Le changement expliqué en 30 secondes – Direction du Centre de recherche

Le changement consiste à saisir tous les projets de financement de la recherche menés par des chercheurs du CHU de Québec-Université Laval dans le Système d'Information de la Recherche de l'Université Laval (SIRUL) dès l'initiation du projet afin que le chercheur puisse remplir une déclaration du chercheur pour tous ces projets (plus seulement pour les projets dont les fonds sont gérés à L'Université Laval).

Les données sont ensuite transférées dans le système de gestion interne du Centre de recherche du CHU de Québec - Université Laval: Agora, afin que la même information soit partagée entre toutes les parties prenantes au processus.

Cette façon de faire permet de bénéficier de fonctionnalités développées et éprouvées de SIRUL tout en développant de nouvelles fonctionnalités spécifiques à la réalité et aux exigences du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval.

Pourquoi ce changement?

La situation actuelle est source :

de non-conformité aux exigences des organismes subventionnaires : Pour les fonds administrés au CHU, le processus actuel ne permet pas de valider l’émission des certificats d'éthique animale ou pour les risques biologiques spécifique au projet avant de libérer les fonds. Il s'agit d'obligations fédérale et provinciale;
de confusion auprès des chercheurs et de leurs équipes : Le processus menant à la signature d’une entente est différent selon qu’il y ait de l’éthique humaine ou non, et le processus est totalement différent entre le CHU et l’UL;
de multiples saisies dans différentes équipes : toutes les équipes dans le processus de gestion des fonds ont tous une perception différente des projets de recherche et des outils parallèles et avec des versions de documents qui ne sont pas toujours la dernière version en vigueur;
de lourdeur administrative : Les outils technologiques dont disposent l’UL et le CRCHU ne sont pas optimisés et entraînent des actions avec peu de valeur ajoutée (transmission d’information à plusieurs intervenants, envois de courriels, relances, etc…) et le processus a des goulots d’étranglement.
d’erreurs dans la production des rapports annuels du CRCHU fournis au MSSS, FRQS, Université Laval.
de manque d'information: l'information sur le financement de la recherche est partielle, divisée entre plusieurs systèmes différents.

Pourquoi cette solution?

Pour l'analyse du choix de la solution, nous avons considéré notre réalité universitaire et le fait que l'ensemble des financements ne sont pas administrés par le CHU. Il fallait un système fiable, simple, ouvert et permettant au chercheur de tirer le maximum du potentiel du processus.

Le choix du Système d'Information de la recherche de l'Université Laval (SIRUL) associé au système de gestion interne Agora permet de :

fournir un système opérationnel permettant de valider les critères éthiques et déontologiques et de répondre aux exigences gouvernementales;
permettre une certaine uniformité entre les processus, peu importe le type de financement et le lieu de gestion des fonds;
diminuer le nombre de saisies de la même information, grâce à des synchronisations entre systèmes;
diminuer la lourdeur administrative, en fournissant de l'information en temps réel à différents intervenants;
diminuer les erreurs dans la production des rapports grâce à des données validées par des règles de gestion et une actualisation en temps réel;
partager de l'information validée et fiable de gestion entre différents acteurs dans le processus;
optimiser nos obligations organisationnelles avec le contrat d'affiliation universitaire.

Qui est touché par ce changement?

Le changement vous touche :

Si vous êtes un chercheur ayant des fonds administrés au CHU;
Si vous êtes un employé d'un chercheur et qu'une partie de vos tâches consiste à préparer les demandes éthiques et déontologiques et/ou à intervenir sur les projets d'un point de vue administratif;
Si vous êtes un employé de la direction de la recherche impliqué dans la gestion budgétaire des chercheurs;
Si vous faites partie de l'équipe Performance du CRCHU;
Si vous faites partie de l'équipe des Contrats du CRCHU et du Service juridique de la DRHCAJ;
Si vous faites partie des différents comités éthique et déontologique (humain, animal, biologiques, chimique, radioactivité, lasers, cannabis);
Si vous faites partie de l'équipe de la Direction des ressources financières (DRF) du CHU de Québec-Université Laval.

Quels sont les bénéfices attendus?

Pour les chercheurs	Processus unique pour les fonds gérés au CHU et à l'UL. Processus clarifié pour les fonds gérés au CHU. Ouverture de comptes plus rapide et simplifiée. Suivi dans une interface unique des déclarations éthiques et déontologiques, de l'engagement à la conduite responsable en recherche et de conflits d'intérêts pour tous les projets Mise à jour en temps réel des pages web du chercheur auprès de l'Université Laval et du Centre de recherche. Simplification de la validation des octrois (CHU) et éventuellement mise à jour du rapport d’activités du chercheur (UL). Processus unique et clarifié pour l’accès temporaire aux fonds, peu importe le lieu de gestion des fonds et les risques éthiques et déontologiques applicables. Pré-complétion des ententes de répartition et facilitation de leur suivi (en développement) Information disponible à l’équipe administrative et aux différents intervenants ce qui automatise certaines démarches, diminue les interventions du chercheur et permet son accompagnement de façon proactive et plus adaptée. Aucun apprentissage pour les chercheurs ayant déjà des fonds gérés à l'Université Laval car processus implanté à l’UL depuis plusieurs années. Les rapports seront disponibles en temps réel selon le rattachement du chercheur (département universitaire, département hospitalier, centre de recherche universitaire, axes de recherche)
Pour les employés du chercheur	Accès à plus d’information en temps réel : Échanges avec le chercheur à valeur ajoutée; Suivis proactifs. Clarification du processus d'ouverture de comptes financiers peu importe le lieu d'administration (UL ou CHU). Vision de l’ensemble du processus du projet. Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables.
Pour un analyste en gestion financière	Accès à plus d’information en temps réel : Échanges avec le chercheur à valeur ajoutée; Suivis proactifs. L’équipe Administration ne répond plus à la place du chercheur pour la validation des risques éthiques et déontologiques applicables à son projet menant à l'ouverture du compte financier. Clarification du processus d'ouverture de comptes financiers peu importe le lieu d'administration (UL ou CHU). Vision de l’ensemble du processus du projet. Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement.
Pour l'équipe performance	Une seule source d’information pour tous les besoins; Information en temps réel et saisie en juste-à-temps; Fonctionnalités pour gestion des ententes de répartition et pré-complétion (en développement); Synchronisation des données SIRUL et FRQ-S; Contrôle qualité: Lieu d’exécution de la recherche ayant impacts sur le retour des frais indirects Pièces jointes finales et complètes au dossier. Possibilité d’accès à des informations et statistiques pour mieux évaluer la performance et les collaborations du centre ou groupes de chercheurs (pays, universités, etc) peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement.
Pour l'équipe des contrats et du Service juridique	Centralisation de la réception des propositions de contrats/subventions; Uniformisation de la transmission des contrats finaux signés; Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables; Possibilité d'obtenir des statistiques; Arrimage avec les conseillers à l'Université Laval; Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement.
Pour les membres des différents comités éthique et déontologique	Harmonisation des suivis éthiques et déontologique peu importe le lieu de gestion Éthique humaine: Processus unique pour les fonds gérés au CHU et à l'UL (pour dépôt date d’approbation éthique dans SIRUL et saisie du numéro SIRUL dans Nagano). Processus clarifié et information disponible à plus d’intervenants, limitant les demandes auprès de l’équipe de l’éthique humaine. Possibilité d’accès à des informations et statistiques complémentaires pour reddition de comptes au MSSS. Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement. Convenance: Processus unique pour les fonds gérés au CHU et à l'UL (pour dépôt date d’appro convenance dans SIRUL et saisie du numéro SIRUL dans Nagano). Processus clarifié et information disponible à plus d’intervenants, limitant les demandes auprès de l’équipe de la convenance. Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement. Comité des risques biologiques, chimiques, radioactivités, lasers, cannabis: Processus unique pour les fonds gérés au CHU et à l'UL. Vision de tous les projets pouvant impliquer des risques biologiques. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement. Comité des animaux: Processus unique pour les fonds gérés au CHU et à l'UL. Vision de tous les projets pouvant impliquer des animaux. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement.
Pour les employés de la DRF	Réception des demandes d’ouvertures de comptes par l'interface lorsque tous les critères sont rencontrés. Demandes d’ouverture de comptes pré-complétées incluant de l'automatisation Diminution du nombre de ressaisies de l'information et de la gestion des documents Contrôle qualité sur le statut du responsable du compte. Informations structurées pour faciliter reddition de comptes aux ministères. Portrait de l’ensemble des financements d’un chercheur, peu importe le lieu de gestion des fonds et des risques éthiques et déontologiques applicables. Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) pour lesquels de nouvelles fonctionnalités et synchronisations sont en cours de développement.
Institution / Centre de recherche et UL	Information en temps réel; Portrait complet de la recherche effectuée par nos chercheurs procuration une meilleure évaluation de la performance auprès du FRQ-S et récupération de tous les frais indirects associés aux projets; Rencontrer l'ensemble des responsabilités institutionnelles auprès des diverses instances en terme de: Respect de la conduite responsable et conflits d'intérêts Déclaration éthique et déontologique Déclaration auprès du FRQS, MSSS et UL de la productivité en recherche Association des protocoles d’animaux selon le financement du projet à application des prix réels de l’animalerie (tarifs privés VS tarifs subventionnés); Possibilité d’accès à des informations et statistiques pour mieux évaluer la performance du CRCHU (universités ou pays avec le plus de collaboration, etc…) et cibler des moyens d’action; Processus réunissant 4 systèmes (Registre FRQS, SIRUL à l’UL, Agora au CHU et Nagano à l’UL et au CHU) selon la méthode 'LEAN'.

Quels sont les inconvénients attendus?

Ce processus, déjà en vigueur à l'Université Laval, entraîne peu d’inconvénients.

À court terme, une période d’adaptation sera nécessaire pour les équipes de recherche n'ayant jamais eu de financement administré à l'Université Laval. Ces équipes seront accompagnées dans ce changement. N'hésitez pas à contacter les Personnes Ressources en place. (lien v ers les personnes ressources)

Le système utilise l'adresse courriel institutionnelle universitaire par défaut. Cette adresse pourrait être remplacée par une autre adresse institutionnelle tel que @crchudequebec.ulaval.ca, med@ssss.gouv.qc.ca, @inspq.qc.ca ou chudequebec.ca. (lien vers la FAQ)

Une période de transition fera que certains projets seront à cheval sur l'ancien processus et le nouveau. Ces projets seront adressés au cas par cas et les personnes ressources sont présentes pour les mener à terme dans les meilleures conditions.

Certaines équipes, non habituées, pourraient percevoir une lourdeur additionnelle en saisissant leur projet dans SIRUL. Cependant, les avantages qui interviennent dans la suite du processus compensent largement cet inconvénient.

Quand ce changement est-il en vigueur?

Le processus est effectif depuis des années pour les fonds gérés à l'Université Laval. Depuis septembre 2021, de plus en plus de projets dont les fonds sont gérés au CHU de Québec-Université Laval ont suivis ce nouveau processus, afin de valider son applicabilité peu importe la situation, d'intégrer les différentes parties prenantes, clarifier certains points.

À partir du 15 mai 2023, tous les projets devront suivre ce cheminement unique.

Quelles sont les prochaines étapes?

Communiquer le processus, accompagner les équipes de recherche dans le changement.
Le processus d'accès partiel aux fonds gérés au CHU doit être analysé pour tenir compte du comité de protection des animaux et des risques biologiques.
Certaines fonctionnalités viendront bonifier le système Agora, afin de rendre le processus plus efficace.

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