TOUS les achats doivent se faire par le biais du service des approvisionnements du CHU. Les achats sont autorisés par la gestion financière de la recherche, jusqu’à concurrence des budgets disponibles.
Vous ne pouvez donner en aucun temps un contrat de service, d'honoraires professionnels ou tout autre service sans avoir fait émettre un bon de commande officiel par l'établissement qui gère les fonds (CHU ou UL). Prendre connaissance des modes de sollicitation de contrats ci-dessous.
Tous les achats reliés à une subvention FCI doivent être traités par les approvisionnements du CHU.
Les appels d'offre sont surveillés par l'AMP (Autorité des marchés publics) qui a un mandat de contrôle de surveillance du cadre normatif. Cet organisme gère le mécanisme de plaintes, peut annuler un appel d'offre, résilier un contrat de gré à gré si tout n'est pas fait selon les normes (pour plus de détails, voir le pdf ci-dessous de la présentation effectuée par les approvisionnements du CHU lors d'une rencontre de cadres).
Toute demande de subvention pour l'acquisition d'un équipement doit prévoir des contrats de service : voir précisions de la DR https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/fci-outil-interne/contrats-de-service/
Instructions Formulaire
Il s'agit de la première étape à faire lors de l'achat de plus de 80 000$:
Fiche de démarrage - Fiche Leader v7
Une fois complété, veuillez retourner le formulaire aux approvisionnements du CHU (approvisionnementsnch@chudequebec.ca) afin qu’un agent d'approvisionnement vous soit attitré.
S'il s'agit d'une FCI, joindre votre liste détaillée des items avec le formulaire.
Merci de mettre en cc votre analyste en gestion financière qui pourra vous aider dans les suivis de cette demande.
Si le projet d'achat d'équipement requiert des aménagements dans les locaux, il est important de mettre en cc aussi le responsable de l'infrastructure attitré à votre site.
Procédure à suivre:
| Équipement | S'il y a eu un appel d'offre : Transmettre à l’agent d’approvisionnement votre choix. Il validera et vous confirmera que vous pouvez préparer une réquisition d’achat et la transmettre à la gestion de projet avec la soumission retenue.
Si l'achat est de moins de 25K, la réquisition et la soumission doivent être envoyées à galo@chudequebec.ca |
Formulaire ENMM |
| Fournitures, services, contrats de service, honoraires professionnels | S'il y a eu un appel d'offre : Transmettre à l’agent d’approvisionnement votre choix. Il validera et vous confirmera que vous pouvez préparer une réquisition d’achat et la transmettre à la gestion de projet avec la soumission retenue.
Si l'achat est de moins de 25K, la réquisition et la soumission doivent être envoyées à galo@chudequebec.ca |
Formulaire Réquisition d'achat standard |
Il est important d'indiquer sur la réquisition le numéro de l'appel d'offre s'il y a lieu et le code budgétaire.
Pour des achats reliés à une FCI, il est important d'indiquer le numéro de l'item relié à la liste des équipements et le budget.
Une fois que les étapes d'appel d'offre sont effectuées, il est nécessaire de faire une réquisition d'achat
S'il s'agit d'un achat d'équipement, le formulaire à utilisé est le ENMM. Il s'agit d'un formulaire papier avec un numéro unique. Veuillez-vous adresser à votre responsable des achats attitré à votre site pour obtenir un formulaire avec un numéro unique.
Une fois rempli et signé, transmettre à la Gestion financière de la recherche le formulaire et la soumission.
Voici le lien comment faire une demande d'étiquette GBM
https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/infrastructure/general/interal/
Sensibilisation Règles et Rôles et Responsabilités
Voici les règles habituelles à suivre (sous réserve de l’approbation de l’agent d’approvisionnement)
| VALEUR de l'équipement, du produit ou du service (montants avant taxes) | TYPE D’APPEL D’OFFRE | DOCUMENTS À FOURNIR |
|---|---|---|
| 0 à 24 999$ | Aucun appel d’offre | Fournir une réquisition et une soumission. Le service des approvisionnement se réserve le droit de faire des validations. |
| 25 000 à environ 80 000$ | Stratégie déterminée par l'agent d'approvisionnement | Fournir une réquisition et 3 soumissions avec une justification bien étoffer sur le choix du fournisseur. Un agent d'approvisionnement révisera la demande et décidera de la stratégie d'achat (appel d'offre sous invitation, contrat de gré à gré, appel d'offre public). |
| Plus de 80 000$ jusqu'à 133 800$ |
Stratégie déterminée par l'agent d'approvisionnement | Faire une demande de projet afin qu'un agent d'approvisionnement vous soit attiré.
Fournir les spécifications techniques et un cahier des charges sera produit et publié sur le site web SEAO. Les appels d'offre sont surveillés par l'AMP : Autorité des marchés publics qui a un mandat de contrôle de surveillance du cadre normatif. Cet organisme gère le mécanisme de plaintes, peut annuler un appel d'offre, résilier un contrat de gré à gré si tout n'est pas fait selon les normes. (pour plus de détails, voir le pdf ci-dessous : présentation effectuée par les approvisionnements du CHU lors d'une rencontre de cadres) Points importants à considérer: ***Pendant le processus, il est absolument important que toutes les communications soient effectuées par le biais de l'agent des approvisionnements. ***Si les représentants communiquent avec vous, il est important de leur préciser qu'ils doivent adresser leurs questions par courriels à l'agent d'approvisionnement. ***Le processus se doit d'être transparent afin qu'aucun fournisseur ne puisse faire avorter le processus. |
Une fois l’appel d’offres terminé, vous devez analyser les soumissions obtenues et faire votre choix scientifique en vous assurant de respecter le budget.
Tableau fourni par les approvisionnements du CHU de Québec - Université Laval
Modes de sollicitation pour les contrats
Modes en place afin de sensibiliser à ne pas faire de conflit d'intérêt potentiel.
Voici les règles habituelles à suivre (sous réserve de l’approbation de l’agent d’approvisionnement)
| VALEUR DE L’ÉQUIPEMENT | TYPE D’APPEL D’OFFRE | DOCUMENTS À FOURNIR |
|---|---|---|
| 110 000$ et plus | Appel d’offres public (SEAO) | Fournir les spécifications techniques et un cahier des charges sera produit et publié sur le site web SEAO.
Les appels d'offre sont surveillés par l'AMP : Autorité des marchés publics qui a un mandat de contrôle de surveillance du cadre normatif. Cet organisme gère le mécanisme de plaintes, peut annuler un appel d'offre, résilier un contrat de gré à gré si tout n'est pas fait selon les normes. (pour plus de détails, voir le pdf ci-dessous : présentation effectuée par les approvisionnements du CHU lors d'une rencontre de cadres) Points importants à considérer: ***Pendant le processus, il est absolument important que toutes les communications soient effectuées par le biais de l'agent des approvisionnements. ***Si les représentants communiquent avec vous, il est important de leur préciser qu'ils doivent adresser leurs questions par courriels à l'agent d'approvisionnement. ***Le processus se doit d'être transparent afin qu'aucun fournisseur ne puisse faire avorter le processus. |
Une fois l’appel d’offres terminé, vous devez analyser les soumissions obtenues et faire votre choix scientifique en vous assurant de respecter le budget.
Procédure à suivre:
Transmettre à l’agent d’approvisionnement votre choix. Il validera et vous confirmera que vous pouvez préparer une réquisition d’achat et la transmettre à la gestion de projet avec la soumission retenue. Il est important d'indiquer sur la réquisition le numéro de l'appel d'offre s'il y a lieu.
Pour des achats reliés à une FCI, il est important d'indiquer le numéro de l'item relié à la liste des équipements et le budget.
Les appels d'offre sont surveillés par l'AMP : Autorité des marchés publics qui a un mandat de contrôle de surveillance du cadre normatif.
Cet organisme :
- gère le mécanisme de plaintes,
- peut annuler un appel d'offre,
- résilier un contrat de gré à gré si tout n'est pas fait selon les normes.
Pour plus de détails, voir le pdf de la présentation effectuée par les approvisionnements du CHU lors d'une rencontre de cadres
Voici l'enregistrement de l'atelier du 6 juin 2022
Les informations sur l'uniformisation des seuils d'appel d'offre sont à venir