Facturation

Mémo transmis par la GFR le 21 janvier 2021

Dans le but  d'améliorer nos échanges avec les équipes de recherche et concerne la gestion des dépôts pour les projets de recherche.

La gestion des dépôts pour les projets de recherche représente un défi dû au manque d’informations sur les paiements attendus. Ces différentes sources de problèmes lors de la gestion des dépôts occasionnent beaucoup d’échanges de courriel facilement évitable, des erreurs, des pertes de temps autant pour le CHU de Québec-Université Laval, les équipes de recherche, les équipes administratives de la DR ainsi que pour les compagnies que nous sollicitons pour chaque paiement dont nous n’avons pas l’information nécessaire afin de traiter les dépôts.

Nous vous demandons d’effectuer les changements identifiés ci-dessous afin de faciliter le processus de gestion des dépôts, diminuer les délais de traitement ainsi que de diminuer les risques d’erreurs.

Il est à noter que dans un avenir rapproché la direction des ressources financières(DRF) exigera que toute les factures «maison» soient intégrées dans le système comptable du CHU de Québec-Université Laval afin de répondre aux normes et principes comptables établis par le processus de facturation afin d'avoir une facture officielle (voir la bonne méthode ci-dessous).

Émission de factures dites - facture maison
Problèmes rencontrées Solutions à mettre en place dans les équipes de recherche
  • Certaines équipes de recherche émettent des factures dites « facture maison » qui ne sont pas dans le système de facturation officiel du CHU de Québec-Université Laval et qui ne sont pas acheminées à la personne en charge du compte de banque. Nous recevons des paiements pour des factures dont nous ignorons l’existence et dont nous ne sommes pas en mesure d’identifier pour quel compte le paiement est destiné.
 Mettre en Cc l’adresse courriel : depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca lors de l’envoie de toutes les factures dites « maison »
  • Changer la numérotation afin que le numéro du compte soit inclus dans le numéro de la facture.   Exemple :
    • Numéro de compte – Numéro de facture
    • Facture 1 : 91657 – 001
    • Facture 2 : 91657 – 002
    • Facture 3 : 91657 – 003

 
Émission de « self-invoice » pour payer divers frais (visite patient, start-up, frais éthique, etc)
Problèmes rencontrées Solutions à mettre en place dans les équipes de recherche
  • Les compagnies émettent des « self-invoice » pour payer divers frais (visite patient, start-up, frais éthique, etc). Il arrive que nous recevions un avis de paiement avec un numéro de « self-invoice » dont nous ne sommes pas en mesure d’associé à un projet. Nous avons besoin d’avoir une copie de ces « self-invoice » afin de pouvoir associer les paiements avec les bonnes « self-invoice » et ainsi déposer les fonds dans le bon compte.
 Transférer toute les « self-invoice » que vous recevez des compagnies à l’adresse courriel : depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca

 
Les compagnies effectuent des paiements pour des études qui ne sont pas encore ouvertes
Problèmes rencontrées Solutions à mettre en place dans les équipes de recherche
  • Les compagnies effectuent des paiements pour des études qui ne sont pas encore ouvertes.
 Informer l’adresse courriel depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca des paiements attendus  sous-peu ne provenant pas de factures.

 
Les avis de paiement reçus par les équipes de recherche ne sont pas transmis aux finances
Problèmes rencontrées Solutions à mettre en place dans les équipes de recherche
  • Les avis de paiement reçus par les équipes de recherche ne  sont pas transférées aux finances
 Transférer tous les avis de paiement que vous recevez à l’adresse courriel depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca

Ex. 3e versement de XX XXXX $ pour le compte XXXXX attendu la semaine prochaine.

Informer l’adresse courriel depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca si vous savez que nous allons recevoir des fonds pour une études qui n’est pas encore ouverte.

 
Les équipes de recherche sollicitent les compagnies pour des fonds pour diverses raisons tel que pour des conférences, des conventions, etc.
Problèmes rencontrées Solutions à mettre en place dans les équipes de recherche
  • Les équipes de recherche sollicite les compagnies pour des fonds pour diverse raisons tel que pour des conférences, des conventions, etc. Lorsque les compagnies effectuent les paiement la référence est souvent le nom de la conférence. Cette information ne nous permet pas d’identifier pour quel chercheur ou projet de recherche les fonds sont destinés.
 Envoyer une copie de vos demandes de commandite, lettre de sollicitation et toutes autres demande pour des fonds envoyés aux compagnies à l’adresse courriel depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca

 
***Bonne méthode pour obtenir une facture officielle du CHU à transmettre à l'organisme

Afin d'avoir une facture officielle du CHU, vous devez transmettre une demande de facturation à votre technicien de la GP attitré à votre compte.

Celui validera et transmettra au département de facturation du CHU pour émission d'une facture officielle.

Le PDF de la facture officielle sera transmise à l'organisme par courriel, cc le chercheur, le coordonnateur et l'AGF.