Déplacements hors Québec
Pour les dépenses qui seront remboursées par un projet CHU
** Précisions transport aérien
Rappel au sujet des frais de déplacement par avion ou de séjour qui sont admissibles et qui peuvent être remboursés à partir de vos octrois gérés soit à l’Université Laval ou au CHU de Qc. En réalité, les mêmes critères s’appliquent aux deux endroits.
Transport aérien :
Tout déplacement doit être effectué de la manière la plus économique compte tenu de la mission et de l’emploi du temps du voyageur. Il est demandé au personnel voyageur qu’une place d’avion soit réservée au tarif logique le plus avantageux en fonction de l’itinéraire suggéré. Seul le tarif de la classe économique la moins chère est admissible à être remboursé. En pratique, seule la classe économique TANGO est permise, soit les lettres W, G, S, T, L, A et K selon les différentes compagnies aériennes. Les classes FLEX, LATITUDE, ou PRIVILÈGES (Premium) qui sont des classes économiques ne sont pas des classes admissibles puisque plus dispendieuses. Les déplacements effectués par vol de première classe ou de classe affaires ne sont pas admissibles.
Si pour une raison exceptionnelle vous devez prendre la classe FLEX, vous devrez fournir une explication précise et devrez imprimer une preuve que c’est seulement cette classe qui est disponible ou que c’est la moins chère pour les dates de votre séjour. Si aucune preuve n’est présentée, ce sera l’équivalent de la classe économique TANGO qui vous sera remboursé.
Un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni avec le rapport de dépenses de voyage (facture, billet électronique, carte d’embarquement, etc.). Le billet original et la facture sont obligatoires. Dans le cas de billet électronique, une copie de celui-ci ainsi que la facture originale de l’agence ou de la compagnie aérienne sont requises pour le remboursement.
Ø Remboursement de billets d’avion comportant des escales ou un itinéraire de vol pour fins personnelles
Certains procèdent à l’achat d’un billet d’avion pour un événement tel un congrès ou un colloque, mais optent pour un billet d’avion dont l’itinéraire ou les dates sont différents du séjour pour fins professionnelles afin d’effectuer une escale ou un itinéraire particulier pour fins personnelles (pour une durée de séjour similaire à l’événement professionnel).
Dans ces circonstances, seul le moindre du billet pour le vol normalement prévu pour fins professionnelles sera remboursé ou le billet effectivement acheté. Ce qui signifie que lors de l’achat du billet, le bénéficiaire doit fournir une soumission pour le vol réel pour les dates et le lieu de l’événement professionnel prévus pour l’événement.
** Précisions transport aérien coté UL
mise à jour le 13 novembre 2018
La présente est pour vous informer des changements relatifs aux directives sur les déplacements aériens. Vous trouverez ci-dessous un extrait du Manuel des règles financières concernant cette nouvelle directive. L’application est effective à compter d’aujourd’hui pour les nouveaux achats de titres de transport aérien.
Pour toutes questions concernant ces règles, vous êtes invités à contacter Mmes Kathy.Roberge@sf.ulaval.ca et Carmen.Pepin@sf.ulaval.ca.
Transport aérien
Règle générale
L’Université s’attend à ce que le personnel voyageur réserve un titre de transport aérien au tarif le plus économique en fonction de l’itinéraire et de l’emploi du temps du voyageur. Ainsi, seuls les déplacements en classe économique sont autorisés.
Un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni avec le rapport de dépenses de voyage (facture, billet électronique, carte d’embarquement, etc.).
Le billet original et la facture sont obligatoires. Dans le cas de billet électronique, une copie de celui-ci ainsi que la facture originale de l’agence ou de la compagnie aérienne sont requises.
Les cartes d’embarquement ne sont pas obligatoires dans le cas où une autre preuve de déplacement, dans la ville où a lieu le séjour, est fournie (facture d’hôtel, reçu de taxi, facture de restaurant, etc.).
Modalités particulières
Pour tout voyage à Montréal, le transport par avion est interdit.
La classe « Flex » d’Air Canada ou son équivalent auprès d’autres compagnies aériennes est autorisé, lorsqu’elle représente l’option la plus économique considérant des bagages excédentaires et des possibilités de modifications d’horaire de vol à tarif réduit. Cependant, un justificatif valable doit être fourni en tout temps. En l’absence de justificatif valable, seul l’équivalent de la tarification de la classe économique de base sera remboursé.
Pour tout déplacement aérien dont la durée de vol continu (sans escale) est supérieure à 9 heures, la classe économique « Privilège » d’Air Canada ou son équivalent auprès d'autres compagnies aériennes sera autorisé pour ce segment de vol. En aucune circonstance, l’équivalent d’une classe « Affaires » ne sera autorisé ni remboursé.
Aucun avantage personnel
Le personnel appelé à voyager peut conserver les avantages de son programme pour grands voyageurs. Toutefois, ces programmes ne doivent pas influencer le choix d’un transporteur ou de l’itinéraire recommandé de façon à ce que le tarif payé par l’Université soit supérieur au tarif aérien le plus avantageux tel qu’il a été défini précédemment.
En aucun temps, un membre du personnel appelé à voyager ne peut tirer un avantage personnel du déplacement aérien remboursé par l’Université. Les lieux d’arrivée et de départ doivent correspondre au lieu du séjour pour fins professionnelles. S’ils sont différents en raison d’un séjour pour fins personnelles, les frais de déplacement aérien seront entièrement à la charge de l’employé. L’Université remboursera, dans ces cas, uniquement le déplacement que l’employé effectuera entre le lieu de séjour personnel et le lieu de séjour professionnel ayant justifié le déplacement aérien.
mise à jour le 13 novembre 2018
Aucun avantage personnel
Le personnel appelé à voyager peut conserver les avantages de son programme pour grands voyageurs. Toutefois, ces programmes ne doivent pas influencer le choix d’un transporteur ou de l’itinéraire recommandé de façon à ce que le tarif payé par l’Université soit supérieur au tarif aérien le plus avantageux tel qu’il a été défini précédemment.
En aucun temps, un membre du personnel appelé à voyager ne peut tirer un avantage personnel du déplacement aérien remboursé par l’Université. Les lieux d’arrivée et de départ doivent correspondre au lieu du séjour pour fins professionnelles. S’ils sont différents en raison d’un séjour pour fins personnelles, les frais de déplacement aérien seront entièrement à la charge de l’employé. L’Université remboursera, dans ces cas, uniquement le déplacement que l’employé effectuera entre le lieu de séjour personnel et le lieu de séjour professionnel ayant justifié le déplacement aérien.