Description
La direction du CRCHU souhaite encourager l’utilisation de la plateforme de gestion d’événement Fourwaves pour les activités scientifiques organisées par ses membres en prenant en charge une partie des frais de License.
Cette plateforme web permet de diffuser et gérer facilement toutes les informations relatives à votre évènement sur une page internet personnalisée très conviviale. La plateforme comprend les formulaires d’inscription (avec possibilité de paiement en ligne - des frais de transaction s’appliquent), le formulaire de soumission, un horaire préformaté, la page de présentation des soumissions (avec filtres et votes possibles), un module d'évaluation simple (distribution des résumés aux évaluateurs, grille personnalisée, possibilité de feedback aux auteurs) et un nombre illimité de pages pour présenter vos conférenciers, vos partenaires ou tout autre information (plus de détails). Le contenu du site peut être privé, c’est-à-dire, restreint aux participants inscrits à l’événement. Vous pourrez extraire vos listes des participants ou les résumés dans Excel, faire des envois de courriels groupés (selon les critères de votre choix), générer automatiquement vos badges ou le livret des résumés et encore plus!
Vidéo d’aperçu de la plateforme
Bien lire ces informations
• Le demandeur doit être un membre actif du Centre de recherche et faire parti du comité organisateur de l’événement.
• L’activité pour laquelle le site Fourwaves est demandé doit-être de nature scientifique. Elle sera considérée comme activité interne au CRCHU si celle-ci est organisée par un ou plusieurs axes de recherche du CRCHU ET que les personnes invitées à participer à l'événement sont exclusivement des membres du CRCHU.
• Dans le cas d’une activité non-interne, dite externe, l’utilisation de la License Fourwaves du CRCHU sera considérée comme une commandite. Les organisateurs devront afficher le logo du CRCHU parmi les partenaires. Il est à noter que tous les sites Fourwaves créés sur la License du CRCHU seront automatiquement affiliés à notre institution et regroupés dans le même compte organisationnel pour Fourwaves.
Ces tarifs sont valables pour les événements qui auront lieu en 2025 uniquement.
- Site personnalisable incluant le formulaire d’inscription, un nombre illimité de soumissions et le module d’évaluation en ligne. Ce module vous permet de créer le formulaire d’évaluation, d’attribuer des résumés aux évaluateurs qui y accéderont et les noteront directement en ligne. La compilation et l’analyse des évaluations seront simplifiées. Plus d’information
- 600$ pour les activités internes (définies dans les conditions d’utilisation ci-dessus)
- 1500$ pour les activités externes
Plusieurs options sont disponibles et seront facturées en plus par Fourwaves. (voir les détails et tarifications)
- Option Live pour événement hybride ou virtuel : 999$ par participant
Cette option permet d’organiser des sessions d’affiches virtuelles ou autres événements interactifs où les participants peuvent discuter entre eux par un système de chat et de visioconférence intégré à la plateforme. Plus d’information
• Module de vidéos préenregistrées : 499$
Cette option permet d’ajouter à chaque soumission une vidéo préenregistrée pour que les participants ou les évaluateurs puissent la visionner avant, pendant et après l’événement
• Remplir ce formulaire en ligne : https://forms.office.com/r/qU3juvLKCA
Prévoir un délai d’au moins une semaine pour la création et l’accès au site. Les personnes identifiées pour pouvoir éditer le site recevront un courriel de Fourwaves pour l’accès au panneau organisateur. Pour rendre le site accessible à tous, n’oubliez pas de le publier quand il sera prêt!
• Pour personnaliser votre page web, prévoyez une image (Taille recommandée: 1800px en largeur par 600px en hauteur avec une résolution d’au moins 72 ppi). Si vous n’en avez pas, nous avons un modèle préétabli, uniformisé pour tous les axes à vous proposer.
• Pour toute question au sujet de la conception de votre site, consultez le centre d’aide de Fourwaves. Le service des communications et événements est également disponible pour répondre à vos questions. Si vous éprouvez des difficultés, vous bénéficiez d’un support prioritaire de Fourwaves. Les contacter sur le chat du centre d’aide ou au support@fourwaves.com.