En plus d'indiquer lisiblement le destinataire et son adresse complète, il est important d'indiquer aussi sur l'enveloppe :
en haut à gauche
- votre nom et poste téléphonique
- votre adresse de votre site
- code budgétaire valide
Sans ces informations, les lettres ne pourront pas être envoyées par le service de messagerie.
Réception de colis en provenance de vos collaborateurs (provinciaux et internationaux) sans bon de commande
Il est important de demander à votre collaborateur/expéditeur d’indiquer les informations suivantes sur les documents d’envoi:
Prénom et nom du destinataire + le nom de votre responsable des achats
Budget CHU valide (pour les frais de dédouanement)
Le site avec l'adresse complète
Le local de livraison
Les coordonnées de notre courtier en douanes.
Exemple :
Dr Serge Rivest + Line Vallières
Budget 8xxxx
CHU de Québec - Site CHUL
Local TR-31
SVP vous assurer de préciser ces informations si vous souhaitez que le colis soit rapidement dédouané et qu’il soit livré sans délai supplémentaire.
Une façon plus sécurisée de recevoir le colis est de demander à votre responsable des achats d'émettre un bon de commande à zéro et de le transmettre au fournisseur international qui vous envoie des échantillons gratuits. Celui-ci pourra inclure ces informations dans les documents d'envoi.
Pour toute question supplémentaire, veuillez vous adresser à votre équipe des achats.
Tous les envois via Fedex devront être faits en suivant cette procédure :
- Remplir le formulaire nommé « Formulaire_Envoi_FedEx ».
- Remplir le document nommé « Formulaire_Facture_Commerciale_FedEx ». Pour remplir celle-ci, fiez-vous au document « Procedure_Facture_Commerciale_USA »
- Déposer le colis sur le bureau de la réception avant midi avec :
- Une copie papier du formulaire « Formulaire_Envoi_FedEx »
- Une copie de la facture commerciale
En référence, la liste avec des termes que vous allez peut-être rencontrer en remplissant la facture commerciale.