Votre demande FCI a été soumise il y a quelques mois et elle a été accepté à 100% ou conditionnel par la FCI.
Cette étape a pour objet la mise à jour définitive de votre demande de projet. Une fois cette étape complétée, la FCI s’attend à ce que l’utilisation des fonds, (tant pour les achats que pour le développement des infrastructures, les dates d’acquisition et la date de fin du projet) s’effectue conformément à ce qui est écrit dans la demande initiale. Les modifications ultérieures au projet nécessiteront l’autorisation préalable de la FCI.
Voici quelques grandes lignes pour la finalisation des contributions:
Délai pour la finalisation
La FCI accorde un délai maximum de 9 mois, à compter du moment de l’annonce des résultats, pour effectuer la finalisation.
***Le plus tôt votre finalisation sera effectuée, le plus tôt vous aurez accès à vos fonds.*** et plus vous prenez du temps à cette étape, moins vous aurez de temps car la durée d'une FCI est fixe.
Depuis la parution des nouvelles lignes directrices de la FCI, le processus de finalisation est simplifié. Afin de procéder à la finalisation, vous devez répondre aux questions suivantes :
>>>Est-ce que l’infrastructure subira des changements qui doivent d’abord être approuvés par la FCI, c’est-à-dire :
- Ceux qui ont un impact négatif sur le projet et ses objectifs de recherche, sans égard aux coûts;
- Ceux qui comportent l’acquisition d’un nouvel article (y compris acheter un plus grand nombre d’un même article) pour une somme supérieure à 50 000 $.
>>>Est-ce qu’il y a le retrait ou la modification d’un ou plusieurs articles conformément à la décision de financement?
Si la réponse est négative, simplement aviser le VRRC. Le formulaire de finalisation sera signé par le vice-rectorat à la recherche et à la création.
Si la réponse est oui à l’une ou l’autre de ces questions, il faudra produire un budget révisé dans le système en ligne de la FCI. Le VRRC vous indiquera la procédure à suivre si tel est votre cas.
Ce que la règle vise à contrôler
La FCI veut s’assurer que :
- les projets financés ne traînent pas,
- les achats, installations, travaux, etc. avancent rapidement,
- et que la gestion des fonds publics respecte des délais raisonnables.
Elle ne veut pas financer un projet qui reste “sur les tablettes” trop longtemps.
👉 Donc, elle impose un délai maximal entre :
la décision de financement → et la remise du rapport financier final.
Ce délai n’est pas choisi par l’établissement :
il dépend du montant de la contribution FCI.
Délais imposés par la FCI
| Contribution financière de la FCI à un projet* | Délai maximal entre la décision de financement et la soumission du rapport financier final |
| ≤ 1 million de dollars | 4 ans |
| > 1 million de dollars et ≤ 4 millions de dollars | 5 ans |
| > 4 millions de dollars | 7 ans |
Lien vers la section 4.1.1 du site FCI
Selon les règles de la FCI, les travaux (réalisation) doivent débuter au plus tard 18 mois après l’annonce du résultat par la FCI.
Pour ce qui est de l’étape de finalisation, nous n’avons pas besoin que vous refassiez l’analyse complète. Ce dont nous avons besoin pour la finalisation est ceci : est-ce que les travaux prévus demeurent les mêmes, au même endroit? Est-ce que ces travaux seront faits dans des espaces déjà construits ou non? Quel est l’échéancier mis à jour? Bref, est-ce que ce qui était dans la demande sera ce qui sera réalisé et selon quel échéancier. Pour la mise à jour des coûts, elle pourra venir en temps et lieu (lors des appels d’offres) et s’il faut ajuster le coût, on pourra faire une demande de modification à la FCI.
Autres informations importantes
- Les montants attribués par la FCI et le Gouvernement du Québec sont égaux et fixes (maximum 40% pour chacun d’eux)
- Toute augmentation du budget, s’il y a lieu, doit provenir de contributions supplémentaires d’autres partenaires admissibles. La FCI et le Gouvernement du Québec n’augmentent pas leur contribution.
- Les substitutions technologiques et les changements de fournisseur et de modèle sont permis. Toutefois, aucun article qui ne figurait pas à la demande initiale ne peut être ajouté à la liste détaillée au moment de la finalisation.
Pour toute information complémentaire, vous pouvez consulter le site web de la FCI ainsi que le guide des politiques de programmes.