Category Archives: Administration

En suivi de la situation des commandes 6déc2021

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Bonjour à vous

Ce message concerne toutes personnes qui utilisent les services de commandes et de demandes de remboursement au CRCHUL.

Nous sommes heureux de vous informer que l’équipe est actuellement complète (Audrey, Line et Véronique).

Nous avons rétabli nos délais de traitement à ceux visés pour les commandes et les frais de déplacement.

Nous sommes à mettre à jour la réception des quantités dans la base de données.

Merci encore de votre compréhension et collaboration!

 

À la suite de nos rencontres du kaizen des achats, nous avons noté certaines précisions à vous faire part pour améliorer la fluidité du processus.

Toutes les informations de ce courriel se retrouvent sur le site web de la direction de la recherche, conservez-le dans vos favoris!

 Nouveau -Saisie des informations dans Filemaker pour les commandes

Nous tenons à vous rappeler que :

  1. S’il s’agit d’un nouveau produit, vous devez fournir une soumission complète du fournisseur.
  2. Si votre demande est en statut “Validée” et que vous souhaitez l’annuler, svp indiquer « annuler » dans la note interne, ne pas envoyer de courriel.
  3. Vous ne pouvez utiliser votre carte de crédit personnel pour faire des achats de fournitures, matériels, SVP vous informer auprès de votre responsable des achats de votre bloc avant de faire l »achat.

 Nouveau – Délai de livraison

Nous ne ferons aucune relance auprès du fournisseur avant un délai de 3 semaines après l’émission du bon de commande, car le délai de livraison des fournisseurs est de 3-4 semaines plus longs qu’avant la pandémie.

 Nouveau – Demandes de remboursement

Svp, consulter la page Remboursement de dépenses, vous y trouverez les pages des aide-mémoires pour savoir quels documents transmettre.

N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe administration dès que vous avez un déplacement à faire.

 Rappel – Délai de récupération des périssables

Lors de la réception d’un périssable, l’équipe des achats informe l’équipe de recherche par courriel de l’arrivée d’un colis, l’équipe de recherche doit s’assurer de ramasser le périssable la journée même avant 15h45.

Il est de la responsabilité de l’équipe de veiller à sécuriser le périssable.

 Rappel- Utilisation de Filemaker

D’ici janvier 2022, toutes les équipes devraient utiliser Filemaker afin qu’il n’y ait plus de réquisitions transmises par courriel.

Pour l’installation de Filemaker, communiquez avec l’équipe administration qui pourra vous guider.

 Questions/informations

Merci d’utiliser les courriels généraux selon l’endroit où se situe votre équipe :

Bloc T : achats.bloct@crchudequebec.ulaval.ca

Bloc R : achats.blocr@crchudequebec.ulaval.ca

Bloc P : achats.blocp@crchudequebec.ulaval.ca

Merci de votre collaboration et Bonne journée à tous

Rappel des consignes des repas entre collègues – courriel 29 nov 2021

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Bonjour à tous

À l’approche de la période des fêtes, nous souhaitons vous rappeler des consignes et précisions du CHU relativement aux repas entre collègues

Repas entre collègues sur les lieux du travail

Il est permis de faire des repas entre collègues tout en respectant les règles en vigueur.

·         Respecter la capacité des salles.

·         Garder la distanciation de 2 mètres entre chaque personne si des séparateurs ne sont pas installés.

·         Privilégier des repas individuels.

·         Ne pas partager de nourriture (bol de chips, buffet, potluck…).

·         Mettre le masque si vous devez vous déplacer dans la salle.

·         Remettre le masque dès que vous avez terminé de manger.

 

 

 

Remboursement de repas entre collègues

hors des lieux du travail

Nous souhaitons vous rappeler que les remboursements de repas entre collègues de travail ne sont pas admissibles sur les fonds gérés au CHU et ni à UL.

Voici les précisions à cet effet

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/frais-de-deplacement/frais-de-repas/#

 

Offre d’embouts de pipettes coté UL (21oct2021)

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FT0100, FT0200, FT1000 et FT1250 embouts pipettes Purkinje

Bonjour à tous,

L’Université Laval en tant qu’établissement du réseau de l’éducation et de l’enseignement supérieur, a été informée que l’Unité Covid du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) pouvait offrir sans aucuns frais, les embouts universels de pipettes stériles suivants:

  • Embouts de pipettes 100 ul – FT0100-R-NS-LB – Caisses de 4 800 unités (2 288 800 en stock)
  • Embouts de pipettes 200 ul – FT0200-R-NS-LB – Caisses de 4 800 unités (1 516 800 en stock)
  • Embouts de pipettes 1000 ul – FT1000-R-NS-LB – Caisses de 4 800 unités (4 531 200 en stock)
  • Embouts de pipettes 1250 ul – FT1250-R-NS-LB – Caisses de 4 800 unités (6 979 200 en stock)

Vous trouverez en pièce jointe la fiche technique du produit (disponible en anglais seulement). Ce produit est distribué uniquement en multiple de 4800 unités.

Si vous avez un intérêt pour ce produit, voici comment procéder pour obtenir le ou les produits :

Répondre à ce courriel avant mercredi le 27 octobre 2021, 12h, en indiquant au courriel, votre nom, le numéro de produit et la quantité voulue.

Le secteur des approvisionnements du Service des finances fera la commande auprès du CAG.

Une procédure de récupération de la marchandise vous sera remise à la réception de celle-ci.

Nous vous remercions par avance de votre collaboration,

Cordialement,

Veuillez noter que je suis en télétravail et absente les lundis.

Nathalie Ouellet                         

Technicienne en administration

Service des finances- Secteur approvisionnement

Pavillon Jean-Charles-Bonenfant

2345, allée des Bibliothèques, Local 3560

Québec (Québec) G1V 0A6

 

Téléphone : 418 656-2131 poste 404793

Courriel : nathalie.ouellet@sf.ulaval.ca

Inventaire embout de pipette pour écouler

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Bonjour à vous tous,

Vous trouverez les inventaires concernant les embouts de pipette.

Il y a 2 pdf : produits stériles et produits non-stériles.

Les produits sont en inventaire ce qui fera en sorte qu’ils seront livrés rapidement.

Nous avons également ajouté les prix des produits.

Si des produits en provenance du MSSS vous sont livrés, ils seront sans frais.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/achats/inventaire-embout-de-pipette-pour-ecouler/

Nous comptons sur votre collaboration pour relayer l’information à vos équipes afin d’écouler ces inventaires.

Merci,

Francis Racine
Chef de service – Approvisionnement et gestion contractuelle
Direction de la logistique

Nouveau mécanisme de suivi des comptes à recevoir

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Ce message s’adresse aux chercheurs et au personnel impliqué dans la facturation et le recouvrement des factures impayées auprès des organismes subventionnaires et privés

Bonjour à vous

Procédure de recouvrement des comptes à recevoir au CHU de Québec – Université Laval

(factures impayées par les organismes subventionnaires et privés)

Dans le cadre des projets de recherche réalisés au CHU de Québec – UL, plusieurs factures sont émises par l’établissement. Certaines difficultés de récupération des sommes, nous ont amené à revoir le fonctionnement entre les intervenants de la Direction des ressources financières (DRF) et de la Direction de la recherche (DR).  Dans le souci d’éviter des problèmes de mauvaises créances dans la facturation des projets de recherche, nous souhaitons proposer un nouveau mécanisme pour le suivi des comptes à recevoir de la recherche.

Nous invitons tous les intervenants impliqués dans le suivi des comptes (chercheurs, coordonnateurs, gestionnaires (GS), agents de gestion financière (AGF), adjoints à l’administration, etc.) à prendre connaissance des différentes étapes de suivi, des échéanciers et des impacts applicables, le cas échéant.

Voir toutes les informations à ce sujet au lien suivant:

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/suivis-budgetaire-et-previsions/facturation-et-comptes-a-recevoir/suivi-de-recouvrement-des-comptes-a-recevoir/

Merci à tous pour votre collaboration

Rappel des consignes de traitement des demandes de personnel

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Information de traitement pour les demandes de personnel (procédure interne Agora)

Rappel 0: Rencontre de planification des renouvellements aux 2 semaines

Dans le système de gestion du CHU, ces rencontres se nomment "Caucus d'équipe'. Le caucus est un outil de planification qui permet à l’équipe de se coordonner pour le prochain cycle de travail.

  • Coordonner les activités de l’équipe
  • Cibler les bloquants
  • Définir les priorités d’actions

Afin que ces réunions soient les plus efficaces possibles, voici les responsabilités de chacun

RH CRCHU prépare le tableau afin de s'assurer d'avoir toujours l'équivalent des renouvellements à faire des 12 prochaines semaines.  Ceci permet de respecter les préavis de 12 semaines dans le cas de licenciements possible.  Lorsque des préavis sont prévus, les coordonnatrices discutent avec les chercheurs pour s'assurer de bien faire les démarches.

AGF s'assure d'avoir mis à jour le tableau avant la rencontre pour faciliter les échanges.  Il identifie les problématiques et les priorités d'action.

Tous et chacun essaient d'identifier des points d'amélioration.

 

Rappel 1 : Dates de début dans les amendements

Dans la très grande majorité des cas, la date de début de l'onglet "Spécifications" des amendements ne doit pas être modifiée.

Ce qui est modifié est la date effective, qui indique à partir de quand le changement intervient (apparaît en haut à droite de l'amendement) et/ou les périodes de salaire ou de distribution budgétaire.

    Exemple:

    Un employé a une DP du 01 avril 2018 au 31 mars 2019. Un amendement est créé car il change de taux horaire à partir du 01 décembre 2018. La date de début de l'onglet "Spécifications" doit demeurer le 01 avril 2018. S'il est modifié pour le 01 décembre, cela revient à dire que sa DP (donc son contrat) va du 01 décembre 2018 au 31 mars 2019. Il y aura un trou dans son historique (quelle était sa situation entgre le 01 avril et le 30 novembre?).

    L'indication que l'amendement s'applique à partir du 01 décembre va se retrouver dans le champ "Date effective" de l'onglet "Spécifications" et dans l'onglet "Rémunération" en spécifiant que du 01 avril au 30 novembre le taux horaire était de X, et qu'à partir du 01 décembre il est de Y.

Rappel 2 : Durée des contrats et Répartition budgétaire sur 2 années financières

Il est recommandé de faire des DP d'une durée de 12 mois si les fonds le permettent afin de réduire le nombre de DP effectué par employé.

Afin de réduire le volume de DP à traiter en fin d'année pour les renouvellements, il est suggéré de ne pas arrêter la DP au 31 mars mais de viser un renouvellement de 12 mois.

Ainsi, lorsqu'une DP s'étale sur 2 années financières, il est important de faire une ligne par année financière. Cela a pour but de faciliter le suivi et la vérification des estimés et des réserves.

Exemple:

Une DP commence le 01 octobre 2020 et termine le 30 septembre 2021. Dans l'onglet "Finance" , faire deux lignes:

    1. Du 01 octobre 2020 au 31 mars 2021
    2. Du 01 avril 2021 au 30 septembre 2021

Qui fait Quoi

  • AGF ajoute les 2 périodes budgétaires sur la DP dans la bulle FN
  • GP approuve et fait seulement la réserve dans Explo pour la période budgétaire en cours.  Il ne doit pas faire la réserve pour l'année suivante.  La requête no 8 leur permet d'identifier en début avril les réserves à faire.
Rappel 3: Distribution budgétaire avec compte transit

Comme le projet des comptes transit 1-1 est en place, le compte CHU doit être indiqué et le projet UL dans leurs champs respectifs.

Rappel 4: Code principal

Un code principal est obligatoire.

Cela doit être toujours un compte ouvert. S'il venait à fermer, il faut faire un amendement.

Si vous changez le code principal, l'indiquer en note.

Rappel 5: Distribution automatique

Cette case doit être cochée lorsque vous souhaitez que les RH du CHU installent une répartition automatique dans le dossier de l'employé.  Toutefois aucune heure ne devra être codée sur le relevé de présence.

Le traitement recommandé est toutefois que dans la majorité des cas que cette case ne soit pas cochée afin de vous permettre de faire coder par l'employé, les heures aux projets au fur et à mesure des relevés de présence.

C'est une bonne habitude à prendre afin de respecter la conduite responsable en recherche.

De plus, comme l'employé peut varier son temps par projet et que des ouvertures de projets en cours d'année se font, une distribution automatique installée exigerait des amendements de demandes de personnel à chaque changement.  Cela occasionne un volume de traitement important autant pour les RH du CRCHU, les RH du CHU, la GP et les équipes administratives qui doivent aussi revalider si les changements ont correctement été effectués.

Qui fait QUOI

  • AGF s'assure de cocher ou non la case distribution automatique pour assurer le bon traitement.  Il s'assure d'informer l'employé qu'il doit coder et s'assure de le former à cet effet.
  • RH du CHU installe ou non une distribution automatique dans le dossier de l'employé selon que la case est cochée ou non.

 

 

Rappel 6: Amendement budgétaire seulement

Lorsque le seul changement sur la DP est un changement de code budgétaire sans distribution automatique, il est important d'indiquer "Amendement budgétaire seulement" dans le champs note.

Cet amendement a seulement pour but d'informer la Gestion de projet.

Qui fait Quoi

  • AGF ajuste les infos de la bulle FN, indique en note Amendement budgétaire seulement" et approuve
  • GP approuve sa bulle GP
  • RH CRCHU téléverse un document pdf qui indique que les signature ne sont pas requises
  • RH du CHU constatent la note et viennent cocher la cas "confirmation RH" dans l'onglet SP afin de fermer la bulle RH.  Aucun changement n'est fait au dossier de l'employé et rien n'est transmis à la Rémunération.
Rappel 7: Admissibilité Assurance collective

Afin d'être admissible aux assurances collectives, un employé doit avoir un contrat de 20 heures ou plus par semaine pour une durée minimale de 3 mois

Qui fait Quoi

  • RH CRCHU informe le chercheur que l'employé doit obligatoirement faire à chaque semaine 20 heures ou plus sinon il va perdre ces assurances.  Une validation trimestriel sera effectuée pour s'assurer que les temps partiel font bien au minimum leur 20 heures.
  • AGF qui approuve les feuilles de temps doit informer les RH CRCHU si l'employé ne fait pas son 20 heures.
  • RH du CHU saisissent le changement dans le portail IA au fur et à mesure des amendements reçus.
Rappel 8: Valider vos notifications si une DP est en attente de votre approbation

Chaque collaborateur impliqué dans le processus et responsable d'une bulle doit s'assurer d'aller au moins 2 fois par semaine dans les notifications ou le tableau de bord voir si une bulle est en attente de votre approbation.

La requête no 6 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation de la GP.

La requête no 9 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation des RH du CHU.

 

 

 

Capsules et Quiz sur les traitements appropriés

 

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/agora/modules-personnel/capsules-et-quiz/

Quelques nouvelles en rafale de la part de la Direction des ressources financières du CHU

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Bonjour à vous

Voici quelques nouvelles en rafale :

Politique de Frais de déplacements du CHU

La direction des ressources financières du CHU a mis à jour sa politique de frais de déplacement en début 2020.  Ainsi malgré que les déplacements hors Québec ne soient pas encore autorisés, nous tenons à vous informer d’une particularité importante à prendre en considération lorsque vos dépenses sont remboursées à partir de fonds gérés au CHU.  ********Pour bénéficier des perdiems de repas, le personnel doit fournir les factures de repas à l’appui et pourra bénéficier du remboursement jusqu’à concurrence des montants alloués.  Cette particularité ne s’applique pas pour les remboursements à partir de fonds gérés à UL. Il est important de fournir une justification de vos déplacement, cela s’apparente au rapport de mission de UL. Pour plus de détails : https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/frais-de-deplacements/

Paiement d’honoraires au chercheur-investigateur pour activité de recherche

La direction des ressources a mis en place un formulaire pour standardiser les remboursements d’honoraires au chercheur-investigateur pour activité de recherche. Voici les conditions exigées pour une autorisation de paiement et la procédure à suivre. https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/paiement-dhonoraires-au-chercheur-investigateur-pour-activite-de-recherche/#

Dépenses de télétravail liées à l’emploi

Le CHU n’accepte pas les dépenses d’acquisition de matériel pour le télétravail.  Des directives du MSSS suivront.  Un comité de travail CHU a été formé et des directives de la direction DRHCAJ suivront au cours de l’automne et nous nous ajusterons au besoin. https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/remboursement-de-depenses/covid-19-remboursement/#  Aucun changement aussi du côté de l’Univesrité Laval pour l’instant.

Achats d’équipement, d’honoraires, de fournitures ou de services externes au Chu de Québec – Université Laval

Les achats doivent suivre la politique d’approvisionnement en vigueur au CHU.  Les appels d’offre sont surveillés par l’Autorité des marchés public (AMP).  Si vous avez des achats de prévus ou des FCI à venir, voici un résumé des types d’appel d’offre, des précisions à considérer lors d’un appel d’offre public et les responsabilités de AMP. Vous ne pouvez accorder en aucun temps un contrat de services, d’honoraires professionnels ou autres services sans avoir fait émettre un bon de commande officiel par l’établissement qui gère les fonds (CHU ou UL).   https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/achats/achats-dequipement-appel-doffre-public/#

 

Chantal Pelchat de la part de :

Hugo Noël-Thiboutot, CPA, CMA

Chef de service – Gestion financière de la recherche

Direction des ressources financières

Tél. : 418-525-4444 poste 86106

hugo.noel-thiboutot@chudequebec.ca

 

N’hésitez pas à contacter votre équipe administration qui vous est attitrée si vous avez des question,

 

Bonne journée

Accès GRI pour les chercheurs

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Voici les étapes et les informations que vous aurez besoin pour consulter

les transactions de vos comptes CHU

ÉTAPE 1 : Connexion à GRI

Allez sur ce lien :

http://sslgidwfin.domain_chuq.reg03.rtss.qc.ca/ReportServer/Pages/ReportViewer.aspx?/Centre+de+rapports+SIA/Financiers/GRI/Rapports/Rapports+LGI/Jeu+3/Menu&rs:Command=Render

vous référer à ce guide GRI.

 

En cas de questions, cliquer ici pour obtenir le guide d’aide pour GRI.

ASSISTANCE | J’ai besoin d’aide.

Oubli ou problème de mot de passe

Cliquez ici

Appel de service DRI CHU*

Cliquez ici

Téléphone

418-656-6200

Pour réactiver votre compte CHUQ

66200

Rappel sur le projet des transits 1 pour 1 – prochaine étape

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Ce changement concerne l’imputation des dépenses en milieu hospitalier vers les projets UL. Dorénavant, un transit CHU distinct sera créé pour chaque projet UL.

Un résumé du projet se retrouve à ce lien.

Tous les chercheurs ayant des fonds gérés à UL ont reçus une confirmation de la liste de leurs comptes transits à la fin du mois de mars dernier.

La Gestion de projet de la Direction des ressources financières du CHU de Québec – Université Laval a procédé à la première facturation électronique des salaires des transits pour les périodes 1 à 3.

Prochaine étape : La Gestion de projet de la Direction des ressources financières du CHU de Québec – Université Laval procèdera en août à la facturation électronique des dépenses diverses des transits pour les préiodes 1 à 4.

Votre équipe administrative doit effectuer certaines validations d’ici là.

Nous vous rappelons qu’il est important d’utiliser le bon compte de projet lorsque vous initiez une dépense.

Si vous avez des questions concernant ce changement et son impact dans votre quotidien, n’hésitez pas à communiquer avec votre gestionnaire/agent de gestion financière attitré.

Nomination Christopher Busset

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Nomination Christopher Busset

C’est avec plaisir que nous vous annonçons la nomination de M. Christopher Busset comme gestionnaire au sein de l’équipe Administration de la DR. Christopher remplace Chantal Pelchat en tant que gestionnaire du site HSS et devient le gestionnaire attitré au directeur de l’axe SPPOS et celui à contacter si le personnel du site HSS rencontre une problématique sur le site