Fiche technique : instructions reliées à la gestion des FIR perçus au Centre de recherche du CHU de Québec- Université Laval (CHUQc-UL)
Communiqué envoyé aux chercheurs le 24 mars 2026
Conformément à la circulaire 2023-015, la répartition des frais indirects perçus au CHUQc-UL est:
| CHU 40% |
| CRCHU 60% |
À titre d'exemple, voici la répartition lorsque 30%
| Partage des frais indirects perçus au CHUdeQc-UL | Avant le 1er avril 2022 | À partir du 1er avril 2022 | À partir du 1er avril 2023 | À partir du 1er avril 2026 |
| CHU (40%) | 12% | 12% | 12% | 12% |
| DR (60) | 9% | 12% | 13.5% | 18% |
| Retour de FIR au chercheur principal | 9% | 6% | 4.5% | 0% |
Depuis plusieurs années, le Centre de recherche avait choisi de retourner une portion de ces FIR aux chercheurs responsables de projets.
À compter du1er avril 2026, le Centre de recherche du CHU de Québec ne retournera plus de pourcentage de FIR aux chercheurs responsables de projets.
Cette révision à été approuvée au bureau de direction du Centre le 9 mars 2026.
Cette décision vise à harmoniser nos pratiques avec celles en vigueur dans les centres de recherche financés par le FRQS à l’échelle provinciale.
Les soldes actuellement disponibles dans les comptes de FIR des chercheurs demeurent accessibles, selon les règles habituelles.
La même répartition 40/60 s’applique peu importe le % de frais indirects perçus que ce soit 30%, 27%, 18%, 15%.
Lorsqu’un organisme ou entreprise privée finance des activités de recherche au CHU de Québec – Université Laval (CHUdeQc-UL), les activités réalisées en milieu hospitalier occasionnent des frais indirects pour le CHUdeQc-UL.
Le ministère de la santé et des services sociaux du gouvernement du Québec a mis en place, suite à l’analyse des coûts engendrés, une politique concernant la contribution de l’entreprise privée lors de toute activité de recherche dans un centre hospitalier, voir les circulaires ci-après.
Le total des frais indirects avec l'entreprise privée à ajouter à un contrat de recherche signé et géré au CHU de Québec - Université Laval est égal au total des frais de recherche directe multiplié par 30 %.
18 % des frais indirects ainsi perçus doivent être affectés à la couverture des frais administratifs indirects du CRCHU de Québec-Université Laval. La portion des frais indirects affectée au CRCHU de Québec-Université Laval est sous la responsabilité du directeur du centre de recherche, lequel doit en déterminer l’utilisation;
alors que les 12 % restants sont transférés dans le budget général du CHU de Québec-Université Laval.
| CHUdeQc-UL (40%) | 12% |
| CRCHUdeQc-UL (60%) | 18% |
| Total | 30% |
La même répartition 40/60 s’applique peu importe le % de frais indirects perçus que ce soit 30%, 27%, 18%, 15%, etc.
Depuis la signature du contrat d'affiliation en 2020, UL verse au CRCHUdeQc-UL une portion des FIR sur les subventions provinciales, contrats dont le lieu de la recherche est le CRCHUdeQc-UL mais géré à UL.
Ce retour sert à financer les différentes services offerts aux chercheurs par le CHUdeQc-UL et le CRCHUdeQc-UL.
En 2002, un groupe de travail interministériel MEQ-MSSS-MRST évalue les frais indirects à 65%. Le gouvernement fédéral débloque un budget pour couvrir une partie des frais indirects. À l'époque, les frais indirects représentait 20% des subventions mais depuis le % a diminué. Auparavant nommé frais indirects du fédéral, ils se nomment maintenant Frais de soutien à la recherche (FSR).
C'est UL qui reçoit cet enveloppe et un retour de 80% de la moyenne des 3 dernières années est fait au centre de recherche pour les projets dont le lieu de recherche est au CHUdeQc-UL.
Ce retour sert à financer les différentes services offerts aux chercheurs par le CRCHUdeQc-UL.
La conduite de la recherche doit se faire dans un des sites du CRCHU de Québec - Université Laval et la gestion des fonds se fait par l’entremise du système financier du CHU de Québec.
La méthode d’application et de comptabilisation des FIR :
- Une matrice de répartition des % a été déposée au Service des finances du CHUQc-UL selon la répartition prévue à la circulaire.
- Les FIR sont prélevés et comptabilisés dès le moment de la facturation et des ajustements subséquents sont faits si par exemple l'encaissement est en devise étrangère.
Les règles du manuel de gestion financière du MSSS s’appliquent
Ne doit pas être une dépense en lien avec un projet de recherche directement
- Paiement d’une bourse à un étudiant UL dirigé par le chercheur, ne pouvant être payé par un projet. L’étudiant doit être sur un des sites du CRCHUdeQc-UL.
- Salaire de personnel de recherche attitré à la coordination de projets
- Équipements
- Participation à des congrès/colloques scientifiques/Formations selon les règles de l'établissement en lien avec la recherche
- Frais de publication/ frais de plateformes/ autres frais si le projet relié est fermé seulement ou déficitaire, sinon les frais doivent être imputés au projet
- Honoraires professionnels de révision, traduction, consultation scientifique. Les honoraires d’avocats sont non admissibles sauf exception autorisé par la Direction de la recherche au préalable. Les honoraires de médecin/chercheur en lien avec un projet de recherche ne sont pas admissibles
-
Un compte de retour de frais indirects (FIR) permet une dépense de working lunch, toutefois ce working lunch doit se faire au bureau (style boite à lunch et NON au RESTO) et ne doit pas avoir lieu chaque mois, mais seulement à raison de 1-2 fois par année. Pour la justification, il faut identifier les personnes présentes et l'ordre du jour.
Toujours valider avec votre AGF attitré si la dépense est admissible avant de l'engager et nous validerons avec les finances s'il y a lieu.
***Ces dépenses pourront être imputées au code de fonds consolidés du chercheur lorsque les soldes de son code de FIR seront épuisés.
En cas de départ, décès, retraite d’un chercheur ou d’un changement de lieu où s’effectue la recherche vers un autre établissement, les fonds sont conservés par la DR puisque ce sont des fonds institutionnels.
Les soldes actuellement disponibles dans les comptes de FIR demeurent accessibles aux chercheurs, selon les règles habituelles.
***Les dépenses pourront être imputées au code de fonds consolidés du chercheur lorsque les soldes de son code de FIR seront épuisés.
Oui, le financement d'un projet de recherche à partir de votre code FIR est autorisé jusqu'à épuisement des soldes.
Vous devez faire une demande d'utilisation des fonds en remplissant le formulaire ci-dessous, le faire signer par la DR qui le fera suivre pour les étapes d'ouverture de projet.
Même formulaire que les projets financés par les fonds consolidés:
Formulaire_demande_utilisation_Fonds_consolide_FIR
Les règles d'admissibilité des dépenses suivront celles des règles des 3 conseils fédéraux (IRSC, etc)
Si c'est un projet sous financé, les règles applicables sont celle de l'organisme.
Aucun projet de recherche avec compagnie privée ne peut être financé par un retour de FIR.
Circulaire sur le 30%
2023-015_Circulaire (2023-04-20)
Circulaire sur le 27%
2023-015_Annexe (2023-04-20)_Complément d’information_FIR