Processus pour les subventions gérées au CHU de Québec-UL

Lorsqu'une nouvelle demande de financement est déposée auprès d'un organisme dont le lieu d'administration des fonds est le CHU, elle devrait être transmise à l'adresse octrois@crchudequebec.ulaval.ca.

Pourquoi?

• Pour que les analystes de gestion financière (AGF) puissent être plus proactifs dans votre accompagnement;
• Mesurer les taux de succès des demandes auprès des différents organismes;
• Assurer un suivi global sur l'ensemble des demandes en cours;

L'Équipe Performance de la Direction de la Recherche créé une fiche SIRUL dans le Système d'Information de la Recherche de l'Université Laval (SIRUL) avec les informations sur la demande de financement.

Suite à la création de la fiche SIRUL, un courriel automatique est envoyé au chercheur à son adresse de courriel institutionnelle universitaire afin de déclarer les risques applicables à sa recherche.  Il est possible de modifier l'adresse d'envoi.  Voir dans la section FAQ.

Déclaration des risques éthique et déontologique:

• Risques bloquant l'accès aux fonds*:
  • Éthique humaine
  • Éthique animale
  • Risques biologiques
• Risques ne bloquant pas l'accès aux fonds:
  • Risques chimiques
  • Cannabis
  • Radioactivité

En raison de l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, l'organisation est dans l'obligation de:

1. s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité d'éthique de la recherche (CER) de l'établissement, ou qu'un CER désigné par l'établissement, a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des êtres humains se déroulent et que l'approbation du CER soit maintenue aussi longtemps que les activités avec des humains sont menées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CER ou pendant le processus d'approbation (4.3.d).
2. s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité de protection des animaux de l'établissement a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des animaux se déroulent et que l'approbation du comité de protection des animaux (CPA) est maintenue aussi longtemps que des activités de recherche avec des animaux sont réalisées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CPA ou pendant le processus d'approbation (4.4.b).

Source: https://science.gc.ca/site/science/fr/financement-interorganismes-recherche/politiques-lignes-directrices/entente-etablissements

Conduite responsable en recherche et conflits d'intérêt:

La déclaration comprends également l'engagement du chercheur à la conduite responsable en recherche ainsi que la déclaration de conflits d'intérêt.

Dans une perspective préventive, le chercheur est appelé à déclarer confidentiellement ses liens d’intérêts. La déclaration des liens d’intérêts vise à les objectiver, de manière proactive et sans porter de jugement de valeur et idéalement en consultant un tiers, afin d’évaluer le risque que le lien se transforme en un conflit d’intérêts. Cette mesure vise aussi, lorsque la situation le nécessite, à s’assurer que toutes les conditions sont mises en place pour éviter qu’un conflit d’intérêts puisse introduire un biais ou une interférence menaçant l’objectivité, la transparence et l’indépendance des travaux.

À la suite de sa déclaration, le chercheur et son équipe doivent déposer auprès des comités applicables leur projet pour évaluation.

Comité d'éthique de la recherche avec des êtres humains du CHU de Québec-Université Laval

Comité de protection des animaux (CPAUL-3)

Comité de gestion des risques biologiques

Comité de radioprotection

Comité de gestion des produits chimiques

Comité de sécurité dans l’utilisation des lasers et des sources optiques dangereuses

L'organisme évalue la demande de financement reçue.

Le chercheur reçoit de l'organisme et transmet l'avis d'octroi à octrois@crchudequebec.ulaval.ca.

Si l'Établissement était dans les destinataires de l'envoi, il n'est pas requis de transmettre à nouveau.

La fiche SIRUL est actualisée par les différents intervenants:

• La fiche SIRUL est actualisée par l'équipe Performance:
  • Actualisation des organismes subventionnaires;
  • Description des tranches à recevoir par années financières et type d'utilisation des fonds s'il y a des restrictions indiquées dans l'avis d'octroi;
  • Mise à jour du chercheur et co-chercheur;
  • Consigne l'avis d'octroi dans l'outil Agora.
• Les comités consignent leur décision au fur et à mesure

Lorsqu'applicable, les comités approuvent le projet et émettent les certificats et la lettre d'autorisation à mener la recherche.

L'analyste en gestion financière procède à la demande d'ouverture de compte dans le Module Octroi.  Le compte est ouvert par les services financiers.

Normalement, aucune action additionnelle du chercheur et de son équipe n'est requise. La demande d'ouverture de compte est préparée par l'analyste en gestion financière dans l'outil Agora et le compte ouvert dès que les approbations éthiques et déontologiques bloquant l'accès aux fonds sont obtenues.