La FCI demande que tous les articles relatifs aux projets qu’elle finance se conforment aux politiques et les procédures courantes d’appels d’offres et d’achat de l’établissement.
Les achats doivent se faire par le biais du service des approvisionnements du CHU. Les achats sont autorisés par la gestion de projet jusqu’à concurrence des confirmations obtenues de la FCI et du provincial. Les équipements appartiennent au CHU puisqu’ils y sont installés tel que le stipule les règles de la FCI.
Il est important, pour une question de planification, de demander à votre gestionnaire/agent de gestion financière d’informer le responsable des approvisionnements que vous aurez à procéder dans les prochains mois à l’acquisition d’équipements. Vous pouvez l’informer dès que vous avez finaliser l’étape 3. Il s’agit de faire une demande de projet. Vous pouvez lui fournir votre liste détaillée des équipements et lui demander les instructions à suivre pour la suite.
Habituellement, voici les règles à suivre sur le type d’appel d’offre selon la valeur des équipement (sous réserve de l’approbation de l’agent d’approvisionnement)
Une fois le processus d’appel d’offre complété, Assurez-vous d’inscrire sur la réquisition, les références suivantes:
- le numéro de la FCI
- Le numéro de l’appel d’offre ou soumission
- le numéro de l’item de la liste détaillée de votre FCI
- le montant total incluant le rabais inkind (correspond au total de la soumission)
Modèle de réquisition FCI approuvé par la gestion financière de la recherche et les approvisionnements
À la réception de l’équipement, celui-ci doit être répertorié dans l’inventaire des équipements du CHU. Il est nécessaire de faire les démarches afin d’obtenir un numéro de Service des Technologies Biomédicales (STB).
Pour plus d’informations comment procéder pour avoir un numéro STB https://temp.crchudequebec.ca/extranet/dr/infrastructure/general/interal/