Ce processus s’applique pour les contrats avec l’industrie privée et les ententes de transfert de fonds qui seront gérés au CHU de Québec-Université Laval.
Lien vers le schéma du processus
Un contrat est une entente négociée dans laquelle, afin de participer à un projet de recherche, chacun s’engage à fournir une expertise, un produit, du matériel ou de l’argent:
- Entente légale,
- Sujet axé sur des besoins du partenaire (privé ou public),
- Livrables bien ciblés,
- Termes et conditions spécifiques sur la propriété intellectuelle, les livrables, etc.
Les différentes équipes de la Direction de la recherche travaillent en étroite collaboration grâce au partage d’outils de travail et à l’utilisation d’Agora, système de gestion interne. Ce processus permettra de diminuer les interventions du chercheur et de son équipe tout en optimisant les délais et assurant la conformité de l’organisation à ses obligations légales.
Étapes du processus
Chaque nouvelle proposition de contrat doit être transmise à l'adresse octrois@crchudequebec.ulaval.ca
L'Équipe Performance de la Direction de la Recherche créé une fiche SIRUL dans le Système d'Information de la Recherche de l'Université Laval (SIRUL).
Suite à la création de la fiche SIRUL, un courriel automatique est envoyé au chercheur afin de déclarer les risques applicables à sa recherche. Le courriel est transmis à l'adresse universitaire par défaut. Il est possible de faire modifier l'adresse d'envoi. Voir dans le FAQ.
Déclaration des risques éthiques et déontologiques:
- Risques bloquant l'accès aux fonds*:
- Éthique humaine
- Éthique animale
- Risques biologiques
- Risques ne bloquant pas l'accès aux fonds:
- Risques chimiques
- Cannabis
- Radioactivité
- En raison de l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, l'organisation est dans l'obligation de:
- s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité d'éthique de la recherche (CER) de l'établissement, ou qu'un CER désigné par l'établissement, a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des êtres humains se déroulent et que l'approbation du CER soit maintenue aussi longtemps que les activités avec des humains sont menées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CER ou pendant le processus d'approbation (4.3.d).
- s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité de protection des animaux de l'établissement a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des animaux se déroulent et que l'approbation du comité de protection des animaux (CPA) est maintenue aussi longtemps que des activités de recherche avec des animaux sont réalisées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CPA ou pendant le processus d'approbation (4.4.b).
Source: https://science.gc.ca/site/science/fr/financement-interorganismes-recherche/politiques-lignes-directrices/entente-etablissements
Conduite responsable en recherche et conflits d'intérêt:
La déclaration comprends également l'engagement du chercheur à la conduite responsable en recherche ainsi que la déclaration de conflits d'intérêt.
Dans une perspective préventive, le chercheur est appelé à déclarer confidentiellement ses liens d’intérêts. La déclaration des liens d’intérêts vise à les objectiver, de manière proactive et sans porter de jugement de valeur et idéalement en consultant un tiers, afin d’évaluer le risque que le lien se transforme en un conflit d’intérêts. Cette mesure vise aussi, lorsque la situation le nécessite, à s’assurer que toutes les conditions sont mises en place pour éviter qu’un conflit d’intérêts puisse introduire un biais ou une interférence menaçant l’objectivité, la transparence et l’indépendance des travaux.
À la Suite de sa déclaration, le chercheur et son équipe doivent déposer auprès des comités applicables leur projet pour évaluation.
Comité d'éthique de la recherche avec des êtres humains du CHU de Québec-Université Laval
Comité de protection des animaux (CPAUL-3)
Comité de gestion des risques biologiques
Comité de radioprotection
Comité de gestion des produits chimiques
Comité de sécurité dans l’utilisation des lasers et des sources optiques dangereuses
En parallèle des dépôts et approbations éthiques, le contrat est négocié entre l'organisme, le CHU de Québec-Université Laval (par l'entremise du Bureau des contrats) et le chercheur.
Pour les projets sans éthique humaine, l'équipe Performance transmet la proposition d'entente au Bureau des contrats.
Lorsqu'applicable, les comités approuvent le projet et émettent les certificats éthique et déontologique et la lettre d'autorisation à mener la recherche.
Une fois le contrat signé par toutes les parties, les documents sont échangés par un outil interne entre le Bureau des contrats et l'équipe Performance pour permettre l'actualisation de la fiche SIRUL
La fiche SIRUL est actualisée par les différents intervenants:
- La fiche SIRUL est actualisée par l'équipe Performance:
- Actualisation des organismes;
- Description des tranches à recevoir par années financières et type d'utilisation des fonds s'il y a des restrictions indiquées dans l'entente;
- Mise à jour du chercheur et co-chercheur;
- Consigne l'entente dans l'outil Agora.
- Les comités consignent leur décision au fur et à mesure
L'analyste en gestion financière (AGF) fait la demande d'ouverture de compte dans le module Octroi et le compte est ouvert par la Direction des ressources financières lorsque les documents et approbations éthique et déontologique sont conformes.
Normalement, aucune action additionnelle du chercheur ou de son équipe n'est requise.