Toutes les communications avec la Gestion financière de la recherche doit être standardisée, en plus d'utiliser les formulaires standards ci-dessous, les communications par courriel doivent être libellées d'une façon uniforme.
tout Reclassement doit être fait trimestriellement, les reclassements en fin d'année qui couvrent plus de 3 mois de salaires pourraient être refusés par les finances
Depuis le 1er avril 2017, le MSSS exige le dépôt d’états financiers trimestriels pour l’ensemble des établissement du réseau. C’est pourquoi pour les périodes 3, 6, 9 et 12 sont des périodes critiques.
Il est donc important les dépenses qui doivent être reclassées si nécessaire doivent être effectués aux livres trimestriellement afin de refléter les résultats réels.
Pour voir les dates de transmission des périodes 3, 6, 9 et 12 dans le calendrier comptable
https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/calendrier-comptable/
Reclassements à faire?
Étant donné que notre outil de communication est le courriel, il est important de bien communiquer ensemble et de respecter les règles convenues (voir comment transmettre une demande).
Il est attendu de mutuellement se confirmer lorsque le travail est fait ou de transmettre un courriel si le délai de réponse est plus de 1 semaine.
Cette communication est une bonne pratique pour informer nos contacts du suivi des demandes transmises.
merci de votre collaboration
Suite à une analyse des correspondances reçues par courriel entre la Gestion de projet et la recherche dans le cadre d'un kaizen, certains problématiques ont été identifiées et une procédure pour standardiser et uniformiser les correspondances a été élaborée:
Procédure : Texte dans l'objet du courriel
Procédure de communication par courriel
entre la Gestion de Projet et la recherche
Texte à inclure dans l’objet courriel
- Pour la GP, besoin du NUMERO BUDGET ou de PLATEFORME Ex : 81002 – 81150 – 81032
- Pour les HORS AXE : Besoin NUMÉRO BUDGET
- Pour la DR. besoin du NOM CHERCHEUR Ex : Emmanuel Bujold, Guy Boivin
- Général : inscrire UN SUJET Bref représentatif Ex : Transfert de salaires, transfert de dépenses diverses, demande de facturation, réquisition, facture à payer
- Général si applicable : inscrire La période concernée en fin d’année financière:
Ex : 16-17, 17-18
- Si concerne SALAIRE : MATRICULE /NOM / PRÉNOM / : Ex : # 86710 Dubeau Michelle
- Si vous transférez un courriel (UL, Chercheur etc. sans info) Il faut modifier l’objet, car
Ex : RE-transfert Subsidiaire (Aucune idée du Budget)
EX : Shire A/P Remittance advice note from 02.MAR.2018 (aucune idée du Budget)
Exemples CORRECTS:
- 81002 – Emmanuel Bujold – Facturation UL Dep Div P06-08
- 81069 – Guy Boivin– Écriture de transfert pour Animaux
- 91043 – Marc Dionne – Fichier ANA PROJ
- 81150 – Éric Boilard – Validation Banque – Nom employé # matricule
- 84442 – CA2019-647 - J-F Larouche – Demande facturation
- 85357 – Louise Provencher – Bordereau Dépôt
Exemples PAS CORRECTs :
- Objet : Réserve à libérer IE512940 ou Erreur de réserve FO117301
- Objet devrait être le # budget – réserve à libérer IE512940:
- S’il n’y a pas l’information sur le # budget alors nécessite d’aller ouvrir Explo – IE512940 – R85 afin de savoir de quel budget CHU le IE512940 est lié et à quel chercheur
Prendre note d’envoyer le courriel à 1 seule personne de la gestion projet, COMPTE DE DESTINATION même si le transfert touche 2 comptes afin de ne pas faire de doublons
Il est attendu de mutuellement se confirmer lorsque le travail est fait ou de transmettre un courriel si le délai de réponse est plus de 1 semaine.
Formulaire à utiliser et à transmettre au technicien responsable du compte à la gestion de projet
Le formulaire doit comprendre l'onglet de l'écriture ainsi qu'un autre onglet explicatif qui détail les calculs
Formulaire à utiliser et à transmettre au technicien responsable du compte à la gestion de projet
CHU - Formulaire pour des demandes de transfert salarial
Le formulaire doit comprendre l'onglet de l'écriture ainsiqu'un autre onglet explicatif qui détail les calculs
soit le HSA des salaires
soite le GL des lignes à reclasser
Formulaire à utiliser et à transmettre au technicien responsable du compte à la gestion de projet
CHU - Formulaire pour des demandes de reclassement de dépenses (maj 4 avril 2018)
Le formulaire doit comprendre l'onglet de l'écriture ainsiqu'un autre onglet explicatif qui détail les calculs
soit le HSA des salaires
soite le GL des lignes à reclasser
Formulaire à utiliser et à transmettre à la faculté du chercheur: RRS
Projet pilote pour les RRS de la faculté de médecine:
Le service des finances de l'Université Laval a lancé un projet pilote pour la saisie électronique des redistributions rétroactives de salaire (RRS) auquel participe la faculté de médecine.
Ce projet pilote permet :
- D’éliminer progressivement le formulaire papier;
- De réduire le délai de traitement entre la production du formulaire et la saisie au système effectuée au Service des finances.
Vous trouverez ci-dessous un guide afin de vous accompagner pas-à-pas dans cette nouvelle fonctionnalité, ainsi que le fichier excel à compléter. L’intégration au système se fera par le vérificateur désigné de la Faculté.
Étant donné qu’il s’agit d’un projet pilote, certaines RRS ne peuvent pas encore être traitées électroniquement, c’est le cas notamment :
- Des corrections proactives;
- Des RRS avec plusieurs combinaisons comptables (source et cible)
Lorsque ces situations s’appliquent, il faut continuer d’utiliser le formulaire papier.
Nous vous encourageons à utiliser, dès maintenant, cette nouvelle fonctionnalité pour la production de vos RRS.
L'écriture comptable doit être faire dans peoplesoft directement
Veuillez-vous référer au gestionnaire ou agent de gestion financière attitré à votre chercheur sur votre site