CHAMP D’APPLICATION
Cette politique s’applique exclusivement aux hors-cadres, aux cadres supérieurs, aux membres du conseil d’administration (administrateurs) et aux directeurs d’axe de recherche qui œuvrent au CHUQ et qui demandent un remboursement pour des frais de représentation.
Toutes les demandes de remboursement doivent être effectuer par le responsable des frais de déplacement sur votre site.
Voir la page suivante pour les responsables par site.
La demande de remboursement doit inclure les pièces justificatives des dépenses en plus de:
Justificatif de la dépense
Liste des personnes
Respecter Perdiems
Les signatures suivantes sont requises:
Signature du préparateur, poste téléphonique
Chef de service de l'équipe Administration
Directeur du Centre
PDG
Voir sur le SPOT
Extrait de la politique de frais de représentation du CHU
3. CHAMP D’APPLICATION
Cette politique s’applique exclusivement aux hors-cadres, aux cadres supérieurs, aux membres du conseil d’administration (administrateurs) et aux directeurs d’axe de recherche qui œuvrent au CHUQ et qui demandent un remboursement pour des frais de représentation.
8.1. PRINCIPES GÉNÉRAUX À RESPECTER PAR LES PERSONNES
8.1.1. Les frais de représentation sont les dépenses encourues par la personne qui doit représenter le CHUQ à l’extérieur des installations de ce dernier.
8.1.2. Ces frais comprennent les frais de déplacement, de repas, d’hébergement et autres frais connexes encourus dans l’exercice officiel d’une fonction. Ils peuvent être reliés à la personne elle-même ou à l’égard d’un tiers.
8.1.3. Le moyen de déplacement privilégié est celui qui s’avère à la fois le plus économique et le plus approprié entre l’avion, l’automobile, le véhicule loué, le taxi et le transport en commun. Il en revient toujours au supérieur immédiat d’autoriser le moyen de déplacement le plus pertinent
en fonction des coûts, des circonstances, des distances et du nombre de personnes impliquées dans le déplacement. L’objectif est de choisir le moyen de transport au moindre coût.
8.1.4. Les frais de représentation encourus sont remboursés dans la mesure où ces dépenses sont raisonnables, pertinentes et approuvées selon les règles d’autorisation définies conformément à la présente politique et procédure.
8.1.5. Les frais de représentation d’une personne doivent faire l’objet d’une approbation de la directrice générale ou, le cas échéant, du président du conseil d’administration.
8.1.6. Le CHUQ rembourse les frais de représentation sur présentation des pièces justificatives uniquement. Par pièce justificative, on entend tout document original produit par le fournisseur, prouvant et détaillant l’achat d’un bien ou la prestation d’un service ainsi que son paiement
(ex : facture, carte d’embarquement). À cette fin, les relevés de transaction de paiement direct ou de carte de crédit ne sont pas suffisants en tant que pièces admissibles.
8.1.7. Toute demande de remboursement doit être faite dans les trois mois de la dépense.
8.2. EXCLUSIONS
Les frais suivants sont exclus :
• Repas et cadeau de Noël;
• Cadeau de départ;
• Contribution à des clubs sociaux;
• Activité de reconnaissance.