Category Archives: Administration

Mise à jour de la fiche technique relative aux FIR

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De : Direction Recherche
Envoyé : Monday, March 23, 2026 4:40:47 PM
À : CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires ; CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes
Objet : Mise à jour de la fiche technique relative sur les frais indirects de recherche (FIR)

La direction du Centre de Recherche souhaite vous informer d’une mise à jour de la fiche technique relative aux frais indirects de recherche (FIR) qui sera effective au 1 avril 2026.
Cette révision de la fiche technique a été approuvée au bureau de direction du Centre du 9 mars dernier.

1. Rappel – Répartition des FIR
Conformément à la circulaire 2023-015 et annexe, la répartition des FIR est la suivante :
· 40 % à l’établissement
· 60 % au Centre de recherche

Depuis plusieurs années, le Centre de recherche avait choisi de retourner une portion de ces FIR aux chercheurs responsables de projets.

2. Fin du retour d’un pourcentage de FIR aux chercheurs responsable d’un projet.
À compter du 1er avril 2026, le Centre de recherche du CHU de Québec ne retournera plus de pourcentage de FIR aux chercheurs responsables de projets.
Cette décision vise à harmoniser nos pratiques avec celles en vigueur dans les centres de recherche financés par le FRQS à l’échelle provinciale.
Il est important de noter que les soldes actuellement disponibles dans les comptes de FIR demeurent accessibles aux chercheurs, selon les règles habituelles.

3. Objectif de la révision
L’objectif principal de cette révision est de consolider les mécanismes de soutien au développement de la recherche, notamment la recherche clinique et translationnelle.

4. Modalités d’application
Ce changement entrera en vigueur le 1er avril 2026 et s’applique sur tous les différents % de FIR perçus.

Information importante!

Le projet visant à appliquer des FIR sur les projets internes financés à partir des fonds consolidés a été annulé. Cette mesure ne sera donc pas mise en œuvre.

La Direction de la recherche

Lettre d’intention interne CRCHU de Québec, concours FCI – Fonds d’Innovation 2027

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Courriel et document référence du VRRCI

De : Olivier Moroni
Envoyé : 17 octobre 2025 11:25
Objet : Lancement – Concours interne FCI FI-2027

Bonjour à toutes et à tous,

Suite à la dernière table de concertation de la recherche et de vos commentaires sur le calendrier, voici les documents finaux pour le concours interne pour le programme FCI Fonds d’Innovation 2027.

Les documents joints dans ce courriel sont :

  • Les directives du concours
  • Le calendrier
  • Les quotas facultaires, basés sur les informations partagées par la FCI et sur l’estimation du quota ULaval
  • Le formulaire qui doit être rempli et soumis au VRRCI, autant pour les projets dont l’ULaval est la tête que pour les projets portés par d’autres institutions
  • Le guide du concours FCI FI-2025, simplement comme référence, car le guide pour le FI-2027 n’a pas encore été publié par la FCI, mais devrait tout de même ressembler à celui de 2025.

Merci de faire parvenir ces informations à vos professeurs.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas.

Olivier Moroni
Adjoint à la vice-rectrice et responsable des infrastructures de recherche et des projets spéciaux

Vice rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation
Université Laval

Application de frais indirects sur les projets internes financés par les fonds consolidés et/ou les frais indirects des chercheur.euse.s

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De : Direction Recherche <Direction.Recherche@crchudequebec.ulaval.ca>
Envoyé : 17 avril 2025 15:08
À : CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires <CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires@crchudequebec.ulaval.ca>; CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes <CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes@crchudequebec.ulaval.ca>
Cc : Charles Roberge <charles-j.roberge@crchudequebec.ulaval.ca>; Chantal Pelchat <chantal.pelchat@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Application de frais indirects sur les projets internes financés par les fonds consolidés et/ou les frais indirects des chercheur.euse.s
Importance : Haute

Bonjour,

La direction du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval (CRCHU) vous informe que depuis le 1er avril 2025, des frais indirects de 30 % sont applicables à tous les nouveaux projets internes financés par les fonds consolidés et les frais indirects d’un.e chercheur.euse et sur toutes nouvelles tranches de fonds versées dans un projet interne en cours qui ont été créées à partir de ces mêmes types de fonds. Ces 30 % s’appliquent aussi aux projets internes en cours dont le solde, au 31 mars 2025, est égal ou supérieur à 10 000 $. Les 30 % seront calculés à partir de ce solde.

La répartition de ces frais indirects de 30 % entre le CHU, la Direction du centre de recherche (DR) et la personne chercheuse restera identique à celle déjà en place, tel qu’indiqué sur le WordPress de la DR (lien).  Les formulaires de projets internes financés par les fonds consolidés et les FIR ont été mis à jour en conséquence (lien).

L’application de ces 30 % est nécessaire, car les projets internes utilisent également les infrastructures, les systèmes ainsi que les services administratifs et financiers du CHU et du CRCHU, générant ainsi des coûts indirects pour l’hôpital et le centre de recherche.  De plus, en raison des coupures budgétaires imposées par l’Agence Santé Québec aux établissements de santé du Québec, la DR doit maintenant couvrir, à même ses propres budgets, le déficit financier existant entre les revenus générés par les frais indirects de recherche (portion du CHU) et les coûts des services offerts par le CHU à la recherche. Ce déficit représentait 625 K$ pour 2024-2025.

Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration.

La Direction du centre de recherche

NOUVEAUTÉ : Comptes de dépenses employés CHU – Logibec …sans papier

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De : Chantal Pelchat
Envoyé : 28 février 2025 13:16
À : CRCHUdeQc.Tous <CRCHUdeQc.Tous@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : NOUVEAUTÉ : Comptes de dépenses employés CHU – Logibec …sans papier

Bonjour,

NOUVEAUTÉ : Les employés avec un matricule CHU de la recherche pourront dorénavant déposer leur compte de dépenses 100% dans Logibec pour fins d’approbation!

Voici la nouvelle séquence :

Votre compte de dépenses devra être approuvé par un responsable du centre de recherche, selon votre site :

Aux employés des sites CHUL et d’Estimauville : @ marianne.roberge@crchudequebec.ulaval.ca

Aux employés des sites HDQ, HEJ, HSFA et HSS : @ admin.HEJHSFA@crchudequebec.ulaval.ca

  • Saisir le compte de dépenses, joindre les explications et toutes les pièces justificatives en format pdf. Approuver lorsque tout est complet.
  • Transmettre les informations suivantes par courriel à votre responsable au centre de recherche, en ajoutant le chercheur (responsable financier) et l’analyste en gestion financière en copie:
    • Numéro séquentiel de compte de dépenses généré dans Logibec
    • Raison de la demande de remboursement
    • Montant total réclamé
    • Numéro de budget utilisé

Lien vers le Spot pour informations sur les comptes de dépenses, incluant le guide de saisie Logibec : https://spot.chudequebec.ca/vie-professionnelle/formulaires/administratif/comptes-de-depenses.aspx

Précision : pour connaître la période de remboursement d’un compte de dépenses, vous devez sélectionner le compte de dépenses en question. La mention « Payé dans la période » s’inscrit dans l’en-tête du compte de dépenses. La valeur (2025-11) indique la période de paie dans laquelle le compte de dépenses vous sera remboursé.

Mention importante : Aucune dépense ne peut être imputée à un budget transit du CHU, ces dépenses doivent être remboursées via le système financier de l’Université Laval (PeopleSoft).  Veuillez-vous adresser à votre équipe des achats et remboursements pour toute question à ce sujet.

Note : Si vous approuvez déjà des comptes de dépenses dans Logibec en tant que responsable, veuillez vous identifier à Marianne Roberge pour instructions supplémentaires.

Pour ceux sans matricule CHU, Veuillez-vous continuer de vous adresser à votre équipe des achats et remboursements.

RAPPEL: Responsabilités partagées – Feuille de temps/Relevé de présence CHU

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Message à l’attention des employés rémunérés par le CHU et des chercheurs/gestionnaires les supervisant

Bonjour à vous,

Nous avons observé un léger relâchement récemment dans la gestion des feuilles de temps /relevés de présence.  Nous souhaitons donc rappeler à chacun ses responsabilités afin d’assurer une bonne coordination.

Toutes les instructions sont disponibles ici: lien (lien à mettre dans vos favoris)

Points nécessitant une attention particulière selon les intervenants:

  1. Employés :
    • Respect des délais : Nous insistons sur le fait que vous avez l’obligation de produire et approuver vos feuilles de temps dans les délais impartis. Merci de vous mettre un rappel à vous-même dans votre agenda pour éviter tout oubli.  Ce n’est pas à l’analyste en gestion financière (AGF) de vous rappeler de le faire.
    • Indication des absences :
      • Maladie : Utilisez le code RECHE pour les maladies de la recherche au lieu de MALAD.
      • Vacances : Pour une semaine complète, utilisez le code VAC. Pour des journées fractionnées, utilisez le code VFRA, pour des vacances anticipées, utilisez VAANT.  Veuillez vérifier votre solde de vacances et informer l’AGF de vos vacances autorisées. Pensez également à mettre à jour un message d’absence dans Outlook/Teams.
    • Employé à temps partiel : Même en l’absence d’heures travaillées, il est important de produire et d’approuver votre feuille de temps.
  1. Chercheurs/Gestionnaires :
    • Nous vous remercions d’informer au fur et à mesure l’AGF délégué pour approuver en votre nom des absences, des heures supplémentaires autorisées, des maladies et des vacances de votre équipe.

Nous comprenons que des oublis peuvent survenir, mais nous souhaitons éviter que les AGF doivent relancer chaque semaine. En cas de récurrence, nous devrons informer l’employé et le chercheur/gestionnaire concerné, et une feuille de temps à zéro sera produite. Ils devront ensuite prouver les heures impayées directement auprès du service de rémunération.

Même en période estivale la communication reste essentielle.

Merci de votre collaboration et de votre compréhension.

Bon été à tous!

Rappel mai 2024 : frais de déplacement CHU et UL

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De : Marianne Roberge <marianne.roberge@crchudequebec.ulaval.ca>
Envoyé : 23 mai 2024 16:34
À : CRCHUdeQc.Tous <CRCHUdeQc.Tous@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Rappels – remboursements de frais de déplacements (CHU et UL)

Bonjour à tous,

Voici quelques rappels au sujet des remboursements de frais de déplacements.

Pour toutes vos demandes, veuillez nous transmettre le numéro de budget à utiliser. Cela nous permettra de saisir votre remboursement selon les bonnes règles (CHU ou UL).

Pour un remboursement à partir d’un budget CHU :

  • Tout déplacement vers un congrès qui se tient à l’extérieur du Québec devra être autorisé avant le départ. Procédure, formulaire et instructions disponibles ici.
  • Les employés du CHU doivent saisir leur demande dans Logibec et transmettre la demande ainsi que les pièces justificatives en pdf au responsable des remboursements de son site.Guide de saisie Logibec disponible ici.
  • Les membres du centre de recherche qui n’ont pas de matricule CHU doivent compléter le fichier Réclamation frais de déplacement pour intervenant sans matricule disponible ici.

Ils doivent ensuite transmettre la demande ainsi que les pièces justificatives en pdf au responsable des remboursements de son site.

  • Pour consulter la Politique et procédure sur les frais remboursables lors d’un déplacement du CHU de Québec cliquer ici.
  • Les demandes de remboursements doivent être approuvées par votre supérieur immédiat.

Pour un remboursement à partir d’un budget UL :

  • Toujours compléter un rapport de mission pour toute demande de remboursement de frais de voyage et transmettre les pièces justificatives en pdf au responsable des remboursements de son site. Rapport de mission disponible ici.

 

Vous pouvez consulter la section sur les Remboursements de dépenses sur l’extranet du centre de recherche ici.

N’hésitez pas à nous consulter au préalable si vous avez des questions concernant l’admissibilité de dépenses pour un congrès à venir!

*** Un délai supplémentaire de traitement est à prévoir pendant la période estivale qui arrive, merci de prévoir en conséquence. ***

Marianne Roberge

Responsable d’équipe – achats et frais de déplacements

Rappel bonne pratique de facturation

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De : Chantal Pelchat <chantal.pelchat@crchudequebec.ulaval.ca>
Envoyé : 12 mars 2024 15:59
À : CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires <CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires@crchudequebec.ulaval.ca>; CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes <CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes@crchudequebec.ulaval.ca>; CRCHUdeQc.Personnel <CRCHUdeQc.Personnel@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Rappel bonne pratique de facturation
Importance : Haute

Bonjour à vous

Message aux chercheurs et aux responsables de services/plateformes

Avec la fin d’année qui approche, nous souhaitons vous rappeler les bonnes pratiques comptables.

Les services/plateformes peuvent facturer lorsque les services sont rendus avant la date de fin d’année ou la date de fin du projet.

Il n’est pas permis de faire des demandes de facturer d’avance à des services/ plateformes sur des projets qui se terminent afin d’utiliser les soldes de fin restants.

Ceci afin de respecter les principes comptables généralement reconnus et la conduite responsable en recherche.

S’il y avait un audit/vérification, les responsables de service/plateforme devront être en mesure de prouver que le service a été rendu.

Merci de votre collaboration

La Direction

Rappel sur les activités admissibles

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De : Chantal Pelchat
Envoyé : 3 janvier 2024 16:58
À : Martin Simard <Martin.Simard@crchudequebec.ulaval.ca>; Anne-Marie Pulichino <Anne-Marie.Pulichino@crchudequebec.ulaval.ca>; Émilie Bouchard Dostie <emilie.bouchard-dostie@crchudequebec.ulaval.ca>; Gina Muckle <gina.muckle@crchudequebec.ulaval.ca>; Patricia Tremblay <patricia.tremblay@crchudequebec.ulaval.ca>; Véronique Moulin <veronique.moulin@crchudequebec.ulaval.ca>; Friederike Pfau <Friederike.Pfau@crchudequebec.ulaval.ca>; Steve Lacroix <steve.lacroix@crchudequebec.ulaval.ca>; Julia Hernandez Rapp <Julia.Hernandez-Rapp@crchudequebec.ulaval.ca>; Bruno Piedboeuf <bruno.piedboeuf@crchudequebec.ulaval.ca>; Nicole Chabot <nicole.chabot@crchudequebec.ulaval.ca>; Marc Pouliot <marc.pouliot@crchudequebec.ulaval.ca>; Sandrine Hegg-Deloye <Sandrine.Hegg-Deloye@crchudequebec.ulaval.ca>; Mohsen Agharazii <Mohsen.Agharazii@crchudequebec.ulaval.ca>; Laëtitia Coudert <laetitia.coudert@crchudequebec.ulaval.ca>
Cc : Serge Rivest <serge.rivest@crchudequebec.ulaval.ca>; Charles Roberge <charles-j.roberge@crchudequebec.ulaval.ca>; Marianne Roberge-Potvin <marianne.roberge@crchudequebec.ulaval.ca>; Achats HDQ <achats.hdq@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Rappel sur les activités admissibles

 

Bonjour

Bonne Année 2024 à tous, la Santé avant tout

J’ai récemment fait un rappel sur les repas entre collègues et activités (voir ci-dessous). Je tenais à vous préciser au cas où des chercheurs viendraient vers vous.

En résumé

  • Instructions ont été ajoutées depuis le rappel du 15 déc au lien suivant  https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/frais-de-deplacement/remboursement-de-depenses/frais-de-repas/
  • Pour que l’activité d’un groupe  restreint de chercheurs soit admissible, elle devrait avoir lieu sur les lieux du travail.
  • Pour être à l’extérieur, cela doit être dans le cadre d’une activité de l’ensemble de l’axe (journée scientifique, Lac à l’épaule  des chercheurs de l’axe)
  • Une activité  de département hospitalier n’est pas admissible sur des comptes de recherche, elle doit être dans le cadre d’un working lunch de recherche sur le lieu du travail ou sinon être combinée à une activité de l’ensemble de l’axe.

En ce qui concerne le programme de conférencier invité, voir le lien web ci-dessous pour un rappel sur :

Merci de votre collaboration et surtout n’hésitez pas si vous avez des questions à vous adresser au préalable à mon équipe en charge des frais de déplacement et si nécessaire, ils viendront vers moi pour valider et de mon côté, je m’arrime avec les finances dans l’interprétation des demandes si nécessaire.

Bonne journée

Chantal Pelchat

Chef de service – Équipe Administration

Rappel : Repas entre collègues 2023

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Envoyé : 15 décembre 2023 15:29
À : Direction Recherche
Objet : Rappel : Repas entre collègues

Bonjour cher.e.s chercheurs.ses
À l’approche de la période des fêtes, les finances nous ont demandé de vous rappeler les consignes et précisions relativement aux repas entre collègues.
Les repas entre collègues de travail dans la région de Québec ne sont pas admissibles à un remboursement sur les fonds gérés au CHU et ni à UL.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/frais-de-deplacement/remboursement-de-depenses/frais-de-repas/

Merci de votre collaboration

Joyeux temps des fêtes

 

Personnes contacts site HDQ nov2023

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Bonjour à tous

En lien avec le poste à la réception du St-Patrick et le poste des frais de déplacement :

Étant donné que nous aurons plus d’une personnes au poste de réception au St-Patrick et avec l’absence prévue jusqu’au 19 mars de notre collègue Sophie Lesage, nous avons mis en place des adresses génériques que nous vous demandons d’utiliser dès maintenant :

 

Sujets Adresse générique à utiliser

Accès informatiques et téléphonie

Demandes de carte magnétique et de clé

Réservations de salles

 

secretariat.hdq@crchudequebec.ulaval.ca

Achats et réceptions de marchandises

Frais de déplacement

Paiements de factures

 

achats.hdq@crchudequebec.ulaval.ca

Pour toute autres demandes, communiquer au 418-691-5281

Merci aux quelques volontaires qui ont signifié leur intérêt suite à l’appel d’aide à tous.

Merci de votre collaboration