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Présentation PDF: Présentation 1 pour 1 chercheurs et PR pour impl projet V3
Ce changement concerne l’imputation des dépenses en milieu hospitalier vers les projets UL.
Dorénavant, un transit CHU distinct sera créé pour chaque projet UL.
Ce changement est fait en collaboration avec les services des finances du CHU de Québec (CHU) et de l’Université Laval (UL). UL a travaillé avec nous pour mettre en place un processus de facturation simplifié permettant les échanges de données de façon électronique. La Gestion de projet (GP) du CHU de Québec a déjà effectué des tests.
Une fois le nouveau processus implanté, les transferts électroniques vers l’UL seront faits mensuellement au lieu de tous les trimestres.
Actuellement, lorsque plus d’un projet UL est rattaché à un même transit, souvent appelé "transit Pool", le traitement n’est pas conforme aux recommandations formulées par les 3 organismes fédéraux (IRSC, CRSNG, CRSH) et à la conduite responsable en recherche, qui dictent que les dépenses doivent être imputées au projet spécifique pour lequel elles sont effectuées et être autorisées par le chercheur responsable ou son mandataire.
Cette nouvelle façon de procéder s’intègre aussi dans le processus d'approbation électronique que l’Université Laval a mis en place.
Le changement vous touche :
- Si vous êtes un chercheur ayant des fonds gérés à UL
- Si vous êtes un étudiant ou un employé d’un chercheur et que vous utilisez les services de plateformes ou faites des achats en magasin dans le cadre de projets UL
- Si vous êtes un employé et que vous devez coder votre temps sur des transits CHU reliés à des projets UL
- Si vous êtes un gérant qui administre une plateforme/service
- Si vous êtes un employé faisant des tâches administratives pour votre chercheur
- Si vous êtes un employé de la direction de la recherche impliqué dans la gestion budgétaire des chercheurs
Pour les chercheurs et leurs équipes… Comme la facturation des dépenses des transits sera dorénavant mensuelle, l'information dans le système financier Explo de UL sera plus à jour.
Pour les équipes administratives… Les données financières seront plus précises et il y aura un gain de temps, car moins de temps consacré à valider des transactions simples.
Pour le CHU et l’Université Laval… Nos deux institutions seront dorénavant en conformité avec les orientations des 3 organismes fédéraux et la conduite responsable en recherche.
Pour la gestion de projet du CHU… Gain de temps puisque les transactions qui vont demander de l’analyse seront seulement celles générant des exceptions.
Pour les services des finances de l’Université Laval et des facultés… Un gain de temps appréciable puisque les facultés et le service des finances de UL n’auront plus à traiter les demandes de paiement papier.
Cette modification entraîne très peu d’inconvénients à terme.
À court terme, une période d’adaptation sera nécessaire. Nous sommes cependant confiants que les équipes s’habitueront très rapidement à cette façon de faire.
Pour les chercheurs et leurs équipes… Il sera important de fournir le bon numéro de projet pour chaque transaction CHU (plateformes, Services, magasin, gaz, etc.) mais c’est comme vous le faites déjà pour les projets gérés à UL.
Pour les équipes administratives… Des analyses seront nécessaires sur les dépenses actuellement reliées aux comptes transit Pool pour les reclasser aux bons transits. Un changement de l’organisation du travail sera à prévoir sur les suivis des transits.
Pour la gestion de projet du CHU… Clarifications des exceptions de facturation à documenter pour avoir un travail harmonieux avec les équipes administratives et les chercheurs.
Cette nouvelle procédure est entré en vigueur le 1er avril 2019
Aide-mémoire administratif pour aider les équipes administratives dans les validations à faire pour la facturation mensuelle
Merci de votre collaboration.
Nous sommes conscients qu'il s'agit d'un changement de processus pour toutes les parties prenantes impliquées mais nous sommes convaincus qu'une fois bien rodé, ce processus sera très efficace.