Procédure de dépôts
Lorsqu'un dépôt est reçu par le CHU, le client a habituellement joint les informations du numéro de facture officielle pour permettre aux finances du CHU d'appliquer l'encaissement contre la facture identifiée. Sinon il a indiqué un numéro de référence qui pour aider à identifier le code de projet.
Voir la procédure ci-dessous avec un exemple.
Voici un RACI (R-Réalise, A-Approuve, C-Consulte, I-Informe)
| RACI (R-Réalise, A-Approuve, C-Consulte, I-Informe) | Equipes | AGF | GFR | CAR |
| Réception du dépôt dans le compte de banque du CHU | R | |||
| Si le dépôt fait référence à un numéro de facture, les comptes à recevoir applique le paiement contre cette facture | R | |||
| Si le dépôt n'a pas de numéro de facture mais qu'il y a toutefois un numéro de référence qui permet d'identifier dans quel code de projet le dépôt doit être enregistré, les comptes à recevoir transmettre l'information à la GFR | C | R | ||
| Le technicien doit préparer un bordereau de dépôt et appliquer des FIR s'il y a lieu et le transmettre aux comptes à recevoir | C | R | I | |
| Les comptes à recevoir comptabilisent les revenus avant la fermeture comptable du mois | R | |||
| Si le dépôt n'est pas identifié, il est envoyé dans les dépôts orphelins afin qu'un exercice de validation / identification soit démarré afin de pouvoir appliquer le revenu au bon code | C | R | R | |
Exemple concernant le cheminement de l'argent entre le moment où il est déposé dans le compte bancaire du CHU et le moment où le revenu est comptabilisé dans le code primaire du chercheur.
Aujourd'hui, j'ai ce dépôt de Merck 750 $ et selon l'avis de dépôt reçu ce montant va au 8xxxx. Je t'ai mis en fichier joint les documents en lien avec ce dépôt.
| 2024-07-24 | Dépôt direct /Merck Canada In | 750,00 |
La deuxième étape, c'est que j'envoie un courriel à la personne responsable de notre équipe avec ces documents en fichier joint. Et suite à ce courriel le technicien va me faire parvenir le bordereau.
La personne qui reçoit mon courriel pour le bordereau doit mettre l'information dans le projet et s'assurer de me faire parvenir un bordereau conforme au projet avec FIR ou pas.
Lorsque je reçois le bordereau, une fois par semaine souvent le vendredi, je remet l'information des dépôts au comptes à recevoir pour le traitement.
Ensuite une chose est certaine c'est qu'environ 5 jours ouvrable après la fin de la période, les dépôts sont tous traités par les comptes à recevoir et ceux dont nous n'avons reçu aucun avis de paiement sont mis dans le compte orphelin.
tech GFR