Afin de préciser la mise en application de la fiche technique, voici les réponses aux questions soulevées par les chercheurs :
Voir le mémo transmis le 14 février à tous les chercheurs par la DRF
Non il n'est pas permis d'avoir un projet maison dédié à la pérennité de l'équipe, ce n'est pas un projet de recherche.
Les salaires non spécifiques à un projet tel que les salaires du personnel des tâches de coordination, de gestion, de formation et/ou des tâches administratives sont des dépenses de coordination.
Elles doivent être normalement imputées dans le compte de retour de Frais indirects (FIR) disponible car celui-ci doit être utilisé en premier.
Si la coordination est spécifique à un projet, les dépenses de coordination doivent être imputées directement.
Si un surplus est réalisé dans l'année avec un projet, celui-ci sera transféré au fonds consolidés, des dépenses de coordination peuvent y être imputées.
Toutefois le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour ne pas perdre le solde disponible.
Si un surplus est réalisé dans l'année avec un projet, celui-ci sera transféré au fonds consolidés, des dépenses non spécifiques peuvent y être imputées.
Toutefois il est recommandé que le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour sécuriser ses fonds.
Le surplus est transféré au solde de fonds consolidés du chercheur une fois le projet fermé.
Toutefois il est recommandé que le chercheur doit déposer une ou des demandes d'utilisation des fonds avant la fin d'année pour sécuriser ses fonds.
Il ne faut jamais venir imputer des dépenses d'un autre projet sur un projet ayant un surplus. Cela contrevient aux normes en vigueur de la conduite responsable en recherche.
Si votre étude devient à déficit en cours de projet, la GP acceptera la création d'un déficit sur preuve de revenus futurs garantis seulement. Le déficit doit être garanti par le solde du fonds consolidé du chercheur crée dans l'année ou prévu avec une étude qui se termine.
s'il n'y a pas de preuve de revenus garantis, la GP n'acceptera pas de déficit mais permettra les reclassements de dépenses suivant l'encaissement. Le délai accordé pour le reclassement est que le tout doit se faire dans la même année financière.
Pour un montage financier futur d’une demande de subvention, si vous souhaitez identifier une portion de votre fonds consolidés, vous devez transmettre le formulaire FC–utilisation « Demande d'utilisation de fonds consolidés » à la DR vous pour obtenir une lettre d’autorisation. Le montant sera par la suite prélevé par la GP.
Ces coûts en lien avec la négociation avant le démarrage d’un projet doivent être imputés dans le compte de fonds consolidés du chercheur en attendant l’ouverture du projet.
Si l’étude est acceptée et débute, un transfert des frais dans le nouveau compte projet ouvert à cet effet devra être effectué étant donné que ceux-ci y sont directement liés. Afin de répondre aux exigences de présentation des informations financières du MSSS, ce transfert devra s’effectuer dans les trois mois suivants l’ouverture du compte.
Dans la négative, les dépenses demeurent dans le compte de fonds consolidés. Les revenus pour financer les frais de « Start-up » s’ils sont versés par l’entreprise, sont directement imputés dans le compte de fonds de consolidés du chercheur et les FIR associés à ce paiement sont prélevés également dans le fonds consolidé.
Si le projet sous financé est géré par l’UL:
- S'il s'agit de la seule dépense du projet sous financé, la dépense pourra être imputée au compte de fonds consolidés directement.
- S'il y a plusieurs autres dépenses reliées à ce projet, une demande d'ouverture d'un compte au CHU doit être faite en utilisant le formulaire de demande d’utilisation de fonds consolidés.
Si le projet sous financé est géré au CHU:
- Imputer la dépense à ce projet et un transfert de revenu du fonds consolidé sera fait pour compenser le déficit.
Transmettre le formulaire FC - Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte.
Il faut que le recrutement du chercheur ait fait l'objet d'une nomination au bureau de direction, qu'il est accepté le recrutement et confirmer sa date d'arrivée et que celle-ci soit dans la prochaine année.
Le chercheur devra présenter un projet de démarrage à financer. Ce n'est pas un transfert de fonds consolidés mais plutôt un projet financé par les fonds consolidés.
Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif).
Transmettre le formulaire FC - Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte.
Il faut décrire le projet à financer. Ce n'est pas un transfert de fonds consolidés mais plutôt un projet financé par les fonds consolidés.
Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif) et transmet à la GP par la suite.
Transmettre le formulaire FC-Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété à la DR pour signature. Ensuite transmettre la réquisition d'achat accompagnée de la soumission pour procéder à l'achat. Les fonds ne seront utilisés qu'à ce moment. Il ne peut y avoir un projet pour un achat dans le futur.
Les achats doivent suivre les règles d’approvisionnement de l’établissement.
L'achat sera porté au projet dans le système financier (module de gestion de projet de GRF) et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur sera effectué pour financer l'achat.
Il faut valider l'admissibilité :
- Admissible si en même temps qu’un achat d’équipement car la DR demande que tout achat d’équipement soit acheté accompagné d’un contrat de service de 3 ans plus l’année de base.
- Admissible si non spécifique à un projet actuellement financé car si spécifique à un projet financé, la dépense doit être imputée au projet.
- Admissible si pour un équipement à utilisation commune car non spécifique à un projet.
- Admissible si relié à un achat financé précédemment par le FCI et qu’il n’y a plus de FEI de disponible.
Le traitement comptable suivant sera effectué :
- Lors de l’achat d’un équipement, la dépense sera portée au projet de la DR dans le module de gestion de projet de GRF et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur sera effectué pour financer celle-ci.
- Dans les autres cas la dépense devra être imputée au fonds consolidés.
Transmettre le formulaire FC-Utilisation : « Demande d'utilisation de fonds consolidés » complété pour permettre l’ouverture d’un compte. Vous devez faire approuver la DR (directeur adjoint administratif) et transmet à la GP par la suite.
Suivant le dépôt du formulaire, un projet sera ouvert dans le système financier (module de gestion de projet de GRF) et un transfert de revenus du fonds consolidé du chercheur pour financer les coûts.
La DR procède à la demande de projet à la direction des services techniques (DST). Lestravaux doivent suivre les règles d’approvisionnement de l’établissement.
Dans les faits, les finances couvrirons ces déficits avant de permettre d'utiliser votre fonds consolidés.
exemple: Vous avez des études en déficit de 30K, vous avez un solde dans votre fonds consolidés de 40K, dans les faits, seulement 10K vous est disponible pour démarrer un projet.
L’admissibilité suit les règles des trois grands organismes fédéraux (IRSC, CRSNG et CRSH).
Dans le cas d'un projet sous financé, l’admissibilité suit le programme de la subvention obtenue initialement.
Une demande dont la seule dépense serait un frais de déplacement pour un congrès, c'est pas considéré comme un projet de recherche.
oui, le salaire de chercheur de centre peut faire partie du montage financier d'un projet de recherche bien défini.