Message à l’attention des employés rémunérés par le CHU et des chercheurs/gestionnaires les supervisant
Bonjour à vous,
Nous avons observé un léger relâchement récemment dans la gestion des feuilles de temps /relevés de présence. Nous souhaitons donc rappeler à chacun ses responsabilités afin d’assurer une bonne coordination.
Toutes les instructions sont disponibles ici: lien (lien à mettre dans vos favoris)
Points nécessitant une attention particulière selon les intervenants:
- Employés :
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- Respect des délais : Nous insistons sur le fait que vous avez l’obligation de produire et approuver vos feuilles de temps dans les délais impartis. Merci de vous mettre un rappel à vous-même dans votre agenda pour éviter tout oubli. Ce n’est pas à l’analyste en gestion financière (AGF) de vous rappeler de le faire.
- Indication des absences :
- Maladie : Utilisez le code RECHE pour les maladies de la recherche au lieu de MALAD.
- Vacances : Pour une semaine complète, utilisez le code VAC. Pour des journées fractionnées, utilisez le code VFRA, pour des vacances anticipées, utilisez VAANT. Veuillez vérifier votre solde de vacances et informer l’AGF de vos vacances autorisées. Pensez également à mettre à jour un message d’absence dans Outlook/Teams.
- Employé à temps partiel : Même en l’absence d’heures travaillées, il est important de produire et d’approuver votre feuille de temps.
- Chercheurs/Gestionnaires :
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- Nous vous remercions d’informer au fur et à mesure l’AGF délégué pour approuver en votre nom des absences, des heures supplémentaires autorisées, des maladies et des vacances de votre équipe.
Nous comprenons que des oublis peuvent survenir, mais nous souhaitons éviter que les AGF doivent relancer chaque semaine. En cas de récurrence, nous devrons informer l’employé et le chercheur/gestionnaire concerné, et une feuille de temps à zéro sera produite. Ils devront ensuite prouver les heures impayées directement auprès du service de rémunération.
Même en période estivale la communication reste essentielle.
Merci de votre collaboration et de votre compréhension.
Bon été à tous!