la Politique en matière de télétravail, le Guide destiné au gestionnaire, le Guide destiné au télétravailleur et les outils ergonomiques sont disponibles sur le SPOT.

Pour accéder au SPOT, votre compte réseau sur le domaine chuq doit être actif. Tous les intervenants du Centre de recherche y ont accès. Pour faire réactiver votre compte s'il est inactif, communiquez avec le soutien informatique au poste 66200.

Objectifs poursuivis par la politique

Les objectifs poursuivis par le CHU en élaborant la présente politique sont de:

Faire du télétravail une pratique organisationnelle pouvant soutenir les intervenants vers l’atteinte d’un meilleur équilibre travail et vie personnelle;
Se positionner en tant qu’employeur de choix ayant à cœur le bien-être de tous les intervenants de l’organisation;
Stimuler la fidélisation et l’attraction des talents;
Implanter de façon pérenne ce mode d’organisation du travail afin de bénéficier de ses avantages et de limiter ses inconvénients;
Favoriser un traitement juste, équitable et uniforme des intervenants en matière d’accès et d’application des modalités liées au télétravail;
Informer de façon claire les intervenants de leurs droits, obligations, responsabilités et modalités entourant la pratique du télétravail;
S’inscrire dans une vision d’optimisation de la gestion des espaces;
Favoriser le développement durable et réduire l’empreinte environnementale.

Guide destiné au gestionnaire (supérieur hiérarchique)

Le Guide destiné au gestionnaire préparé par le CHU de Québec contient de l'information importante pour vous aider à encadrer le télétravail de vos employés.

Certaines informations contenues dans le Guide ne s'appliquent pas du côté de la recherche:

C'est le formulaire Entente de télétravail disponible sur cette page qui doit être utilisé, et non le formulaire Demande de télétravail et d'engagement dans le Portail RH;
La section "Matériel et équipements" s'applique différemment (voir le formulaire à compléter pour le détail);
L'outil dont il est fait mention à l'Étape 1 ne s'applique pas;
L'Annexe 1 ne représente pas le processus à suivre par la recherche, veuillez plutôt consulter le document Processus d'entente de télétravail.

La formation Gestion efficace des équipes à distance est disponible sur l'ENA. Cette formation de 4 modules en ligne, d’une durée totale approximative de 2 heures, aborde de façon interactive les meilleures pratiques de gestion d’une équipe. Ses objectifs sont:

Comprendre les différences entre la gestion de proximité et la gestion à distance.
Identifier les ajustements nécessaires pour gérer votre équipe à distance.
Mettre en place une structure et des outils pour gérer les tâches et les projets à distance.
Contrôler l’avancement du travail.
Mettre en place une structure et des outils pour communiquer à distance efficacement.
Utiliser les différentes fonctionnalité des outils de façon adéquate.
Avoir une équipe efficace.

Pour accéder aux outils identifiés ci-dessus, votre compte réseau sur le domaine chuq doit être actif. Tous les intervenants du Centre de recherche y ont accès. Pour faire réactiver votre compte s'il est inactif, communiquez avec le soutien informatique au poste 66200.

CRCHU – Info COVID-19 du 1er avril 2021

Posted on avril 1, 2021avril 19, 2021 by Chantal Pelchat

Fermeture des écoles

En lien avec la fermeture des écoles annoncée hier, nous demandons à tous de faire preuve de bienveillance et de compréhension envers vos collègues ou employés qui devront conjuguer leurs obligations familiales et professionnelles durant cette période.

Télétravail

L’annonce d’hier prévoit aussi un retour au télétravail. En tant qu’organisation du réseau de la santé et des services sociaux, le CRCHU est un service essentiel et ses activités doivent se poursuivre.

Ainsi, tous ceux dont les tâches peuvent être réalisées en télétravail doivent en discuter avec leur supérieur hiérarchique. Certaines tâches, notamment les activités de laboratoire, requièrent cependant une présence sur les sites et les personnes occupant ce type de poste devront se présenter au travail.

Pour la période allant jusqu’au 12 avril, une conciliation doit être envisagée entre les activités à réaliser en laboratoire et celles pouvant être faites en télétravail.

Pour plus d’information, consultez la section Télétravail de la page Info COVID-19 du CRCHU.

Communication du CHU de Québec-Université Laval

Vaccination des intervenants

1^re dose
L’octroi de rendez-vous pour la 1^re dose de vaccin se poursuit auprès des intervenants priorisés.

Si vous faites partie des intervenants priorisés (voir la Liste des titres d’emploi des intervenants ciblés pour la vaccination) et que vous souhaitez recevoir votre 1^re dose, vous devez remplir le Formulaire 1^re dose afin qu’un rendez-vous vous soit attribué.

Pour la vaccination des travailleurs de la santé, pour le moment, aucune dose d’AstraZeneca n’est administrée. Concernant la vaccination des travailleurs cette semaine, ce sont les vaccins de Moderna ou Pfizer qui sont administrés. Pour les autres semaines, nous sommes en attente des informations du MSSS.

2^e dose
La 2^e dose est administrée 16 semaines après la 1^re dose.

Si vous avez obtenu votre 1^re dose avant le 13 mars 2021, vous devrez remplir le Formulaire 2^e dose, accessible à compter du jeudi 1^er avril, afin de soumettre vos disponibilités.
Étant donné les possibles effets secondaires plus fréquents à l’administration de la 2^e dose, nous vous demandons de donner une disponibilité hors de votre quart de travail et la veille d’un congé de semaine. Aussi, le formulaire doit être rempli lorsque vous connaissez votre horaire de travail afin d’éviter que votre rendez-vous n’ait à être déplacé. Voici le calendrier d’administration de la 2^e dose, selon la date de votre 1^re dose :

Calendrier d’administration de la 2^e dose selon la date de la 1^re dose
Semaine de la 1^re dose	Semaine où vous devez planifier votre rendez-vous pour la 2^e dose
14 décembre 2020	5 avril 2021
21 décembre 2020	12 avril 2021
28 décembre 2020	19 avril 2021
4 janvier 2021	26 avril 2021
11 janvier 2021	3 mai 2021
18 janvier 2021	10 mai 2021
25 janvier 2021	17 mai 2021
1^er février 2021	24 mai 2021
8 février 2021	31 mai 2021
15 février 2021	7 juin 2021
22 février 2021	14 juin 2021
1^er mars 2021	21 juin 2021
8 mars 2021	28 juin 2021
13 mars 2021 et semaines suivantes	Le rendez-vous de votre 2^e dose a été ou sera donné par le CIUSSS-CN lors de l’administration de la 1^re dose.

Précisions importantes concernant la 2^e dose :

Si vous avez eu la COVID-19 avant votre 1^redose, la 2^e dose n’est pas requise, sauf si vous êtes une personne immunosupprimée.
Si vous n’avez pas eu la COVID-19,ou que vous l’avez eue dans les 14 jours suivant l’administration de la 1^re dose, vous devez recevoir la 2^e
- Par exemple, si vous avez été vacciné le 1^erfévrier et avez contracté la maladie le 10 février, vous recevrez la 2^e Si vous avez été vacciné le 1^er février et avez contracté la maladie le 20 février, vous n’avez pas besoin de la 2^e dose.

Pour l’information sur la vaccination contre la COVID-19, consultez la section Vaccination contre la COVID-19 sur Le Spot.

Quelques précisions : règles en cas de tempête, soutien psychosocial et le télétravail

Posted on novembre 24, 2020novembre 24, 2020 by Chantal Pelchat

Bonjour à vous

Quelques précisions :

Tempête de neige

Avec cette première bordée de neige, nous souhaitons vous rappeler les règles à suivre en cas de tempête : https://temp.crchudequebec.ca/tempete/

Soutien psychosocial

Certains étudiants nous ont souligné les délais plutôt longs des services d’aide aux étudiants, nous avons porté cela à l’attention des RH de UL et semble-t-il que les délais devraient s’améliorer.

Nous avons aussi eu une précision que les délais du côté de la faculté de Médecine seraient raisonnables : https://www.fmed.ulaval.ca/faculte-et-reseau/nos-services/aide-aux-etudiants/aide-personnelle/

Vous retrouvez toutes les coordonnées des services disponibles à tout membre du CRCHU à la page suivante : https://temp.crchudequebec.ca/covid19/soutien-psychologique/

Télétravail

Plusieurs membres du CRCHU nous ont posé la question sur la nouvelle précision du premier ministre sur le télétravail pour la période des fêtes. Le premier ministre a demandé aux entreprises de maximiser le télétravail pour leur personnel dans la mesure du possible. « Aujourd’hui, je veux proposer aux Québécois un contrat moral pour le Temps des Fêtes. On propose de permettre les rassemblements durant 4 jours : le 24, 25, 26 et 27 décembre, avec un nombre maximal de 10 personnes. Mais, il y a une contrepartie au contrat. On demande à tout le monde d’essayer de ne pas avoir de contacts, une semaine avant et une semaine après, donc un confinement volontaire pour minimiser les risques de propager le virus chez vos proches. »

Il est important de discuter de la situation avec votre patron pour permettre de concilier travail et rassemblement du temps des fêtes. Nous vous rappelons les règles de télétravail en place au sein du CRCHU. https://temp.crchudequebec.ca/covid19/teletravail/

Bonne journée à tous

Votre service RH

Télétravail CRCHU: sécurité informatique et migration à Windows 10

Posted on septembre 23, 2020novembre 2, 2020 by Chantal Pelchat

Bonjour à tous,

Au printemps dernier, bien que cela n’était pas recommandé, certains ont pris leurs postes informatiques configurés sur le domaine du CHUQ ou DCRCHUQ pour faire du télétravail dans le contexte du confinement. Nous vous rappelons que ces postes sont configurés pour faire les mises à jour du système d’exploitation (Windows) et de l’antivirus à partir du réseau interne et non de l’Internet. Si vous n’êtes pas revenus avec votre poste informatique au CRCHU depuis, vous êtes vulnérables en termes de cybersécurité. Sachez que les organisations de santé impliquées dans la lutte au coronavirus SARS-CoV-2 sont particulièrement ciblées. Il est donc essentiel que vous reveniez au moins une fois par mois avec votre poste informatique au travail pour le brancher sur le réseau du CHU. De plus, des modalités plus précises relativement au télétravail sont en élaboration du côté du MSSS qui s’appliqueront pour le CHU et le CRCHU : la complexité venant du fait que ce changement a des impacts sur les conditions de travail, protections des informations et les types de licences au niveau institutionnel. Nous devrions avoir du nouveau à ce sujet vers le début octobre.

Enfin, pour les postes qui sont encore sous Windows 7, il est important de procéder à la migration AVANT le 18 décembre 2020. À cet effet, contacter la DRI au poste 66200 ou par courriel au Centreassistancetechnique.CHU@chudequebec.ca pour planifier l’analyse de votre poste par la DRI (configuration existante compatible, licences d’autres logiciels, etc.) puis sa migration lors de vos passages au CRCHU.

Nous travaillons aussi à des recommandations sur la gestion des données et de l’espace disque dans la transition entre la conservation des données sur les serveurs du réseau CHUQ et CRCHUQ (disques P: et U:) vers le nuage Office 365 (OneDrive et Teams/SharePoint) pour structurer notre information, la retrouver et ne pas la dédoubler.

Merci de votre collaboration,

Quelques nouvelles en rafale de la part de la Direction des ressources financières du CHU

Posted on septembre 2, 2020septembre 2, 2020 by Chantal Pelchat

Bonjour à vous

Voici quelques nouvelles en rafale :

Politique de Frais de déplacements du CHU

La direction des ressources financières du CHU a mis à jour sa politique de frais de déplacement en début 2020. Ainsi malgré que les déplacements hors Québec ne soient pas encore autorisés, nous tenons à vous informer d’une particularité importante à prendre en considération lorsque vos dépenses sont remboursées à partir de fonds gérés au CHU. ********Pour bénéficier des perdiems de repas, le personnel doit fournir les factures de repas à l’appui et pourra bénéficier du remboursement jusqu’à concurrence des montants alloués. Cette particularité ne s’applique pas pour les remboursements à partir de fonds gérés à UL. Il est important de fournir une justification de vos déplacement, cela s’apparente au rapport de mission de UL. Pour plus de détails : https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/frais-de-deplacements/

Paiement d’honoraires au chercheur-investigateur pour activité de recherche

La direction des ressources a mis en place un formulaire pour standardiser les remboursements d’honoraires au chercheur-investigateur pour activité de recherche. Voici les conditions exigées pour une autorisation de paiement et la procédure à suivre. https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/paiement-dhonoraires-au-chercheur-investigateur-pour-activite-de-recherche/#

Dépenses de télétravail liées à l’emploi

Le CHU n’accepte pas les dépenses d’acquisition de matériel pour le télétravail. Des directives du MSSS suivront. Un comité de travail CHU a été formé et des directives de la direction DRHCAJ suivront au cours de l’automne et nous nous ajusterons au besoin. https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/covid-19-remboursement/# Aucun changement aussi du côté de l’Univesrité Laval pour l’instant.

Achats d’équipement, d’honoraires, de fournitures ou de services externes au Chu de Québec – Université Laval

Les achats doivent suivre la politique d’approvisionnement en vigueur au CHU. Les appels d’offre sont surveillés par l’Autorité des marchés public (AMP). Si vous avez des achats de prévus ou des FCI à venir, voici un résumé des types d’appel d’offre, des précisions à considérer lors d’un appel d’offre public et les responsabilités de AMP. Vous ne pouvez accorder en aucun temps un contrat de services, d’honoraires professionnels ou autres services sans avoir fait émettre un bon de commande officiel par l’établissement qui gère les fonds (CHU ou UL). https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/achats/achats-dequipement-appel-doffre-public/#

Chantal Pelchat de la part de :

Hugo Noël-Thiboutot, CPA, CMA

Chef de service – Gestion financière de la recherche

Direction des ressources financières

Tél. : 418-525-4444 poste 86106

hugo.noel-thiboutot@chudequebec.ca

N’hésitez pas à contacter votre équipe administration qui vous est attitrée si vous avez des question,

Bonne journée

Télétravail

Cadre de référence temporaire en matière de télétravail du CHU de Québec - Université Laval

https://www.chudequebec.ca/employes/teletravail.aspx

lancé le 24 septembre 2020 par la DRHCAJ en attente de la politique du MSSS

Il est à noter que le cadre de référence temporaire s’applique au contexte de l’urgence sanitaire. Ainsi, le télétravail reste volontaire et possible aux intervenants qui disposent déjà de l’équipement nécessaire. C’est pour cette raison que tous les coûts sont assumés par le télétravailleur et ce même pour le centre de recherche. Nous verrons à revoir nos orientations pour la politique. Si le télétravail devient obligatoire dans le contexte de l’urgence sanitaire, une entente formelle doit être faite avec l’intervenant. Pour les autres, le cadre de référence temporaire fait office d’entente.

Guide spécifique pour la recherche lancé en juin 2020

La situation de pandémie et les restrictions de la santé publique que les équipes de recherche vivent en ce moment oblige l’adaptation des conditions de travail. C'est l'occasion de mettre en place de nouveaux outils de travail, d’établir de nouvelles collaborations et de se perfectionner. À tous les niveaux de notre organisation, nous pouvons faciliter le télétravail collaboratif.

Vous trouverez dans ce document les informations générales en télétravail à prendre connaissance ainsi que des boites à outils spécifiques pour l’organisation du télétravail et des moyens de communication, à l’attention :

De la direction d’axe
Des chercheurs
Des employés et étudiants

Plusieurs ateliers pourront être proposés prochainement, mais beaucoup d’outils de Développement des compétences sont déjà disponibles en ligne et cette section regroupe tous les liens à votre disposition.

Ergonomie

Le CHU vous invite à consulter les  fiches et capsules d’information produites par l’Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail, secteur administration provinciale (APSSAP). Voici un  aide-mémoire pour  l’ergonomie en télétravail.

Bonnes pratiques, exigences et mesures à respecter en télétravail

Si certaines activités de recherche peuvent se faire à l’extérieur des laboratoires, il est très important de respecter les procédures de sécurité informatique et de communication pour assurer la confidentialité et la protection des données.

Types d’activités de recherche réalisables en télétravail

Rédaction scientifique (thèse, article, revue)
Documentation (analyses bibliographiques, mais aussi recherche de sources de financement, d’opportunités de présenter vos recherches, de collaborations potentielles, etc.)
Préparations de figures/affiches pour des articles scientifiques ou pour des publications vulgarisées destinées au grand public
Analyse de données/résultats et organisation de celles-ci
Création ou mise jour de répertoires numériques des produits ou d’activités de laboratoire
Documentation des bonnes pratiques du laboratoire : rassembler les versions numériques de protocoles, les répertoires, la distribution des tâches du laboratoire pour faciliter la mise en commun des procédures et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
Planification (projets, collaborations, protocoles, nouveaux équipements)
Préparation du retour; planification détaillée des expériences à réaliser au retour : établissement des protocoles, recherche et achat des réactifs, calendrier, etc.
Formations (outils informatiques, techniques de laboratoire, renouvellement des formations obligatoires de sécurité, etc.)

Côté Direction d'axe

Objectifs	Suggestions
Informer et rassurer les chercheurs de l’axe sur la situation actuelle	Organiser des visioconférences* en invitant tous les chercheurs pour échanger sur la situation et partager nos outils. S’assurer qu’ils prennent connaissance du tableau ci-dessous. *Nous vous encourageons à utiliser Teams pour les visioconférences afin de favoriser son déploiement et son implantation au sein de notre organisation.
Informer et rassurer les étudiants	Organiser, avec le comité étudiant, des visioconférences Teams pour tous les étudiants de l’axe afin de répondre à leurs questions et connaitre leurs besoins.
Favoriser le travail collaboratif	Évaluer la mise en place de nouvelles collaborations inter axes. Encourager les chercheurs à échanger sur des projets potentiels communs. Encourager la recherche de nouvelles sources de financement.
Favoriser les activités virtuelles rassembleuses et formatives	Continuer l’organisation des activités faisables à distance (clubs de lecture, séminaires étudiants, etc.) Encourager les initiatives du comité étudiant pour les activités scientifiques et sociales, par exemple, proposer aux étudiants de se pratiquer à faire des pitchs de vulgarisation scientifique pour le grand public, type MT180s.

Côté Chercheurs

Objectifs	Suggestions
Vous outiller en tant que gestionnaire pour vous adapter à la situation de confinement	Webinaire de Jean-Pierre Brun sur les pratiques de management à adopter en cette période de confinement Guide d’encadrement à distance
Garder contact entre les membres d’équipe	Organiser des rencontres virtuelles d’équipes régulières (par exemple fixer un 30 minutes par jour, à la même heure) et des rencontres individuelles plus espacées ou quand nécessaire. Adapter les outils utilisés selon l’accessibilité de chacun à ces outils (par téléphone si pas d’accès à internet par exemple).
Développer les outils d’organisation du télétravail de votre équipe	Plusieurs outils peuvent être utilisés, mais nous vous encourageons à utiliser les outils d’Office 365 mis à votre disposition puisque ceux-ci seront également utilisés dans divers groupes de travail institutionnels. Créer un groupe Office 365 pour votre laboratoire et des sous-groupes de travail si nécessaire. Que ce soit pour les courriels, le SharePoint ou dans Teams, tous les membres de l’équipe se sentiront intégrés. Toutes les informations se trouvent sur le site de l'équipe TI Des tutoriels sont même disponibles sur Youtube
Optimiser les échanges, le suivi et le travail collaboratif	Dans Teams, créer des canaux de discussion au sein de votre groupe par thématique ou projet de recherche. Les fichiers partagés, les réunions virtuelles et plus, pourront-être associés à un projet. Consultez la page de l'équipe TI portant sur Teams Vous pourrez utiliser le planificateur d’Office 365 (planner) pour attribuer des tâches spécifiques à chacun, créer des échéanciers par projet pour identifier les priorités, suivre l’avancement des travaux de l’équipe et plus. Voir la page de l'équipe TI à ce sujet
Garder la motivation de tous	Partager vos idées d’avancement de projets, montrer du positivisme, les bons côtés que peuvent apporter cette situation. Établir ensemble la liste des belles réalisations du groupe. Établir un plan de travail quotidien pour tous afin de maintenir le plus possible le personnel en activité. Encourager le développement de compétences pour varier les activités. Favoriser le travail d’équipe en formant des sous-groupes de travail sur des questions et projets spécifiques.
Favoriser la convivialité	Utiliser les outils de communication qui favorisent l’échange d’images, d’humeur (Teams) Élargir les sujets de discussion : prévoir certaines rencontres virtuelles pour discuter d’autres choses que du travail (pauses café, 5@7)
Définir des objectifs à court terme adaptés à chaque personne	Discuter de l’organisation du travail et de l’horaire de travail (considérant les contraintes familiales et personnelles) de chacun pour fixer des objectifs cohérents. Être flexible et conciliant dans les attentes. Pour les professionnels de recherche : Le télétravail demandé doit être en accord avec leur catégorie d’emploi. Voir les types d’activités réalisables en télétravail dans les informations générales. Pour les étudiants : Encore plus qu’à l’habitude, les étudiants vont avoir besoin d’encadrement, de directions à suivre. Les PR2 ou 3 et les postdoctorants peuvent vous aider dans cette tâche pour coordonner avec les étudiants des projets ou tâches communes. Nous vous suggérons de prendre connaissance des recommandations de la Faculté des études supérieures et postdoctorales de l’Université Laval dans ce Guide d’encadrement à distance. Les encourager à avancer tous les travaux d’écriture qu’ils peuvent. Voir avec eux ou ils en étaient dans leurs projets et si nécessaire revoir l’échéancier et l’ampleur de certains objectifs de recherche. Les étudiants peuvent participer à la mise à niveau de l’équipe sur certains sujets en vous faisant des présentations de recherche bibliographiques par exemple. Faire un bilan régulièrement : vous pouvez demander aux membres de votre équipe de remplir ce document pour rapporter les travaux réalisés.
Identifier les besoins et les forces de l’équipe	Fixer ensemble les objectifs futurs de développement de la programmation de recherche et le fonctionnement de l’équipe (répartition des tâches et responsabilités, équipements…) Utiliser les forces de chacun pour faire travailler plus particulièrement une personne sur un projet ou un protocole et le partager ensuite à tous. Encourager le partage des connaissances entre les membres de l’équipe. Les PPR peuvent offrir des séminaires technologiques, les étudiants, des séminaires bibliographiques
Assurer le rayonnement du laboratoire	Mettre à jour le contenu des sites web du groupe. Pour la page chercheur du CRCHU, voir cette procédure. Rechercher des opportunités de présentations à des congrès
Contact avec les associations de patients	De plus en plus, les organismes subventionnaires demandent la contribution des patients dans l’élaboration des demandes de subventions. Se renseigner sur les opportunités de collaborations avec les associations de patients dans votre domaine de recherche.
Demander du support	Info.rh@crchudequebec.ulaval.ca Ou Plusieurs informations se retrouvent sur la page Gestion de la main d'oeuvre, de la section sur le COVID-19

Coté employés et étudiants

Objectifs	Suggestions
Se tenir informé de la situation de chacun	Prenez des nouvelles les uns des autres! Les professionnel(le)s de recherche sont les piliers des équipes de recherche, toujours présents dans le laboratoire et peuvent le rester, même à distance!
Organiser son télétravail	Installez-vous, autant que possible, un poste de travail ergonomique et motivant (voir la section ergonomie dans les informations générales). Planifiez vos journées. Informer le chercheur de toute difficulté d’installation (connexion internet, ordinateur, etc.), organisationnelle (gestion familiale) ou de santé que vous rencontrez. Assurer le suivi de votre travail avec le chercheur : un exemple de rapport d'activité à remplir est à votre disposition.
Se maintenir actif dans ses activités de recherche	Soyez proactifs dans l’organisation de votre travail. Identifiez vos besoins (perfectionnement, mise à jour sur la littérature, etc.) et mentionnez-les à votre chercheur. Voir la section Types d’activités réalisables en télétravail dans les informations générales
Développer ses compétences	Voir les outils disponibles ci-dessous. Vous pouvez proposer des idées, partager vos liens de formations/ateliers faisables à distance à l’adresse evenements.recherche@crchudequebec.ulaval.ca.
Demander du support	Un programme d’aide aux employés pour parler en toute confiance de vos préoccupations par rapport à la situation actuelle (inquiétudes, impacts sur vos vies personnelle et professionnelle, etc.) est disponible au 1 800 361-2433, option 2 Voir les Programmes d’aide aux étudiants.

Développement des compétences

Personnes cibles	Thème	Liens utiles
Chercheurs et autres gestionnaires	L’encadrement à distance	Webinaire de Jean-Pierre Brun sur les pratiques de management à adopter en cette période de confinement Guide d’encadrement à distance
Chercheurs et autres gestionnaires	Nouvelles occasions de financements	Le VRRCI a créé une nouvelle page Web où vous pourrez trouver la liste des occasions de financement liées à la COVID-19.

Pour tous	Se familiariser avec les outils d’Office 365	https://temp.crchudequebec.ca/equipe-ti/courriel-et-collaboration/office-365-cest-quoi/ Guide de démarrage rapide sur Teams
	Gestion du stress et anxiété	https://www.chudequebec.ca/coronavirus-(covid-19)/soutien-psychosocial.aspx
	Communication avec le grand public	https://www.raccoursci.com/ Devenez auteur pour le grand public dans The conversation
	Recherches bibliographiques	PubMed Utiliser l'adresse suivante https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/?otool=pqchavlib,icaulalib Utiliser le bouton jaune et rouge Obtenir@Ulaval pour accéder à l'article. Le bouton bleu Bibliothèque CHU de Québec n'est pas fonctionnel hors CHU actuellement, mais des travaux sont en cours. Accès par IDUL/NIP aux bases de données, revues et livres électroniques. Les professeurs et les étudiants ont d'emblée ces accès. Pour les professionnels de recherche, coordonnateurs de recherche, si vous n'avez pas déjà cet accès par votre IDUL/NIP, vous pouvez en faire la demande par courriel: carole.brault@crchudequebec.ulaval.ca
	Gestion de données de recherche	À venir
	Conduite responsable en recherche	https://www.ulaval.ca/conduite-responsable-et-ethique-en-recherche.html
	Congrès scientifiques virtuels	Virtual Cancer Symposium 27/4-1/5, gratuit Genetic Society of America TAGC 2020 meeting 22/4-25/4, online and free. Cold Spring Harbor Virtual scientific meetings AACR Annual Meeting 2020, 24/4-29/4 (gratuit mais inscription requise pour participer) Conférence sur la microscopie (Super-résolution, Live cell imaging, intelligence artificielle, etc.) The allied Genetics conference TAGC 2020 Online se déroulera entre le 22 et le 25 avril

Employés et étudiants	Formations de la PRCE en analyses statistiques et encadrement de la recherche clinique	https://temp.crchudequebec.ca/plateformes/rce/formation/
	Conférences scientifiques	https://www.ibiology.org The online journal club https://jrnlclub.org/
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