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Application de frais indirects sur les projets internes financés par les fonds consolidés et/ou les frais indirects des chercheur.euse.s

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De : Direction Recherche <Direction.Recherche@crchudequebec.ulaval.ca>
Envoyé : 17 avril 2025 15:08
À : CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires <CRCHUdeQc.Chercheurs-Universitaires@crchudequebec.ulaval.ca>; CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes <CRCHUdeQc.Chercheurs-Associes@crchudequebec.ulaval.ca>
Cc : Charles Roberge <charles-j.roberge@crchudequebec.ulaval.ca>; Chantal Pelchat <chantal.pelchat@crchudequebec.ulaval.ca>
Objet : Application de frais indirects sur les projets internes financés par les fonds consolidés et/ou les frais indirects des chercheur.euse.s
Importance : Haute

Bonjour,

La direction du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval (CRCHU) vous informe que depuis le 1er avril 2025, des frais indirects de 30 % sont applicables à tous les nouveaux projets internes financés par les fonds consolidés et les frais indirects d’un.e chercheur.euse et sur toutes nouvelles tranches de fonds versées dans un projet interne en cours qui ont été créées à partir de ces mêmes types de fonds. Ces 30 % s’appliquent aussi aux projets internes en cours dont le solde, au 31 mars 2025, est égal ou supérieur à 10 000 $. Les 30 % seront calculés à partir de ce solde.

La répartition de ces frais indirects de 30 % entre le CHU, la Direction du centre de recherche (DR) et la personne chercheuse restera identique à celle déjà en place, tel qu’indiqué sur le WordPress de la DR (lien).  Les formulaires de projets internes financés par les fonds consolidés et les FIR ont été mis à jour en conséquence (lien).

L’application de ces 30 % est nécessaire, car les projets internes utilisent également les infrastructures, les systèmes ainsi que les services administratifs et financiers du CHU et du CRCHU, générant ainsi des coûts indirects pour l’hôpital et le centre de recherche.  De plus, en raison des coupures budgétaires imposées par l’Agence Santé Québec aux établissements de santé du Québec, la DR doit maintenant couvrir, à même ses propres budgets, le déficit financier existant entre les revenus générés par les frais indirects de recherche (portion du CHU) et les coûts des services offerts par le CHU à la recherche. Ce déficit représentait 625 K$ pour 2024-2025.

Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration.

La Direction du centre de recherche

Dépenses admissibles Fonds consolidés

Fiche technique : instructions pour l’utilisation d’un Fonds consolidé suite à la directive de la direction des ressources financières (DRF) du CHUQc-UL de clarifier l’utilisation des fonds consolidés selon les règles prescrites du manuel de gestion financière du Réseau de la Santé et des Services Sociaux (RSSS).

Dépenses admissibles pour les projets maison, sous financés, Aide et démarrage, Projets d'équipements ou d'aménagements

L’admissibilité suit les règles des trois grands organismes fédéraux (IRSC, CRSNG et CRSH) et la durée du projet est d’un maximum de 4 ans.

Dans le cas d'une consolidation d’un projet existant« projet sous financé », l’admissibilité suit le programme de la subvention obtenue et la durée suit les dates de début et de fin du projet.

Les projets d'équipements et d'aménagement doivent s'arrimer avec le plan stratégique de développement du Centre et respecter la politique d'approvisionnement en vigueur dans l'établissement.

Dépenses admissibles au compte de fonds consolidés

Certaines dépenses peuvent être imputées directement au compte de fonds consolidés. Les règles des fonds consolidés qui s’appliquent sont les règles d’utilisation prescrites selon l’annexe H (lien ci-dessous). Les fonds ne doivent pas servir à financer des dépenses qui ne seraient pas admissibles si les fonds étaient suffisants dans le projet financé.  Les dépenses doivent respecter les politiques en vigueur dans l’établissement (politique d’approvisionnement, politique de frais de déplacements, etc.).

Exemple de dépenses autorisées : Ce sont des dépenses non spécifiques à un projet par exemple : Salaires du personnel effectuant des tâches de coordination, de formation et/ou des tâches administratives non rattachées à un projet spécifique, boursiers, dépenses non spécifiques à un projet s’il n’y a plus de soldes de retour de frais indirects (FIR) disponibles car ceux-ci doivent être utilisés en premier.

Exemple de dépenses non autorisées : Transfert interinstitutionnel; salaire de personnel de recherche travaillant sur des contrats spécifiques, dépenses qui ne visent pas à favoriser le développement de la recherche au CRCHU de Québec.

Précisons que le temps consacré à des projets de recherche spécifiques doit être imputé au relevé de présence à chaque période de paie pour éviter les reclassements subséquents.  Si le projet n’est pas encore ouvert, il est permis d’imputer les dépenses de façon temporaire au compte de fonds consolidés.  Le transfert des dépenses devra s’effectuer dans les trois mois suivants l’ouverture du compte pour répondre aux exigences de présentation du MSSS.

Pour plus de détails, consulter le lien des Questions-Réponses ci-dessous.

Questions & Réponses

Une foire aux questions est disponible pour clarifier le traitement selon certaines situations.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/fiches-techniques-au-centre-de-recherche-du-chu-de-quebec-universite-laval/fonds-consolides/questions-reponses-fonds-consolides/

Questions-réponses Fonds Consolidés

Afin de préciser la mise en application de la fiche technique, voici les réponses aux questions soulevées par les chercheurs :

0-Y a-t-il un risque que je perde mes soldes de mon fonds consolidés?

Voir le mémo transmis le 14 février à tous les chercheurs par la DRF

Lettre DRF_Soldes de fin de projet_20220214

1-Puis-je prévoir un montant pour la pérennité de mon équipe?

Non il n'est pas permis d'avoir un projet maison dédié à la pérennité de l'équipe, ce n'est pas un projet de recherche.

2-Comment traiter les dépenses de coordination?

Les salaires non spécifiques à un projet tel que les salaires du personnel des tâches de coordination, de gestion, de formation et/ou des tâches administratives sont des dépenses de coordination.

Elles doivent être normalement imputées dans le compte de retour de Frais indirects (FIR) disponible car celui-ci doit être utilisé en premier.

Si la coordination est spécifique à un projet, les dépenses de coordination doivent être imputées directement.

Si un surplus est réalisé dans l'année avec un projet, celui-ci sera transféré au fonds consolidés, des dépenses de coordination peuvent y être imputées.

Toutefois le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour ne pas perdre le solde disponible.

3-Des dépenses non spécifiques à un projet mais le chercheur n'a plus de fonds dans son compte de retour de FIR - Quel est le traitement?

Si un surplus est réalisé dans l'année avec un projet, celui-ci sera transféré au fonds consolidés, des dépenses non spécifiques peuvent y être imputées.

Toutefois il est recommandé que le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour sécuriser ses fonds.

4-Si étude clinique est à surplus - Quel est le traitement?

Le surplus est transféré au solde de fonds consolidés du chercheur une fois le projet fermé.

Toutefois il est recommandé que le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour sécuriser ses fonds.

Il ne faut jamais venir imputer des dépenses d'un autre projet sur un projet ayant un surplus.  Cela contrevient aux normes en vigueur de la conduite responsable en recherche.

5-Si étude clinique devient sous financé/en déficit - Comment doit-on traiter les dépenses subséquentes de cette étude?

Si votre étude devient à déficit en cours de projet, la GP acceptera la création d'un déficit sur preuve de revenus futurs garantis seulement.  Le déficit doit être garanti par le solde du fonds consolidé du chercheur crée dans l'année ou prévu avec une étude qui se termine.

s'il n'y a pas de preuve de revenus garantis, la GP n'acceptera pas de déficit mais permettra les reclassements de dépenses suivant l'encaissement.  Le délai accordé pour le reclassement est que le tout doit se faire dans la même année financière.

Pour un montage financier futur d’une demande de subvention, si vous souhaitez identifier une portion de votre fonds consolidés, vous devez transmettre le formulaire FC–utilisation « Demande d'utilisation de fonds consolidés » à la DR vous pour obtenir une lettre d’autorisation.  Le montant sera par la suite prélevé par la GP.

 

6-Si une infirmière est en négociation ou en préparation pour démarrer le projet - À quel projet doivent être imputées ces coûts?

Ces coûts en lien avec la négociation avant le démarrage d’un projet doivent être imputés dans le compte de fonds consolidés du chercheur en attendant l’ouverture du projet.

Si l’étude est acceptée et débute, un transfert des frais dans le nouveau compte projet ouvert à cet effet devra être effectué étant donné que ceux-ci y sont directement liés. Afin de répondre aux exigences de présentation des informations financières du MSSS, ce transfert devra s’effectuer dans les trois mois suivants l’ouverture du compte.

Dans la négative, les dépenses demeurent dans le compte de fonds consolidés. Les revenus pour financer les frais de « Start-up » s’ils sont versés par l’entreprise, sont directement imputés dans le compte de fonds de consolidés du chercheur et les FIR associés à ce paiement sont prélevés également dans le fonds consolidé.

7-Si une bourse doit être versée sur un projet sous financé - Quel est le traitement?

Si le projet sous financé est géré par l’UL:

  • S'il s'agit de la seule dépense du projet sous financé, la dépense pourra être imputée au compte de fonds consolidés directement.
  • S'il y a plusieurs autres dépenses reliées à ce projet, une demande d'ouverture d'un compte au CHU doit être faite en utilisant le formulaire de demande d’utilisation de fonds consolidés.

Si le projet sous financé est géré au CHU:

  • Imputer la dépense à ce projet et un transfert de revenu du fonds consolidé sera fait pour compenser le déficit.
8-Transfert pour fonds de démarrage à un nouveau chercheur - Quel est le traitement?

Transmettre le formulaire FC - Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte.

 

Il faut que le recrutement du chercheur ait fait l'objet d'une nomination au bureau de direction, qu'il est accepté le recrutement et confirmer sa date d'arrivée et que celle-ci soit dans la prochaine année.

Le chercheur devra présenter un projet de démarrage à financer.  Ce n'est pas un transfert de fonds consolidés mais plutôt un projet financé par les fonds consolidés.

Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif).

9-Transfert d'un fonds d'aide à un autre chercheur - Quel est le traitement?

Transmettre le formulaire FC - Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte.  

Il faut décrire le projet à financer.  Ce n'est pas un transfert de fonds consolidés mais plutôt un projet financé par les fonds consolidés.

Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif) et transmet à la GP par la suite.

10-Achat d'un équipement sur fonds consolidés - Quel est le traitement?

Transmettre le formulaire FC-Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété à la DR pour signature.  Ensuite transmettre la réquisition d'achat accompagnée de la soumission pour procéder à l'achat.  Les fonds ne seront utilisés qu'à ce moment.  Il ne peut y avoir un projet pour un achat dans le futur.

Les achats doivent suivre les règles d’approvisionnement de l’établissement.

L'achat sera porté au projet dans le système financier (module de gestion de projet de GRF) et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur sera effectué pour financer l'achat.

11-Achat d'un contrat de service - Quel est le traitement?

Il faut valider l'admissibilité : 

  • Admissible si en même temps qu’un achat d’équipement car la DR demande que tout achat d’équipement soit acheté accompagné d’un contrat de service de 3 ans plus l’année de base. 
  • Admissible si non spécifique à un projet actuellement financé car si spécifique à un projet financé, la dépense doit être imputée au projet. 
  • Admissible si pour un équipement à utilisation commune car non spécifique à un projet. 
  • Admissible si relié à un achat financé précédemment par le FCI et qu’il n’y a plus de FEI de disponible. 

Le traitement comptable suivant sera effectué : 

  • Lors de l’achat d’un équipement, la dépense sera portée au projet de la DR dans le module de gestion de projet de GRF et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur sera effectué pour financer celle-ci.  
  • Dans les autres cas la dépense devra être imputée au fonds consolidés.
12-Projet d'aménagement - Quel est le traitement?

Transmettre le formulaire FC-Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte.  Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif) et transmet à la GP par la suite.

Suivant le dépôt du formulaire, un projet sera ouvert dans le système financier (module de gestion de projet de GRF) et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur pour financer les coûts.

La DR procède à la demande de projet à la direction des services techniques (DST). Lestravaux doivent suivre les règles d’approvisionnement de l’établissement.

13- Est-ce que je peux demander l'ouverture d'un projet de recherche si j'ai des études cliniques en déficit?

Dans les faits, les finances couvrirons ces déficits avant de permettre d'utiliser votre fonds consolidés.

exemple: Vous avez des études en déficit de 30K, vous avez un solde dans votre fonds consolidés de 40K, dans les faits, seulement 10K vous est disponible pour démarrer un projet.

14-Qu'est-ce qui détermine l'admissibilité des dépenses reliées à un projet financé par les fonds consolidés?

L’admissibilité suit les règles des trois grands organismes fédéraux (IRSC, CRSNG et CRSH).

Dans le cas d'un projet sous financé, l’admissibilité suit le programme de la subvention obtenue initialement.

Une demande dont la seule dépense serait un frais de déplacement pour un congrès, c'est pas considéré comme un projet de recherche.

15-Est-ce qu'un projet de recherche financé par un fonds consolidés peut inclure le salaire du chercheur de centre?

oui, le salaire de chercheur de centre peut faire partie du montage financier d'un projet de recherche bien défini.

Fonds consolidés et projets internes financés – Fiche technique

Fiche technique : instructions pour l’utilisation d’un Fonds consolidé suite à la directive de la direction des ressources financières (DRF) du CHUQc-UL de clarifier l’utilisation des fonds consolidés selon les règles prescrites du manuel de gestion financière du Réseau de la Santé et des Services Sociaux (RSSS).

 

Fiche et formulaires : Fonds consolidés

Fiche technique complète en pdf et formulaires

Formulaire_demande_utilisation_Fonds_consolide_FIR

Le montant minimum pour un projet interne financé est de 2K et dépend aussi des dépenses prévues.
Une foire aux questions est disponible pour clarifier le traitement selon certaines situations : Questions-réponses
Formulaire à utiliser aussi si ajout d'une tranche de financement supplémentaire
mise à jour : 2021
Le formulaire doit être transmis et révisé à votre AGF attitré qui transmettra à octrois et le directeur adjoint administratif

 

Demande de prolongation d'un projet maison

Voici le formulaire pour faire une demande de prolongation d'un projet maison.  La direction de la recherche considère qu'une année de grâce comme les subventions des IRSC est acceptable mais une demande doit être faite pour documenter le dossier.

Lorsque la totalité des fonds au projet ont été utilisé et que le projet doit se poursuivre, une tranche supplémentaire peut être ajoutée en remplissant ce formulaire.  On entend par quasi-totalité 80% du versement initial.

Demande-de-prolongation-projet-maison_2025-04-16

MAJ 17 avril 2025

Fondements

Suivant les validations reliées à la procédure de fermeture de projet, plusieurs projets financés par l’entreprise privée affichent un solde résiduel à terme.  La consolidation de ces soldes se fait dans un compte libellé à titre de fonds consolidés au CHUQc-UL.

Définition de fonds consolidés : accumulation des soldes excédentaires suivant la terminaison de projets de recherche avec l'entreprise privée.  Synonyme : fonds de recherche, solde résiduel de contrats terminés, surplus d’études.

En tant qu’établissement public, le CHUQc-UL se doit de respecter les règles prescrites par le RSSS dans le manuel de gestion financière.

Règles d'utilisation lorsque l'établissement N'EST pas en équilibre budgétaire (Mémo DRF)

La comptabilisation des soldes cumulatifs de fin de projet se faisant à l'avoir propre sont affectés au nom de la Direction de la recherche pour les chercheurs mais ne peuvent être garantis par l’établissement.

Si le déficit total de l'établissement est radié par le ministère en fin d’année cela aurait pour effet de radier les soldes cumulés de fin de projet de recherche. Ce faisant les chercheurs n'ayant pas utilisé leurs soldes de fin de projet de recherche pourraient ne plus avoir accès à ces sommes.

Pour pouvoir utiliser les soldes de projets terminés, il est nécessaire de suivre la procédure de dépôt d’un projet décrite ci-après.  Cela doit se faire avant la fin d’année financière.

voir le mémo transmis par la DRF le 14 février 2022 Lettre DRF_Soldes de fin de projet_20220214

Utilisation des fonds

Le solde des fonds consolidés ne doit être utilisé que dans le cadre de projets de recherche (démarrage de nouveaux projets et consolidation de projets en cours) en lien avec les activités de recherche de l’établissement.  Ainsi, toutes les dépenses engagées doivent être en lien avec un projet de recherche et avoir comme objectif de stimuler la recherche au sein du CRCHUQc-UL.

Nouveau projet de recherche « maison » Un code budgétaire distinct sera ouvert
Consolidation d’un projet existant« projet sous financé » Un code distinct sera ouvert
Achat d’un équipement pour la recherche Un code projet identifié à la DR pour les achats d’équipements
Projet d’aménagement pour la recherche Un code projet distinct sera ouvert pour chaque aménagement
Fond d’aide ou de démarrage pour un autre chercheur Un code budgétaire distinct sera ouvert
Dépenses non spécifiques à un projet – voir dépenses admissibles ci-après Imputées directement au compte de fonds consolidés

Si cela s’applique, les fonds deviennent disponibles lorsque la déontologie (éthique humaine, éthique animale et risques biologiques) est conforme.

Les fonds doivent être utilisés selon l'échéancier identifié dans la demande de projet.

Dépenses admissibles pour les projets maison, sous financés, Aide et démarrage, Projets d'équipements ou d'aménagements

 

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/fiches-techniques-au-centre-de-recherche-du-chu-de-quebec-universite-laval/fonds-consolides/depenses-admissibles-fonds-consolides/

Procédure d'utilisation des fonds

Utiliser le formulaire - Demande d’utilisation de fonds consolidés (FC-Utilisation)pour un projet maison, pour combler un montage financier dans le cadre de projet sous financé, achat d’équipements, projet d’aménagements et fonds d’aide ou de démarrage.

Transmettre le formulaire au directeur adjoint administratif charles-j.roberge@crchudequebec.ulaval.ca pour approbation.

La demande signée sera ensuite transmise à octrois@crchudequebec.ulaval.ca pour débuter le processus de déontologie et d'ouverture de compte.

  • Attention, s’il s’agit d’un projet sous financé ayant déjà obtenu une approbation éthique humaine au préalable, il est nécessaire de transmettre un formulaire de modification (F1) à l’éthique pour identifier l’ajout de ce financement.
  • Si vous souhaitez identifier une portion de votre fonds consolidés pour un montage financier en prévision d’une demande de subvention, transmettre le formulaire (FC-Utilisation) à la DR pour obtenir une lettre d’autorisation.  Le montant sera par la suite réservé par la Gestion financière de la recherche (GFR) en attendant l’ouverture du projet.
Lieu de la recherche

La conduite de la recherche doit se faire dans un des sites du CRCHU de Québec - Université Laval et la gestion des fonds se fait par l’entremise du système financier du CHU de Québec.

Évaluation

Le projet « maison » doit s’arrimer avec le plan stratégique de développement du Centre, les cibles de développement des axes et de la recherche et la logistique des ressources.

Une validation de la DR pourrait être effectuée.

Responsabilités du chercheur

Le chercheur s’engage à respecter :

  1. la réalisation de son projet tel que la demande et l'échéancier déposés
  2. Les règles d’utilisation des fonds consolidés
  3. Les normes d’éthique et d’intégrité scientifique définies dans les Standards en éthique de la recherche et d’intégrité scientifique
  4. La politique de conduite responsable en recherche
  5. Souligner dans ses publications la contribution du Centre de recherche du CHU de Québec

Suivi demandé

Pour un projet « maison », le chercheur doit, à la fin de l’utilisation des fonds, produire à l’attention du Directeur :

  1. un bref rapport scientifique
    1. Explication sommaire du projet et des résultats;
    2. Retombées si applicables (nouvelles subventions, publications, etc.)
  2. un rapport financier préparé par le gestionnaire attitré au chercheur par la DR
Autres éléments à considérer

En cas de départ, décès, retraite d’un chercheur ou d’un changement de lieu où s’effectue la recherche vers un autre établissement, les fonds consolidés sont conservés par la DR puisque ce sont des fonds institutionnels.

Les fonds doivent être utilisés selon l'échéancier identifié lors de la demande de projet.   Les fonds restants à la fin du projet sont récupérés par la DR.

Les demandes de prolongation pourraient être autorisées par la DR doivent être adressées par courriel au directeur adjoint administratif, avec copie conforme à son répondant administratif attitré à la DR.

Questions & Réponses

Une foire aux questions est disponible pour clarifier le traitement selon certaines situations.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/offre-de-service-service-administration/fiches-techniques-au-centre-de-recherche-du-chu-de-quebec-universite-laval/fonds-consolides/questions-reponses-fonds-consolides/

Manuel de Gestion financière du MSSS - Annexe H

 

extrait de l'annexe H point 4

4.Projets de recherche en cours et terminés

Lorsque les sommes reçues excédent les coûts de la réalisation du projet (ou de l’activité) selon les fins prescrites à l’entente, cet excédent doit être inscrit comme revenu dans l’exercice au cours duquel le projet (ou l’activité) est terminé, sauf si l’entente prévoit l’utilisation du solde à d’autres fins prescrites. De même, si une nouvelle entente écrite est conclue entre les parties, il est possible de comptabiliser un revenu reporté, si cette entente prévoit les fins pour lesquelles le solde doit être utilisé.

Le solde des contributions d’origine externe à l’égard des projets de recherche terminés qui ne peuvent donner lieu à l’inscription d’un revenu reporté, peut être identifié à l’avoir propre de l’établissement à titre d’affectations d’origine interne. Ce solde ne doit être utilisé que dans le cadre de projets de recherche (démarrage de nouveaux projets et consolidation de projets en cours) en lien avec les activités de recherche de l’établissement.

De plus, lorsque des projets de recherche présentent des soldes déficitaires, ceux-ci ne peuvent être appliqués à l’encontre des revenus reportés d’autres projets car ces revenus reportés doivent généralement être destinés à des fins spécifiques.

Schéma administratif

Schéma administratif - fonds consolidés(22fév2019)