La méthodologie utilisée par le CRCHU a été discutée avec les autres centres affiliés à l’Université Laval afin d’uniformiser le mieux possible l’exercice :

• Rémunération :
  • à partir des données provenant des systèmes de paie du CHU et de UL depuis le 15 mars
  • nous avons validé pour chaque employé si les heures avaient été imputées sur un ou des comptes de sources non gouvernementales afin d’être admissible au FUCRC.
  • Nous utiliserons les 12 meilleures semaines de rémunération en plus du critère du maximum de 847$/semaine entre le 15 mars et le 29 août, fin du programme.
• Organisme validé :
  • Certains organismes sont toujours en attente de validation de UL en ce qui attrait à leur admissibilité.
    • Les salaires des employés rémunérés sur des comptes de Frais indirects de contrats de recherche (FIR) et/ou de Fonds consolidés sont admissibles
• Plateformes/services :
  • Les salaires des employés rémunérés habituellement sur des comptes de plateformes/services sont maintenant 100% admissibles contrairement au % déterminé suite à l’analyse des revenus de sources non gouvernementales que nous vous avions indiqué hier dans le publipostage
• Bourses
  • Les bourses des étudiants de cycles supérieurs et chercheurs postdoctoraux payées à partir de sources non gouvernementales sont maintenant admissibles autant celles de UL que du CHU en autant qu'elles ne soient pas des bourses d'excellence (bourse nominatives)

Objectifs du programme

Doté d’un budget total de 450 millions de dollars, le programme vise deux objectifs :

• de façon prioritaire, fournir un soutien salarial aux universités et aux établissements de recherche en santé, qui ne sont pas admissibles à la subvention salariale d’urgence du Canada, afin de les aider à retenir leur personnel de recherche pendant la pandémie de COVID-19 (jusqu’à 325 millions de dollars);
• fournir un soutien pour les coûts supplémentaires extraordinaires associés au maintien d’engagements essentiels en recherche pendant la pandémie de COVID-19 et à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures de distanciation physique seront assouplies et que les activités de recherche pourront reprendre (125 millions de dollars).

• Description du programme

  Le programme comporte trois étapes. Les établissements doivent présenter une demande à chacune des étapes pour recevoir des fonds. Le financement attribué dans le cadre des deux premières étapes doit servir exclusivement au soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible. Le financement de la troisième étape servira à couvrir les coûts engagés relativement au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent démontrer qu’ils ont besoin de fonds d’urgence à toutes les étapes.

  Les établissements doivent utiliser les fonds attribués aux étapes 1 et 2 uniquement pour le soutien salarial du personnel de recherche dont le salaire est payé en totalité ou en partie par des sources non gouvernementales et sur la rémunération duquel la COVID-19 a eu une incidence négative. Tous les efforts raisonnables doivent être déployés pour éviter ou renverser la mise à pied du personnel de recherche admissible. Les établissements demandeurs doivent s’assurer que les personnes pour qui le soutien salarial est demandé au programme ne font pas d’autre demande de soutien salarial (demande de prestation canadienne d’urgence par exemple). Se reporter aux dépenses admissibles pour plus de précisions.

  Admissibilité : Les établissements pourront recevoir un soutien salarial pouvant atteindre 75 p. 100 de la portion des salaires/des traitements du personnel de recherche habituellement financée par des sources non gouvernementales, jusqu’à concurrence de 847 $ par semaine pendant au plus 12 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) par employé, pour des dépenses engagées pendant la période d’admissibilité qui va du 15 mars 2020 au 29 août 2020.

https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/index-fra.aspx

Foire aux questions -réponses : vous trouverez plusieurs réponses à vos questions concernant ce qui est admissible ou non

Étape 1

https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/stage-etape-1/faq-fra.aspx#5

Étape 3

https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/faq/ramp-up_costs-couts_de_reprise-fra.aspx#4

La bonne habitude à prendre afin de respecter la conduite responsable en recherche est de faire coder vos employés dans les projets sur lesquels ils travaillent à chaque période de paie.  

Si malgré tout, des corrections doivent avoir lieu, nous vous demandons de communiquer avec votre gestionnaire/agent de gestion financière pour expliquer la situation.

Pour les hors-axes, si vous deviez faire des corrections, veuillez procéder comme à l’habitude avec les instances et les pièces justificatives usuelles. 

Nous vous rappelons que des vérifications pourraient être effectuées par le gouvernement pour chacune des 3 étapes du programme afin de s’assurer que les règles ont bien été suivies.

Il incombe aux établissements financés de faire la démonstration des montants demandés et d’en conserver la preuve au dossier à des fins de suivi financier et d’audit. 

Bonjour chercheur X,

Tel qu’annoncé dans le courriel de vendredi dernier en lien avec le fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada (FUCRC), ce message a pour but de vous communiquer la liste du personnel de recherche sous votre gestion et qui, selon les règles, seraient présentement admissibles au fonds d’aide.

Pour le FUCRC, le personnel de recherche comprend les étudiants des cycles supérieurs, les chercheurs postdoctoraux et les autres membres du personnel (ex : infirmières de recherche, professionnels de recherche, techniciens, etc.) qui sont associés à des projets de recherche. Cette liste devra cependant être vérifiée et validée par l’Université Laval qui est l’établissement responsable du dépôt de la demande.

Vous trouverez ci-dessous la liste de votre personnel œuvrant sur vos projets de recherche depuis le 15 mars 2020 jusqu’au 20 juin 2020 (dernière période de paie traitée jusqu'à maintenant). N’est pas admissible le personnel de recherche ayant été payé exclusivement à partir de fonds gouvernementaux ou par une bourse. Veuillez noter que le personnel de recherche dont la rémunération est effectuée par l’Université Laval n’est pas encore sur votre liste et sera ajouté lorsque cette information sera obtenue de celle-ci.

Tableau du chercheur X

Cette liste a fait l’objet de validations préalables selon la méthodologie décrite.  Veuillez-vous référer au gestionnaire/agent de gestion financière attitré de votre site en cas de questionnements.

Une confirmation finale vous sera aussi fournie à la fin de la période couverte qui se termine le 29 août 2020.

En respect de la conduite responsable en recherche, la méthode demandée est de faire coder vos employés dans les projets sur lesquels ils travaillent à chaque période de paie.  Ainsi, il ne devrait pas y avoir de reclassements.

Si malgré tout des corrections doivent être effectuées, nous vous demandons de communiquer avec votre gestionnaire/agent de gestion financière pour expliquer la situation.

Pour les hors-axes, si vous deviez apporter des corrections, veuillez procéder comme à l’habitude avec les instances et les pièces justificatives usuelles.

Nous vous rappelons que des vérifications pourraient être effectuées par le gouvernement pour chacune des 3 étapes du programme afin de s’assurer que les règles ont bien été suivies. Il incombe aux établissements financés de faire la démonstration des montants demandés et d’en conserver la preuve au dossier à des fins de suivi financier et d’audit.

Merci de votre collaboration.

Le comité FUCRCH du CRCHU

P.S. Si vous êtes actuellement en vacances ou absents et que vous prenez connaissance de ce courriel à votre retour, ne vous inquiétez pas : la confirmation finale ne sera faite qu’à la fin août. 

Chers chercheurs et gestionnaires financiers, coordonnateurs (trices) 

 Le gouvernement fédéral a récemment mis en place le Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada (FUCRC). Ce programme est temporaire et a pour but d’aider les universités et les établissements de recherche en santé du Canada qui ont subi les contrecoups de la pandémie de COVID-19.  Le programme est doté d’un budget total de 450 millions de dollars et comporte trois étapes distinctes. Les établissements admissibles doivent présenter une demande à chacune des étapes pour recevoir des fonds. Pour les centres de recherche affiliés à l’Université Laval, comme le Centre de recherche du CHU de Québec – Université Laval (CRCHUQc-UL), la demande doit transiger via l’Université Laval qui est l’établissement demandeur pour ce programme. Le financement attribué dans le cadre des deux premières étapes doit servir exclusivement au soutien salarial personnel de recherche dont le salaire est habituellement payé en totalité ou en partie par des sources financières non gouvernementales. Le financement de la troisième étape doit servir à couvrir les coûts engagés qui sont de nature exceptionnelle relativement au maintien et à la reprise des activités de recherche.  

Aux fins de la subvention, le personnel de recherche comprend les étudiants des cycles supérieurs, les chercheurs postdoctoraux et les autres membres du personnel (ex : infirmières de recherche, professionnel de recherche, technicien, etc..) qui sont associés à des projets de recherche. Les conditions du programme pour ces 2 étapes sont nombreuses et peuvent être retrouvées sur le site web du programme (https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/index-fra.aspx). En bref, un soutien salarial pouvant atteindre 75% de la portion du salaire du personnel de recherche habituellement financée par des sources non gouvernementales et cela jusqu’à un maximum de 847$ par semaine pendant au plus 12 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) par employé peut être demandé. La période couverte par le fonds d’urgence est du 15 mars au 29 août 2020. 

 Du montant total disponible pour l’étape 1 et 2 du programme, un montant admissible de 2.2M$ est potentiellement disponible pour le CRCHUQc-UL.   

Nous devons fournir pour validation à l’Université Laval pour le 23 juillet prochain la liste des employés ayant été rémunérés à partir de sources non gouvernementales afin de déterminer le montant estimé pour le CRCHUQc-UL. Cet exercice est entièrement effectué par la Direction du Centre de recherche à partir des systèmes de paie du CHU de Québec - Université Laval ainsi que de celui de l’Université Laval.  L’exercice doit se faire à partir des systèmes officiels des établissements.  Pour chaque employé, nous validons s’il est rémunéré en tout ou en parti sur un fonds de sources non gouvernementales afin de valider son admissibilité. Vous pourriez être contacté au besoin afin d’obtenir des informations complémentaires. La méthodologie utilisée a été discutée avec les autres centres affiliés à l’Université Laval afin d’uniformiser le mieux possible l’exercice. 

Lundi, vous recevrez individuellement une extraction des données de vos employés via un courriel publipostage afin de vous indiquer la liste de votre personnel touché par cette mesure d’urgence et nous aurons besoin d’une réponse dans un délai de 24 heures.  Une confirmation finale vous sera aussi fournie à la fin de la période couverte qui se termine le 29 août. 

Des vérifications pourraient être effectuées par le gouvernement pour chacune des 3 étapes du programme afin de s’assurer que les règles ont bien été suivies. Il incombe aux établissements financés de faire la démonstration des montants demandés et d’en conserver la preuve au dossier à des fins de suivi financier et d’audit.  

 Lien web FUCRC 

https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/index-fra.aspx 

Foire aux questions -réponses : vous trouverez plusieurs réponses à vos questions concernant ce qui est admissible ou non 

https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/stage-etape-1/faq-fra.aspx#5 

La période maximale d’admissibilité au soutien salarial passe de 12 à 24 semaines pour la même période du 15 mars au 29 août.

• Un publipostage a été envoyé le 21 décembre aux chercheurs avec les personnes admissibles en lien avec les fonds non gouvernementaux pour confirmer le montant de l'étape 1 par employé et par compte et le montant conditionnel de l'étape 4.

Étape 1 : 12 meilleures semaines: les montants alloués sont confirmés, les reclassements seront faits sous peu.

Étape 4 : 12 semaines restantes: les montants ne sont pas encore confirmés.  Cela dépend de l'enveloppe restante.  Le montant alloué sera probablement un prorata du montant calculé.

Prochaines étapes au CHU à venir en janvier 2021

• Un compte CHU FUCRC sera ouvert pour chacun des chercheurs pour la portion FUCRC lui revenant​
• Les salaires seront retirés de vos comptes et reclassés dans votre compte FUCRC pour apparier les dépenses aux revenus.

Pour janvier 2021 : confirmation des montants alloués

Courriel envoyé en novembre 2020 aux chercheurs pour les précisions sur l'étape 3

Bonjour à vous

En suivi de la rencontre zoom organisée par l’Université Laval le 28 octobre dernier, voici quelques précisions pour les chercheurs œuvrant au CHU de Québec-Université Laval :

• Vous pourrez visionner la présentation de la rencontre du 28 octobre ;
• Sont admissibles au soutien offert à l’étape 3 les coûts supplémentaires extraordinaires engagés pour des projets de recherche financés par des sources qui peuvent être gouvernementales ou non gouvernementales. On entend par coûts supplémentaires extraordinaires les coûts additionnels imprévus qui n’auraient pas été engagés s’il n’y avait pas eu de pandémie de COVID-19 et qui ne peuvent être couverts par des sources de financement existantes.

Pour vous aider à identifier ce que vous pouvez ou ne pouvez pas réclamer, veuillez prendre connaissance des dépenses admissibles et de la foire aux questions :

• Dépenses admissibles :https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/index-fra.aspx
• FAQ : https://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/crcef-fucrc/faq/ramp-up_costs-couts_de_reprise-fra.aspx#4

Afin de bien documenter votre réclamation par projet, nous vous recommandons :

• De rédiger un document explicatif par projet détaillant :
• Titre du projet
• Node compte
• Géré au CHU ou UL
• Date de début et de fin de l’arrêt/maintien/reprise
• Justificatif de l’activité ou des activités
• Dépenses détaillées présentées selon les deux catégories (le maintien et la reprise) afin de vous faciliter la saisie dans le formulaire en ligne
• Pour consulter les transactions financières
  • Si les fonds sont gérés à l’université, vous pouvez consulter EXPLO pour identifier les dépenses réalisées pendant la période du 15 mars au 15 novembre
  • Si les fonds sont gérés au CHU, vous pouvez consulter GRI pour identifier les dépenses
  • Au besoin, l’équipe Administration du CRCHU pourrait extraire pour vous une liste des transactions détaillées de ses systèmes. Nous vous demandons de signifier dès maintenant à votre agent de gestion financière/gestionnaire attitré si vous avez besoin de son aide, car vous êtes probablement plusieurs dans ce cas et, si toutes les demandes nous parviennent à la dernière minute, il pourrait être difficile de traiter celles-ci dans les délais impartis.
• Vous devez attester de l’authenticité des dépenses déclarées et être en mesure de les prouver avec des pièces justificatives lorsque vous allez remplir le formulaire en ligne. Ces pièces pourront aussi servir si une vérification est demandée par le FUCRC.

Si vous avez des questions, veuillez les adresser à votre équipe administration attitrée, qui assurera un traitement uniforme en validant avec l’université.

Merci de votre collaboration