Optimisation des conditions de télétravail
Cadre de référence temporaire en matière de télétravail du CHU de Québec - Université Laval
https://www.chudequebec.ca/employes/teletravail.aspx
lancé le 24 septembre 2020 par la DRHCAJ en attente de la politique du MSSS
Guide spécifique pour la recherche lancé en juin 2020
La situation de pandémie et les restrictions de la santé publique que les équipes de recherche vivent en ce moment oblige l’adaptation des conditions de travail. C'est l'occasion de mettre en place de nouveaux outils de travail, d’établir de nouvelles collaborations et de se perfectionner. À tous les niveaux de notre organisation, nous pouvons faciliter le télétravail collaboratif.
Vous trouverez dans ce document les informations générales en télétravail à prendre connaissance ainsi que des boites à outils spécifiques pour l’organisation du télétravail et des moyens de communication, à l’attention :
- De la direction d’axe
- Des chercheurs
- Des employés et étudiants
Plusieurs ateliers pourront être proposés prochainement, mais beaucoup d’outils de Développement des compétences sont déjà disponibles en ligne et cette section regroupe tous les liens à votre disposition.
Puis-je faire du télétravail?
Le télétravail doit être autorisé par le supérieur en tout temps.
Il est de la responsabilité du supérieur de déterminer ce qui peut ou ne peut pas être fait en télétravail.
Il est nécessaire de convenir d'un plan de télétravail pour s'assurer d'avoir des objectifs et attentes clairs.
Il est important de faire un suivi régulier à son supérieur.
Le formulaire Rapport d'activité peut être utilisé à cet effet.
Office 365 et Teams
Nous vous référons à la page web de l’Équipe TI CRCHU pour pleins d'informations sur les différents outils d'Office 365
N'hésiter pas à vous former mutuellement avec TEAMS, tout le monde est en apprentissage accéléré.
Autres tutoriels:
https://www.youtube.com/watch?v=vo06YhA7kSs
https://www.youtube.com/watch?v=_Cw9uXfgTLQ
Informations générales en télétravail
Le CHU vous invite à consulter les fiches et capsules d’information produites par l’Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail, secteur administration provinciale (APSSAP). Voici un aide-mémoire pour l’ergonomie en télétravail.
Si certaines activités de recherche peuvent se faire à l’extérieur des laboratoires, il est très important de respecter les procédures de sécurité informatique et de communication pour assurer la confidentialité et la protection des données.
- Rédaction scientifique (thèse, article, revue)
- Documentation (analyses bibliographiques, mais aussi recherche de sources de financement, d’opportunités de présenter vos recherches, de collaborations potentielles, etc.)
- Préparations de figures/affiches pour des articles scientifiques ou pour des publications vulgarisées destinées au grand public
- Analyse de données/résultats et organisation de celles-ci
- Création ou mise jour de répertoires numériques des produits ou d’activités de laboratoire
- Documentation des bonnes pratiques du laboratoire : rassembler les versions numériques de protocoles, les répertoires, la distribution des tâches du laboratoire pour faciliter la mise en commun des procédures et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
- Planification (projets, collaborations, protocoles, nouveaux équipements)
- Préparation du retour; planification détaillée des expériences à réaliser au retour : établissement des protocoles, recherche et achat des réactifs, calendrier, etc.
- Formations (outils informatiques, techniques de laboratoire, renouvellement des formations obligatoires de sécurité, etc.)
Boites à outils pour l'organisation du télétravail
| Objectifs | Suggestions |
| Informer et rassurer les chercheurs de l’axe sur la situation actuelle | Organiser des visioconférences* en invitant tous les chercheurs pour échanger sur la situation et partager nos outils. S’assurer qu’ils prennent connaissance du tableau ci-dessous.
*Nous vous encourageons à utiliser Teams pour les visioconférences afin de favoriser son déploiement et son implantation au sein de notre organisation. |
| Informer et rassurer les étudiants | Organiser, avec le comité étudiant, des visioconférences Teams pour tous les étudiants de l’axe afin de répondre à leurs questions et connaitre leurs besoins. |
| Favoriser le travail collaboratif | Évaluer la mise en place de nouvelles collaborations inter axes.
Encourager les chercheurs à échanger sur des projets potentiels communs. Encourager la recherche de nouvelles sources de financement. |
| Favoriser les activités virtuelles rassembleuses et formatives | Continuer l’organisation des activités faisables à distance (clubs de lecture, séminaires étudiants, etc.)
Encourager les initiatives du comité étudiant pour les activités scientifiques et sociales, par exemple, proposer aux étudiants de se pratiquer à faire des pitchs de vulgarisation scientifique pour le grand public, type MT180s. |
| Objectifs | Suggestions |
| Vous outiller en tant que gestionnaire pour vous adapter à la situation de confinement | Webinaire de Jean-Pierre Brun sur les pratiques de management à adopter en cette période de confinement |
| Garder contact entre les membres d’équipe | Organiser des rencontres virtuelles d’équipes régulières (par exemple fixer un 30 minutes par jour, à la même heure) et des rencontres individuelles plus espacées ou quand nécessaire. Adapter les outils utilisés selon l’accessibilité de chacun à ces outils (par téléphone si pas d’accès à internet par exemple). |
| Développer les outils d’organisation du télétravail de votre équipe | Plusieurs outils peuvent être utilisés, mais nous vous encourageons à utiliser les outils d’Office 365 mis à votre disposition puisque ceux-ci seront également utilisés dans divers groupes de travail institutionnels.
Créer un groupe Office 365 pour votre laboratoire et des sous-groupes de travail si nécessaire. Que ce soit pour les courriels, le SharePoint ou dans Teams, tous les membres de l’équipe se sentiront intégrés. Toutes les informations se trouvent sur le site de l'équipe TI Des tutoriels sont même disponibles sur Youtube |
| Optimiser les échanges, le suivi et le travail collaboratif | Dans Teams, créer des canaux de discussion au sein de votre groupe par thématique ou projet de recherche. Les fichiers partagés, les réunions virtuelles et plus, pourront-être associés à un projet. Consultez la page de l'équipe TI portant sur Teams
Vous pourrez utiliser le planificateur d’Office 365 (planner) pour attribuer des tâches spécifiques à chacun, créer des échéanciers par projet pour identifier les priorités, suivre l’avancement des travaux de l’équipe et plus. Voir la page de l'équipe TI à ce sujet |
| Garder la motivation de tous | Partager vos idées d’avancement de projets, montrer du positivisme, les bons côtés que peuvent apporter cette situation.
Établir ensemble la liste des belles réalisations du groupe. Établir un plan de travail quotidien pour tous afin de maintenir le plus possible le personnel en activité. Encourager le développement de compétences pour varier les activités. Favoriser le travail d’équipe en formant des sous-groupes de travail sur des questions et projets spécifiques. |
| Favoriser la convivialité | Utiliser les outils de communication qui favorisent l’échange d’images, d’humeur (Teams)
Élargir les sujets de discussion : prévoir certaines rencontres virtuelles pour discuter d’autres choses que du travail (pauses café, 5@7) |
| Définir des objectifs à court terme adaptés à chaque personne | Discuter de l’organisation du travail et de l’horaire de travail (considérant les contraintes familiales et personnelles) de chacun pour fixer des objectifs cohérents.
Être flexible et conciliant dans les attentes. Pour les professionnels de recherche : Le télétravail demandé doit être en accord avec leur catégorie d’emploi. Voir les types d’activités réalisables en télétravail dans les informations générales. Pour les étudiants : Encore plus qu’à l’habitude, les étudiants vont avoir besoin d’encadrement, de directions à suivre. Les PR2 ou 3 et les postdoctorants peuvent vous aider dans cette tâche pour coordonner avec les étudiants des projets ou tâches communes. Nous vous suggérons de prendre connaissance des recommandations de la Faculté des études supérieures et postdoctorales de l’Université Laval dans ce Guide d’encadrement à distance. Les encourager à avancer tous les travaux d’écriture qu’ils peuvent. Voir avec eux ou ils en étaient dans leurs projets et si nécessaire revoir l’échéancier et l’ampleur de certains objectifs de recherche. Les étudiants peuvent participer à la mise à niveau de l’équipe sur certains sujets en vous faisant des présentations de recherche bibliographiques par exemple. Faire un bilan régulièrement : vous pouvez demander aux membres de votre équipe de remplir ce document pour rapporter les travaux réalisés. |
| Identifier les besoins et les forces de l’équipe | Fixer ensemble les objectifs futurs de développement de la programmation de recherche et le fonctionnement de l’équipe (répartition des tâches et responsabilités, équipements…)
Utiliser les forces de chacun pour faire travailler plus particulièrement une personne sur un projet ou un protocole et le partager ensuite à tous. Encourager le partage des connaissances entre les membres de l’équipe. Les PPR peuvent offrir des séminaires technologiques, les étudiants, des séminaires bibliographiques |
| Assurer le rayonnement du laboratoire | Mettre à jour le contenu des sites web du groupe. Pour la page chercheur du CRCHU, voir cette procédure.
Rechercher des opportunités de présentations à des congrès |
| Contact avec les associations de patients | De plus en plus, les organismes subventionnaires demandent la contribution des patients dans l’élaboration des demandes de subventions. Se renseigner sur les opportunités de collaborations avec les associations de patients dans votre domaine de recherche. |
| Demander du support | Info.rh@crchudequebec.ulaval.ca
Ou Plusieurs informations se retrouvent sur la page Gestion de la main d'oeuvre, de la section sur le COVID-19 |
| Objectifs | Suggestions |
| Se tenir informé de la situation de chacun | Prenez des nouvelles les uns des autres! Les professionnel(le)s de recherche sont les piliers des équipes de recherche, toujours présents dans le laboratoire et peuvent le rester, même à distance! |
| Organiser son télétravail | Installez-vous, autant que possible, un poste de travail ergonomique et motivant (voir la section ergonomie dans les informations générales).
Planifiez vos journées. Informer le chercheur de toute difficulté d’installation (connexion internet, ordinateur, etc.), organisationnelle (gestion familiale) ou de santé que vous rencontrez. Assurer le suivi de votre travail avec le chercheur : un exemple de rapport d'activité à remplir est à votre disposition. |
| Se maintenir actif dans ses activités de recherche | Soyez proactifs dans l’organisation de votre travail. Identifiez vos besoins (perfectionnement, mise à jour sur la littérature, etc.) et mentionnez-les à votre chercheur.
Voir la section Types d’activités réalisables en télétravail dans les informations générales |
| Développer ses compétences | Voir les outils disponibles ci-dessous.
Vous pouvez proposer des idées, partager vos liens de formations/ateliers faisables à distance à l’adresse evenements.recherche@crchudequebec.ulaval.ca. |
| Demander du support | Un programme d’aide aux employés pour parler en toute confiance de vos préoccupations par rapport à la situation actuelle (inquiétudes, impacts sur vos vies personnelle et professionnelle, etc.) est disponible au 1 800 361-2433, option 2
Voir les Programmes d’aide aux étudiants. |
| Personnes cibles | Thème | Liens utiles |
| Chercheurs et autres gestionnaires | L’encadrement à distance | Webinaire de Jean-Pierre Brun sur les pratiques de management à adopter en cette période de confinement |
| Nouvelles occasions de financements | Le VRRCI a créé une nouvelle page Web où vous pourrez trouver la liste des occasions de financement liées à la COVID-19. | |
| Pour tous | Se familiariser avec les outils d’Office 365 | https://temp.crchudequebec.ca/equipe-ti/courriel-et-collaboration/office-365-cest-quoi/ |
| Gestion du stress et anxiété | https://www.chudequebec.ca/coronavirus-(covid-19)/soutien-psychosocial.aspx | |
| Communication avec le grand public | https://www.raccoursci.com/
Devenez auteur pour le grand public dans The conversation |
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| Recherches bibliographiques | PubMed
Accès par IDUL/NIP aux bases de données, revues et livres électroniques.
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| Gestion de données de recherche | À venir | |
| Conduite responsable en recherche | https://www.ulaval.ca/conduite-responsable-et-ethique-en-recherche.html | |
| Congrès scientifiques virtuels |
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| Employés et étudiants | Formations de la PRCE en analyses statistiques et encadrement de la recherche clinique | https://temp.crchudequebec.ca/plateformes/rce/formation/ |
| Conférences scientifiques | https://www.ibiology.org
The online journal club https://jrnlclub.org/ |
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| Cours en ligne sur différents sujets | https://openclassrooms.com/fr/ | |
| Formations spécialisées de l’EMBL-EBI | https://www.ebi.ac.uk/training/online/
Exemples Méthodes d’analyse de données de Chip-seq et RNA-seq |
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| Webinaires technologiques | https://www.labroots.com/webinars
Le modèle murin: https://learn.education.jax.org/browse/jaxge-online |
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| Doctorants | Cours gratuits et crédités de la FESP | https://www.fesp.ulaval.ca/etudes/developpement-des-competences-professionnelles |
| Tous les membres de l’Acfas | Formations en communication scientifique de l’ACFAS (payantes) | https://www.acfas.ca/formations/ateliers |