Gouvernance de Plateforme-Service

Gouvernance - Qui fait Quoi

Différentes tâches qui fait quoi présentées selon la méthode RACI

R - Réalise

A - Approuve

C - Conseil

I - Informer

RACI Plateforme-Service

Règles à respecter (conduite responsable, facturation, etc.)

Les services se font dans un des sites du CRCHU de Québec et la gestion des fonds se fait par l’entremise du système financier du CHU de Québec.  Le suivi financier se fait par des agents de gestion financière de la Direction de la recherche (DR) attitrés à une plateforme/service.

Le gérant de plateforme et le chercheur-responsable s’engagent à suivre toutes les directives émises par le CHU de Québec – Université Laval.

Conduite responsable de la recherche

Il est important que les dépenses soient imputées au bon compte à l'initiation de la dépense.  Cela fait référence à la conduite responsable (pour plus de détails, cliquer sur le lien suivant https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/conduite-responsable-de-la-recherche/)

Facturation des services et les tarifs

Vous retrouvez des précisions sur les règles à respecter sur la facturation au lien suivant

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/plateformes-services/

Courez la chance d’obtenir le remboursement de votre inscription au congrès de l’AQIIRC

Cette année encore, la direction du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval est heureuse de vous annoncer la prise en charge financière des frais d’inscription pour 4 participants au congrès 2022 de l’AQIIRC (Association québécoise des infirmières et intervenants en recherche clinique) qui se déroulera en présentiel au Domaine Château-Bromont en Estrie et de façon virtuelle les 12 et 13 mai prochains. La programmation officielle est en ligne à l’adresse suivante : https://www.aqiirc.qc.ca/docs/congres_2022.pdf.

Le montant remboursé sera d’un maximum de 370 $ (TPS/TVQ incluses), ce qui correspond à :

  • Inscription tarif membre (avant le 11 avril 2022) en présentiel (350 $) ou en virtuel (300 $).
  • Lettre d’accréditation de l’Université de Montréal (20 $).

Tous autres frais demeurent à la charge du participant.

Un tirage au sort sera effectué le lundi 11 avril afin de déterminer qui sera sélectionné. Les gagnants seront directement contactés.

Pour être éligible, il vous faut :

  • Être employé du CHU de Québec-Université Laval;
  • Être impliqué en recherche clinique;
  • Faire parvenir votre demande de participation, incluant les renseignements suivants, à l’adresse RechClinique@crchudequebec.ulaval.ca avant le lundi 11 avril – 12h00 :
Nom  
Prénom
Adresse courriel
# téléphone
# employé
Nom employeur / équipe de recherche
Membre AQIIRC OUI / NON

 

Prendre note : vous n’avez pas à fournir de preuve d’inscription/de paiement avec votre demande de participation. Seuls les gagnants devront présenter une preuve de paiement des frais d’inscription pour obtenir le remboursement d’un maximum de 370 $/personne.

Bonne chance à tous !

 

Prestation de service des plateformes versus la loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)

Situation :

Lorsque la prestation de service est exécutée par une plateforme du centre de recherche du CHU de Québec – Université Laval et que le demandeur est un chercheur de l’Université Laval, il est alors question d’un contrat entre deux organismes publics (CHU et UL).

Ces derniers ne sont pas assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) ni à la Politique sur les activités d’approvisionnement et de gestion de contrat de l’Université Laval.

 Voici les dispositions de la Politique qui traite des contrats entre organismes publics :

 1.5 Champ d’application

 (…) Ne sont pas assujettis à la Politique, les contrats conclus avec un organisme public au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les baux, les contrats d’acquisition immobilière, les contrats d’assurance pour les prévoyances collectives, l’achat de livres (excluant les formats numériques) et les contrats visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux ou appartenant à l’Université.

 Un contrat qui ne comporte aucune dépense de fonds publics au sens de la LCOP ou un contrat dont les fonds proviennent d’organismes fédéraux est traité tel un contrat assujetti à la Politique à moins qu’il en soit décidé autrement par le dirigeant de l’organisme. Cet énoncé exclut cependant, les contrats mis en place par une entité liée, et ce, même si elles utilisent, pour fins administratives seulement, le système informatique de gestion financière de l’Université.

 

Voici l’article de loi qui vous identifie comme un organisme public :

http://legisquebec.gouv.qc.ca/img/history.png

4. Pour l’application de la présente loi, sont des organismes publics:

1°  les ministères du gouvernement;

2°  les organismes budgétaires énumérés à l’annexe 1 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001), à l’exception des organismes visés à l’article 6;

3°  les organismes dont le personnel est nommé suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1);

4°  les organismes autres que budgétaires énumérés à l’annexe 2 de la Loi sur l’administration financière même lorsqu’ils exercent des fonctions fiduciaires, ainsi que la Commission de la construction du Québec, le Conseil Cris-Québec sur la foresterie, l’Office franco-québécois pour la jeunesse et l’Office Québec-Monde pour la jeunesse;

5°  les centres de services scolaires, les commissions scolaires, le Comité de gestion de la taxe scolaire de l’île de Montréal, les collèges d’enseignement général et professionnel, et les établissements universitaires mentionnés aux paragraphes 1° à 11° de l’article 1 de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire (chapitre E-14.1);

6°  les établissements publics visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le gestionnaire des assurances du réseau de la santé et des services sociaux visé à l’article 435.1 de cette loi, la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik instituée en application de l’article 530.25 de cette loi, le Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie James institué en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5) et les centres de communication santé visés par la Loi sur les services préhospitaliers d’urgence (chapitre S-6.2);

 Référence 27 juillet 2021

Stéphanie Richard
Conseillère en approvisionnement

Service des finances
Université Laval

Directives – Revenus et dépenses des plateformes/services

N'Hésitez pas à discuter avec votre agent de gestion financière

Revenus

Principes de facturation

Tous les utilisateurs sont facturés selon leur profil et la grille de prix.

Lors de la demande du service, les chercheurs à l'interne doivent fournir un code budgétaire en lien avec le projet de recherche pour lequel le service est rendu et les utilisateurs externes doivent fournir un bon de commande.  Lorsque les montants sont importants, le gérant de plateforme peut demander un bon de commande aux chercheurs internes afin de s'assurer de réserver les fonds.

La fréquence de facturation des services rendus est mensuelle.

CHU de Québec-Université Laval - directive de factuation

Une facturation mensuelle est fortement suggérée afin que les soldes au compte reflètent le plus possible la disponibilité réelle.

Depuis le 1er avril 2017, le MSSS exige le dépôt d’états financiers trimestriels pour l’ensemble des établissement du réseau.  C’est pourquoi pour les périodes 3, 6, 9 et 12 sont des périodes critiques.  L’inscription de la facturation des plateformes/services et des comptes à recevoir doivent être effectués aux livres pour refléter les résultats réels. Il en est de même pour les dépenses qui doivent être reclassées si nécessaire.  Par conséquence la facturation des revenus ou l’inscription d’un compte à recevoir justifié sont requis à chacune de ces fermetures.

Pour voir les dates de transmission des périodes 3, 6, 9 et 12

Directives au gérant de plateformes

Procédure :

Les plateformes et services doivent s’arrimer avec le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche  et de l’Université Laval afin de mieux démontrer le lien direct de la dépense avec le projet financé.

Afin de se conformer, il est demandé aux plateformes/services :

  1. Obtenir un support démontrant l’accord du chercheur responsable (procuration, courriel, estimation signée)
  2. Demander le numéro de compte CHU ou un bon de commande de votre client externe
  3. Il est important de ne facturer que lorsque les services sont rendus surtout en fin d’année.  Une facturation d’avance peut être faite en cours d’année mais seulement si vous êtes assurés que le service sera rendu à 100% au 31 mars.

Merci de votre collaboration

Prix et modalité contractuelle selon type de clients

Grille de prix suggéré aux plateformes / services

Type de clients Interne QC CA Int
Chercheur interne avec statut dans le CHU X - - -
Chercheur externe ou organisme publique - X X X
Entreprise Privé ajout 30% FIR ajout 30% FIR ajout 30% FIR ajout 30% FIR

En ce qui concerne les modalités contractuelles versus le type de clients, voici un aide-mémoire

Schéma plateformes

CHUL_Schéma contrats de service 2019-10-07

Prix de revient

Prix de revient

"Le prix de revient se définit simplement comme la somme de tous les coûts supportés pour la production d'un produit ou d'un service.

  • du coût d'achat ;
  • du coût d'approvisionnement ;
  • du coût de la production ;
  • du coût de la distribution ;
  • du coût administratif.

L'une des difficultés du calcul consiste à bien répartir, pour chaque activité, la quote-part des charges communes de l'entreprise. Cette quote part est parfois appelée clef de répartition. Le calcul du prix de revient est un des éléments indispensables à votre gestion. Il permet de bien décomposer les différents coûts associés au produit ou au service et  permet de voir s'ils peuvent être réduits à certaines étapes."

Noter que pour les salaires, il ne s'agit pas que de tenir compte du taux horaire et des avantages sociaux car très souvent, ce ne sont pas toutes les heures rémunérées qui sont facturées aux clients.  Ici, la clef de répartition est le nombre d'heures facturées.  Une méthode intéressante est de déterminer le taux horaire productif.  On parle de 260 jours ouvrables par année duquel il faut retirer les jours non facturables (vacances, fériés, maladies, formation, gestion et administration) (voir exemple dans le prochain point)

Taux horaire productif (exemple)

Noter que pour les salaires, il ne s'agit pas que de tenir compte du taux horaire et des avantages sociaux car très souvent, ce ne sont pas toutes les heures rémunérées qui sont facturées aux clients.  Ici, la clef de répartition est le nombre d'heures facturées.  Une méthode intéressante est de déterminer le taux horaire productif.  On parle de 260 jours ouvrables par année duquel il faut retirer les jours non facturables (vacances, fériés, maladies, formation, gestion et administration).

exemple:

Si un employé à un taux horaire de 20$, le coût pour le service est de 20$ x 1.18 x 35 hres/sem x 52.18 semaines = 43 100$

Il a les jours suivants non facturables 260 jrs - 20jrs vacances, 13 jours fériés - 7 jours maladies - 5 jrs de formation - 20 jours de gestion soit 195 jours facturables ou 1365 heures qui seraient facturables aux clients si 100% de ces heure sont facturées.

Son taux horaire productif sera de 43100 divisé par 1365 hres soit 31.57$/hre, à considérer dans le prix de revient

Dépenses

Type de Dépenses

DÉPENSES

Toutes les dépenses reliées au fonctionnement d'une plateforme/service doivent être comptabilisées au code budgétaire au fur et à mesure afin de respecter la conduite responsable.

Ainsi, les employés travaillant sur la plateforme/service doivent imputer leurs temps à chaque période de paie au code budgétaire.

Dépenses admissibles

  • Toutes les dépenses en lien avec les services offerts...
  • Salaires d'employés travaillant à offrir le service ou à développer une nouvelle technique
  • Fournitures de laboratoire
  • Achat de service
  • Contrats de service
  • Frais de déplacement
  • Autres dépenses diverses
  • L'achat de petits équipements peut aussi être inclus dans le prix de revient mais l'achat de plus gros équipement peut être difficilement financer par un compte de service puisqu'étant donné l'annexe H, aucun surplus et déficit ne peut être générer, il faudrait alors que le coût de l'équipement sont facturés aux utilisateurs ... ce qui aurait pour effet de faire fluctuer de beaucoup le prix de revient.

 

Dépenses non admissibles

Dépenses non admissibles

Toutes les dépenses non reliées au fonctionnement d'une plateforme/service

  • Bourse d'étudiant puisqu'ils ont un projet d'étude et ne peuvent travailler à offrir un service

 

Principes directeurs - Annexe H

 

De plus, les règles émises par le MSSS dictent que les plateformes/services doivent s'autofinancer et qu'il ne peut pas y avoir de déficit ni de surplus en fin d'année.

(Principes directeurs - Annexe H)