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Revenus
Tous les utilisateurs sont facturés selon leur profil et la grille de prix.
Lors de la demande du service, les chercheurs à l'interne doivent fournir un code budgétaire en lien avec le projet de recherche pour lequel le service est rendu et les utilisateurs externes doivent fournir un bon de commande. Lorsque les montants sont importants, le gérant de plateforme peut demander un bon de commande aux chercheurs internes afin de s'assurer de réserver les fonds.
La fréquence de facturation des services rendus est mensuelle.
CHU de Québec-Université Laval - directive de factuation
Une facturation mensuelle est fortement suggérée afin que les soldes au compte reflètent le plus possible la disponibilité réelle.
Depuis le 1er avril 2017, le MSSS exige le dépôt d’états financiers trimestriels pour l’ensemble des établissement du réseau. C’est pourquoi pour les périodes 3, 6, 9 et 12 sont des périodes critiques. L’inscription de la facturation des plateformes/services et des comptes à recevoir doivent être effectués aux livres pour refléter les résultats réels. Il en est de même pour les dépenses qui doivent être reclassées si nécessaire. Par conséquence la facturation des revenus ou l’inscription d’un compte à recevoir justifié sont requis à chacune de ces fermetures.
Pour voir les dates de transmission des périodes 3, 6, 9 et 12
Procédure :
Les plateformes et services doivent s’arrimer avec le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et de l’Université Laval afin de mieux démontrer le lien direct de la dépense avec le projet financé.
Afin de se conformer, il est demandé aux plateformes/services :
- Obtenir un support démontrant l’accord du chercheur responsable (procuration, courriel, estimation signée)
- Demander le numéro de compte CHU ou un bon de commande de votre client externe
- Il est important de ne facturer que lorsque les services sont rendus surtout en fin d’année. Une facturation d’avance peut être faite en cours d’année mais seulement si vous êtes assurés que le service sera rendu à 100% au 31 mars.
Merci de votre collaboration
Grille de prix suggéré aux plateformes / services
| Type de clients | Interne | QC | CA | Int |
| Chercheur interne avec statut dans le CHU | X | - | - | - |
| Chercheur externe ou organisme publique | - | X | X | X |
| Entreprise Privé | ajout 30% FIR | ajout 30% FIR | ajout 30% FIR | ajout 30% FIR |
En ce qui concerne les modalités contractuelles versus le type de clients, voici un aide-mémoire
Prix de revient
"Le prix de revient se définit simplement comme la somme de tous les coûts supportés pour la production d'un produit ou d'un service.
- du coût d'achat ;
- du coût d'approvisionnement ;
- du coût de la production ;
- du coût de la distribution ;
- du coût administratif.
L'une des difficultés du calcul consiste à bien répartir, pour chaque activité, la quote-part des charges communes de l'entreprise. Cette quote part est parfois appelée clef de répartition. Le calcul du prix de revient est un des éléments indispensables à votre gestion. Il permet de bien décomposer les différents coûts associés au produit ou au service et permet de voir s'ils peuvent être réduits à certaines étapes."
Noter que pour les salaires, il ne s'agit pas que de tenir compte du taux horaire et des avantages sociaux car très souvent, ce ne sont pas toutes les heures rémunérées qui sont facturées aux clients. Ici, la clef de répartition est le nombre d'heures facturées. Une méthode intéressante est de déterminer le taux horaire productif. On parle de 260 jours ouvrables par année duquel il faut retirer les jours non facturables (vacances, fériés, maladies, formation, gestion et administration) (voir exemple dans le prochain point)
Noter que pour les salaires, il ne s'agit pas que de tenir compte du taux horaire et des avantages sociaux car très souvent, ce ne sont pas toutes les heures rémunérées qui sont facturées aux clients. Ici, la clef de répartition est le nombre d'heures facturées. Une méthode intéressante est de déterminer le taux horaire productif. On parle de 260 jours ouvrables par année duquel il faut retirer les jours non facturables (vacances, fériés, maladies, formation, gestion et administration).
exemple:
Si un employé à un taux horaire de 20$, le coût pour le service est de 20$ x 1.18 x 35 hres/sem x 52.18 semaines = 43 100$
Il a les jours suivants non facturables 260 jrs - 20jrs vacances, 13 jours fériés - 7 jours maladies - 5 jrs de formation - 20 jours de gestion soit 195 jours facturables ou 1365 heures qui seraient facturables aux clients si 100% de ces heure sont facturées.
Son taux horaire productif sera de 43100 divisé par 1365 hres soit 31.57$/hre, à considérer dans le prix de revient
Dépenses
DÉPENSES
Toutes les dépenses reliées au fonctionnement d'une plateforme/service doivent être comptabilisées au code budgétaire au fur et à mesure afin de respecter la conduite responsable.
Ainsi, les employés travaillant sur la plateforme/service doivent imputer leurs temps à chaque période de paie au code budgétaire.
Dépenses admissibles
- Toutes les dépenses en lien avec les services offerts...
- Salaires d'employés travaillant à offrir le service ou à développer une nouvelle technique
- Fournitures de laboratoire
- Achat de service
- Contrats de service
- Frais de déplacement
- Autres dépenses diverses
- L'achat de petits équipements peut aussi être inclus dans le prix de revient mais l'achat de plus gros équipement peut être difficilement financer par un compte de service puisqu'étant donné l'annexe H, aucun surplus et déficit ne peut être générer, il faudrait alors que le coût de l'équipement sont facturés aux utilisateurs ... ce qui aurait pour effet de faire fluctuer de beaucoup le prix de revient.
Dépenses non admissibles
Toutes les dépenses non reliées au fonctionnement d'une plateforme/service
- Bourse d'étudiant puisqu'ils ont un projet d'étude et ne peuvent travailler à offrir un service
De plus, les règles émises par le MSSS dictent que les plateformes/services doivent s'autofinancer et qu'il ne peut pas y avoir de déficit ni de surplus en fin d'année.
(Principes directeurs - Annexe H)