Dans le cadre des projets de recherche réalisés au CHU de Québec - UL, plusieurs factures sont émises par l’établissement. Certaines difficultés de récupération des sommes, nous ont amené à revoir le fonctionnement entre les intervenants de la Direction des ressources financières (DRF) et de la Direction de la recherche (DR). Dans le souci d'éviter des problèmes de mauvaises créances, nous souhaitons proposer un nouveau mécanisme pour le suivi des comptes à recevoir de la recherche.
Nous invitons tous les intervenants impliqués dans le suivi des comptes (chercheurs, coordonnateurs, gestionnaires (GS), agents de gestion financière (AGF), adjoints à l'administration, etc.) à prendre connaissance des différentes étapes de suivi, des échéanciers et des impacts applicables, le cas échéant.
MAJ : janvier 2021
| Étape | Qui | Description | Nombre de jours | Impacts sur l’accès aux fonds dans le compte de recherche |
| Facturation | Service des comptes à recevoir, DRF | À la suite d’une demande de facturation, le service des comptes à recevoir de la DRF procédera à l’envoi de la facture par courriel au client ainsi qu’au chercheur, son coordonnateur s’il y a lieu, AGF et l'adresse courriel commune agecompterecherche@chudequebec.ca | Jour 1
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Aucun
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| Étape 1 | Service des comptes à recevoir, DRF | Le service des comptes à recevoir de la DRF procédera à l’envoi d'un état de compte avec une copie de la facture par courriel au client ainsi qu’au chercheur, son coordonnateur s’il y a lieu, AGF et agecompterecherche@chudequebec.ca | Jour 45
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Aucun
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| Étape 2 | Équipe de recherche, DR (GS, AGF) | Suivi auprès du client par courriel, copie au chercheur et en cc agecompterecherche@chudequebec.ca
toujours libeller l'objet du courriel en commençant par le numéro de facture |
Jour 60 | Aucun |
| Étape 3 | Équipe de recherche, DR | Suivi auprès du client par courriel, copie au chercheur et en cc agecompterecherche@chudequebec.ca | Jour 90 | Aucun |
| Étape 4 | Service de la gestion financière de la recherche (GFR) de la DRF | Ultimement l’établissement est responsable de la gestion des fonds, ainsi le technicien de la gestion financière de la recherche prend connaissance des courriels de suivis depuis le début, il valide avec l’équipe de recherche ou AGF les informations et effectue un suivi auprès du client par courriel ou téléphone. Il s’assure de faire une communication écrite (modèle lettre légale délai 14 jours pour répondre) au client et copie au chercheur, son coordonnateur s’il y a lieu, AGF et cc agecompterecherche@chudequebec.ca | Jour 120 | Aucun
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| Étapes 5-6 | Service de la gestion financière de la recherche (GFR) de la DRF | Si toutefois, il n'y a toujours pas de paiement, la GFR comptabilisera une provision pour mauvaise créances équivalente au montant de la facture impayée dans le compte du chercheur en l'informant, lui, ainsi que son coordonnateur s’il y a lieu et AGF, de la démarche par courriel et cc agecompterecherche@chudequebec.ca | Jour 120 + 14 jours de délai | Cette provision qui sera effectuée au compte, réduira la marge de manœuvre puisqu’elle affectera le solde disponible au compte. Advenant que le solde devienne déficitaire, le compte pourrait être bloqué jusqu’au recouvrement. De plus, l’établissement peut couvrir en tout temps les comptes déficitaires avec le compte de fonds de recherche du chercheur. |
| Étape 7 | Service de la gestion financière de la recherche, DRF | Défaut de paiement, la GFR ainsi que le chercheur décident ou non de faire appel à une agence de collection dépendamment de l’importance des sommes à récupérer.
1. Plus de 10 000$, un mandat est donné à une agence de collection, la GFR maintiendra la créance dans le compte jusqu’au règlement. 2. S’il est décidé qu’aucune démarche de collection n’est entreprise, une radiation de la facture sera effectuée. Si la démarche de collection n’est pas concluante, une décision de faire une démarche légale pourra être prise avec les affaires juridiques. |
Jour 180
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Dans certains cas, le CRCHU/DRF pourrait ne plus autoriser aucun autre contrat avec cette compagnie.
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P.S. La facturation et le suivi du recouvrement des factures d'éthique sont faits par le GUR selon les mêmes étapes ci-haut mentionnées et à 120jrs, la DRF prend le relais puisque ultimement l'établissement est responsable.
Éléments à retenir :
- L’adresse de correspondance du client doit être la bonne pour toutes les interventions, il faut donc s’assurer tout au long du processus que le client reçoive la communication.
- Il est important que chacun des intervenants effectuent leur propre suivi au moment opportun.
- Au jour 120 + 14 jours (délai accordé pour le règlement du montant suite à l’envoie de la lettre officielle), une dépense équivalente à la facture impayée sera comptabilisée et si cela engendre un solde déficitaire, aucune activité de recherche ne pourra se poursuivre jusqu’à réception du paiement.
- Les agences de recouvrement ponctionnent en moyenne 15% de frais de services sur tout montant ayant été récupéré.
L'adresse à utiliser dans toutes vos communications reliées au suivi d'une facture impayée est:
- Vous devez toujours débuter par le numéro de facture dans l'objet du courriel pour favoriser les suivis ultérieurs
- Le service des comptes à recevoir de la DRF transmet, dans un premier temps, les factures aux chercheurs lors de la facturation initiale. Cela se fait par courriel.
- La Gestion financière de la recherche (GFR) de la DRF transmet un âge des comptes des factures impayées
- Au jour 120, le technicien en charge du compte de recherche au Service de la gestion financière de la recherche (GFR) de la DRF prendra connaissance des courriels de suivis depuis le début, il validera avec l’équipe de recherche ou AGF les informations et effectuera un suivi auprès du client par courriel ou par téléphone. Il s’assurera de faire une communication écrite au client et copie au chercheur, son coordonnateur s’il y a lieu, AGF et cc agecompterecherche@chudequebec.ca.
- Au jour 134, si toutefois, il n'y a toujours pas de paiement, la GFR comptabilisera une provision pour mauvaise créances équivalente au montant de la facture impayée dans le compte du chercheur en l'informant, lui, ainsi que son coordonnateur s’il y a lieu et AGF, de la démarche par courriel et cc agecompterecherche@chudequebec.ca
- Au jour 180, s'il y a défaut de paiement, la GFR ainsi que le chercheur décident ou non de faire appel à une agence de collection dépendamment de l’importance des sommes à récupérer.
- Plus de 10 000$, un mandat est donné à une agence de collection, la GFR maintiendra la créance dans le compte jusqu’au règlement.
- Si la démarche de collection n’est pas concluante, une décision de faire une démarche légale pourra être prise avec les affaires juridiques.
- S’il est décidé qu’aucune démarche de collection n’est entreprise, une radiation de la facture sera effectuée.
C'est la Gestion financière de la recherche, après avoir statué avec le chercheur, qui prendra entente avec l'agence de recouvrement.
Des frais de l'agence s'appliqueront.
Frais:
- un taux de commission de 10% sur le solde dû si nous fermons une demande transmise à l'agence avant même que le travail de l’agence ne soit effectué.
- pour les créances de plus de 5000$
- 15% pour les créances auprès de clients canadiens
- 25% pour les créances auprès de clients américains