Fiche technique : instructions pour l’utilisation d’un Fonds consolidé suite à la directive de la direction des ressources financières (DRF) du CHUQc-UL de clarifier l’utilisation des fonds consolidés selon les règles prescrites du manuel de gestion financière du Réseau de la Santé et des Services Sociaux (RSSS).
Fiche et formulaires : Fonds consolidés
Formulaire_demande_utilisation_Fonds_consolide_FIR
Voici le formulaire pour faire une demande de prolongation d'un projet maison. La direction de la recherche considère qu'une année de grâce comme les subventions des IRSC est acceptable mais une demande doit être faite pour documenter le dossier.
Lorsque la totalité des fonds au projet ont été utilisé et que le projet doit se poursuivre, une tranche supplémentaire peut être ajoutée en remplissant ce formulaire. On entend par quasi-totalité 80% du versement initial.
Demande-de-prolongation-projet-maison_2025-04-16
MAJ 17 avril 2025
Suivant les validations reliées à la procédure de fermeture de projet, plusieurs projets financés par l’entreprise privée affichent un solde résiduel à terme. La consolidation de ces soldes se fait dans un compte libellé à titre de fonds consolidés au CHUQc-UL.
Définition de fonds consolidés : accumulation des soldes excédentaires suivant la terminaison de projets de recherche avec l'entreprise privée. Synonyme : fonds de recherche, solde résiduel de contrats terminés, surplus d’études.
En tant qu’établissement public, le CHUQc-UL se doit de respecter les règles prescrites par le RSSS dans le manuel de gestion financière.
La comptabilisation des soldes cumulatifs de fin de projet se faisant à l'avoir propre sont affectés au nom de la Direction de la recherche pour les chercheurs mais ne peuvent être garantis par l’établissement.
Si le déficit total de l'établissement est radié par le ministère en fin d’année cela aurait pour effet de radier les soldes cumulés de fin de projet de recherche. Ce faisant les chercheurs n'ayant pas utilisé leurs soldes de fin de projet de recherche pourraient ne plus avoir accès à ces sommes.
Pour pouvoir utiliser les soldes de projets terminés, il est nécessaire de suivre la procédure de dépôt d’un projet décrite ci-après. Cela doit se faire avant la fin d’année financière.
voir le mémo transmis par la DRF le 14 février 2022 Lettre DRF_Soldes de fin de projet_20220214
Le solde des fonds consolidés ne doit être utilisé que dans le cadre de projets de recherche (démarrage de nouveaux projets et consolidation de projets en cours) en lien avec les activités de recherche de l’établissement. Ainsi, toutes les dépenses engagées doivent être en lien avec un projet de recherche et avoir comme objectif de stimuler la recherche au sein du CRCHUQc-UL.
| Nouveau projet de recherche « maison » | Un code budgétaire distinct sera ouvert |
| Consolidation d’un projet existant« projet sous financé » | Un code distinct sera ouvert |
| Achat d’un équipement pour la recherche | Un code projet identifié à la DR pour les achats d’équipements |
| Projet d’aménagement pour la recherche | Un code projet distinct sera ouvert pour chaque aménagement |
| Fond d’aide ou de démarrage pour un autre chercheur | Un code budgétaire distinct sera ouvert |
| Dépenses non spécifiques à un projet – voir dépenses admissibles ci-après | Imputées directement au compte de fonds consolidés |
Si cela s’applique, les fonds deviennent disponibles lorsque la déontologie (éthique humaine, éthique animale et risques biologiques) est conforme.
Les fonds doivent être utilisés selon l'échéancier identifié dans la demande de projet.
Utiliser le formulaire - Demande d’utilisation de fonds consolidés (FC-Utilisation)pour un projet maison, pour combler un montage financier dans le cadre de projet sous financé, achat d’équipements, projet d’aménagements et fonds d’aide ou de démarrage.
Transmettre le formulaire au directeur adjoint administratif charles-j.roberge@crchudequebec.ulaval.ca pour approbation.
La demande signée sera ensuite transmise à octrois@crchudequebec.ulaval.ca pour débuter le processus de déontologie et d'ouverture de compte.
- Attention, s’il s’agit d’un projet sous financé ayant déjà obtenu une approbation éthique humaine au préalable, il est nécessaire de transmettre un formulaire de modification (F1) à l’éthique pour identifier l’ajout de ce financement.
- Si vous souhaitez identifier une portion de votre fonds consolidés pour un montage financier en prévision d’une demande de subvention, transmettre le formulaire (FC-Utilisation) à la DR pour obtenir une lettre d’autorisation. Le montant sera par la suite réservé par la Gestion financière de la recherche (GFR) en attendant l’ouverture du projet.
La conduite de la recherche doit se faire dans un des sites du CRCHU de Québec - Université Laval et la gestion des fonds se fait par l’entremise du système financier du CHU de Québec.
Le projet « maison » doit s’arrimer avec le plan stratégique de développement du Centre, les cibles de développement des axes et de la recherche et la logistique des ressources.
Une validation de la DR pourrait être effectuée.
Le chercheur s’engage à respecter :
- la réalisation de son projet tel que la demande et l'échéancier déposés
- Les règles d’utilisation des fonds consolidés
- Les normes d’éthique et d’intégrité scientifique définies dans les Standards en éthique de la recherche et d’intégrité scientifique
- La politique de conduite responsable en recherche
- Souligner dans ses publications la contribution du Centre de recherche du CHU de Québec
Suivi demandé
Pour un projet « maison », le chercheur doit, à la fin de l’utilisation des fonds, produire à l’attention du Directeur :
- un bref rapport scientifique
- Explication sommaire du projet et des résultats;
- Retombées si applicables (nouvelles subventions, publications, etc.)
- un rapport financier préparé par le gestionnaire attitré au chercheur par la DR
En cas de départ, décès, retraite d’un chercheur ou d’un changement de lieu où s’effectue la recherche vers un autre établissement, les fonds consolidés sont conservés par la DR puisque ce sont des fonds institutionnels.
Les fonds doivent être utilisés selon l'échéancier identifié lors de la demande de projet. Les fonds restants à la fin du projet sont récupérés par la DR.
Les demandes de prolongation pourraient être autorisées par la DR doivent être adressées par courriel au directeur adjoint administratif, avec copie conforme à son répondant administratif attitré à la DR.
Une foire aux questions est disponible pour clarifier le traitement selon certaines situations.
extrait de l'annexe H point 4
4.Projets de recherche en cours et terminés
Lorsque les sommes reçues excédent les coûts de la réalisation du projet (ou de l’activité) selon les fins prescrites à l’entente, cet excédent doit être inscrit comme revenu dans l’exercice au cours duquel le projet (ou l’activité) est terminé, sauf si l’entente prévoit l’utilisation du solde à d’autres fins prescrites. De même, si une nouvelle entente écrite est conclue entre les parties, il est possible de comptabiliser un revenu reporté, si cette entente prévoit les fins pour lesquelles le solde doit être utilisé.
Le solde des contributions d’origine externe à l’égard des projets de recherche terminés qui ne peuvent donner lieu à l’inscription d’un revenu reporté, peut être identifié à l’avoir propre de l’établissement à titre d’affectations d’origine interne. Ce solde ne doit être utilisé que dans le cadre de projets de recherche (démarrage de nouveaux projets et consolidation de projets en cours) en lien avec les activités de recherche de l’établissement.
De plus, lorsque des projets de recherche présentent des soldes déficitaires, ceux-ci ne peuvent être appliqués à l’encontre des revenus reportés d’autres projets car ces revenus reportés doivent généralement être destinés à des fins spécifiques.