• Certaines équipes de recherche émettent des factures dites « facture maison » qui ne sont pas dans le système de facturation officiel du CHU de Québec-Université Laval et qui ne sont pas acheminées à la personne en charge du compte de banque. Nous recevons des paiements pour des factures dont nous ignorons l’existence et dont nous ne sommes pas en mesure d’identifier pour quel compte le paiement est destiné.

• Changer la numérotation afin que le numéro du compte soit inclus dans le numéro de la facture.   Exemple :
  • Numéro de compte – Numéro de facture
  • Facture 1 : 91657 – 001
  • Facture 2 : 91657 – 002
  • Facture 3 : 91657 – 003

• Les compagnies émettent des « self-invoice » pour payer divers frais (visite patient, start-up, frais éthique, etc). Il arrive que nous recevions un avis de paiement avec un numéro de « self-invoice » dont nous ne sommes pas en mesure d’associé à un projet. Nous avons besoin d’avoir une copie de ces « self-invoice » afin de pouvoir associer les paiements avec les bonnes « self-invoice » et ainsi déposer les fonds dans le bon compte.

• Les compagnies effectuent des paiements pour des études qui ne sont pas encore ouvertes.

• Les avis de paiement reçus par les équipes de recherche ne  sont pas transférées aux finances

Ex. 3^e versement de XX XXXX $ pour le compte XXXXX attendu la semaine prochaine.

Informer l’adresse courriel depot-gestiondeprojet.chuq@chudequebec.ca si vous savez que nous allons recevoir des fonds pour une études qui n’est pas encore ouverte.

• Les équipes de recherche sollicite les compagnies pour des fonds pour diverse raisons tel que pour des conférences, des conventions, etc. Lorsque les compagnies effectuent les paiement la référence est souvent le nom de la conférence. Cette information ne nous permet pas d’identifier pour quel chercheur ou projet de recherche les fonds sont destinés.