Le programme de conférencier invité au CRCHU de Québec - Université Laval vise la présentation de conférences par des chercheurs de haut calibre.
Cela permet le transfert des connaissances auprès des étudiants, professionnels de recherche et chercheurs tout en favorisant les collaborations futures.
Ce programme permet d'atteindre les objectifs du plan stratégique: Enjeu : Recherche stratégique de calibre international
- Favoriser les collaborations entre tous les secteurs d’activités
- Stimuler une culture d’excellence
- Attraction et rétention du Personnel hautement qualifié
- Remplir le formulaire «Autorisation de recevoir d’un conférencier invité» au moins un mois avant la date prévue de la conférence.
- Réserver la salle de conférence pour la date choisie.
- Faire approuver le formulaire par le directeur d’axe.
- Acheminer le formulaire au responsable sur le site, qui par la suite fera parvenir par courriel l’approbation finale au chercheur invitant et au directeur d’axe.
- CHUL : Chantal Pelchat, Chantal.Pelchat@crchudequebec.ulaval.ca
- HDQ : Katia Mercier, Katia.Mercier@crchudequebec.ulaval.ca
- HSFA: Mélanie Malouin, Melanie.Malouin@crchudequebec.ulaval.ca
- HEJ: Mélanie Malouin, Melanie.Malouin@crchudequebec.ulaval.ca
- HSS : Annie Beaulieu, annie.beaulieu@crchudequebec.ulaval.ca
- Faire parvenir deux semaines à l’avance le résumé de la conférence et une photo si désiré, au responsable sur le site.
- Faire préparer la demande de remboursement par responsable des remboursement sur site et fournir les pièces justificatives dans le mois suivant la conférence. Il est de la responsabilité du chercheur invitant de fournir les pièces justificatives.
Ce programme s’adresse à tous les chercheurs. Il relève de la direction du Centre de recherche et est géré par le responsable sur le site. Tous les axes doivent respecter les règles du programme et la procédure.
- Un budget est disponible sur chaque site. Le montant est de 3K/année/axe.
- Les conférences de postdoctorant sont autorisées dans le cadre de recrutement de chercheur.
- Le chercheur invitant remplit un formulaire d’autorisation de recevoir un conférencier invité disponible via l’extranet du site CRCHU de Québec. Ce formulaire doit être approuvé par le directeur de l’axe et ensuite acheminé au responsable sur le site.
- Le chercheur invitant devient responsable du conférencier invité. Les réservations pour l’hébergement et le transport sont prises en charge par le chercheur invitant ou le conférencier.
- Le montant maximum accordé par la Direction de la recherche (l'Axe pourra compléter le montant à rembourser au besoin) :
- 1000$ pour un conférencier de l'extérieur du Québec
- 400$ pour un conférencier du Québec
- Si 2 conférenciers pour la même conférence, la contribution de la DR n’est pas doublée. Elle est maintenue à 400$ ou 1000$.
Voir dépenses admissibles dans onglet suivant
Mise à jour: 12 mai 2023
Dépenses admissibles sur le budget FRQS et les FIR :
| Catégories | Explications | Perdiems |
| Frais de déplacement | Transport en classe économique si applicable.
Automobile selon le tarif en vigueur au CHU de Québec |
NA |
| Frais d’hébergement | Une nuitée si invité du Québec et deux nuitées si hors Québec. Si nécessaire le chercheur invitant garantira lui-même la réservation sur sa carte de crédit.
Indiquer les rencontres scientifiques organisées pour justifier le nombre de nuitées excédentaires, maximum 5 jours total. |
NA |
| Frais de repas du conférencier | Remboursables sur présentation de la facture originale détaillée. Le reçu relatif à une carte de crédit ou de débit n'est pas accepté mais peut être présenté pour le remboursement du pourboire qui ne doit pas excéder 15%.
|
Dans l’éventualité où le conférencier ne peut fournir la facture, il faut se référer aux montants d’allocation pour les repas du CHU de Québec :
Aucune boisson alcoolisée ne sera remboursée. |
| Dîner boites à lunch entre étudiants, PRs et conférencier | Facture du traiteur entre 18$ et 30$ par personne | N/A |
| Souper entre 5-6 chercheur incluant le conférencier | Pour un séjour de 2 jours, un seul repas de groupe est admissible.
Pour un séjour de 5 jours, deux repas de groupe sont admissibles. Remboursables sur présentation de la facture originale détaillée. Le reçu relatif à une carte de crédit ou de débit n'est pas accepté mais peut être présenté pour le remboursement du pourboire qui ne doit pas excéder 15%. Si frais de repas en groupe, le nom des participants doit être inscrit au verso de la facture. |
Montants maximum accordés incluant taxes et pourboire:
Aucune boisson alcoolisée ne sera remboursée. |
Le caractère raisonnable des dépenses doit être considéré pour une bonne utilisation des fonds publics.
Merci de votre collaboration
Toutes les demandes de remboursement doivent être effectuer par le responsable des frais de déplacement sur votre site.
Le délai pour faire une demande de remboursement est dans le 3 mois suivant l'évènement.
Voir la page suivante pour les Responsable des remboursements de dépenses
La demande de remboursement doit inclure les pièces justificatives des dépenses en plus de:
Justificatif de la conférence
Liste des personnes
Respecter Perdiem du programme
Les signatures suivantes sont requises:
Signature du préparateur, poste téléphonique
Signature du responsable de site,
le responsable financier du compte et
la chef de service de l'équipe Administration.