Pour la plupart d’entre vous, vous avez délégué la responsabilité d’approbation des feuilles de temps de vos employés. Si la délégation a été donnée à un membre de votre équipe de recherche, ce changement ne vous touche pas.
C'est pour vous informer du transfert de responsabilité des approbations des feuilles de temps à toutes les 2 semaines de vos employés payés coté CHU, à l’équipe Administration (soit votre gestionnaire ou agent de gestion financière (agf)) plutôt que l’équipe RH du Centre de recherche.
Dans un souci d’harmonisation des processus, il est plus avantageux que ce soit un représentant administratif qui effectue cette approbation pour vous puisqu’il ne s’agit pas seulement d’approuver les heures de travail, vacances, maladies et fériés mais il est aussi important que l’approbation soit financière puisque les employés doivent de plus en plus coder des budgets directement dans leurs feuilles de temps.
Pour les sites HDQ, HSS, HSFA et HEJ, l’approbation est déjà effectuée par un représentant administratif alors qu’au CHUL, cela était effectué par l’équipe RH.
Aucun.
Nous aimerions en profiter pour convenir à nouveau avec vous de la façon dont vous nous tiendrez informés des heures d’absences afin que nous puissions bien agir en votre nom.
Il est important de tenir informer votre approbateur délégué:
| Comment nous informer?
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Par courriel |
| Vacances planifiées | mettre votre gestionnaire/Agf en cc dans votre échange de courriel entre vous et votre employé |
| Maladies | L’employé doit vous envoyer un courriel pour vous informer de son absence. Il doit mettre le gestionnaire/Agf en cc. |
| Heures supplémentaires ou reprises de temps | Si vous autorisez des heures supplémentaires ou de la reprise de temps, merci de nous transmettre un courriel pour nous informer. L’employé doit indiquer sur sa feuille de temps un commentaire à cet effet. |
Cette nouvelle procédure est en vigueur depuis le 17 décembre 2018
À titre d’information, nous sommes à travailler avec la DRI afin de vous permettre d’avoir accès au système de feuilles de temps Logibec pour que vous puissiez consulter les feuilles de temps de vos employés. D’ici la fin mai 2019, l’ensemble des chercheurs devrait pouvoir avoir accès.
En ce qui concerne vos employés payés côté UL, il n’y a pas de processus d’approbation de feuilles de temps à toutes les périodes de paie mais vos employés doivent tout de même déclarer leurs vacances directement dans peoplesoft RH. Le formulaire SRH_339 est aussi prévu pour ajuster si les vacances ont été oubliées de déclarer. Pour plus de précisions à ce sujet, je vous invite à communiquer avec les RH du centre de recherche.
Cliquer sur le lien pour voir les responsabilités des parties
https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/administration/releve-de-presence/
Merci de votre collaboration.