Questions et réponses : Procédure facturation automatique Transit 1 -1

1-Quelle est la procédure en lien avec les réserve R85 dans explo?

Toute demande de personnel impliquant un compte transit nécessite une réserve dans le R85 du projet UL relié.

Cette réserve est prise par la GFR (Gestion financière de la recherche, anciennement GP).

Réserves

  • Les réserves des renouvellements de l'année suivante seront prises seulement lorsque la tranche de budget du 1er avril sera versée au projet afin de ne pas bloquer les fonds du chercheur pour terminer l'année. Si l’AGF, après l'analyse des fonds disponibles restants, constate qu'il est possible de prendre toutes les réserves dès le traitement de la DP, il doit l'indiquer au technicien GFR en commentaire de prendre la réserve.  Comme il y a plusieurs demandes de personnel à traiter, cela a l'avantage de réduire les délais de traitement des réserves.
  • La GFR indique le numéro de réserve au moment de l’approbation de la DP sinon ce n’est pas indiqué.  Un fichier des réserves non prises sera partagé avec les AGF.
  • Si la demande de personnel est sur 2 années, l’AGF doit indiquer les 2 périodes distinctement sur la DP afin de permettre la réserve de l’année en cours.
  • Dans le cas d'un amendement, les réserves doivent être ajoutées.
  • Dans le cas d'un départ, les réserves doivent être retirées.

Donc, s'il est impossible de prendre les réserves au traitement de la DP, les réserves ne seront prises que lorsque la tranche sera versée en début de l’année financière suivante. Au moment de faire la réserve, la GFR doit prendre en compte ce qui a déjà été facturé au projet afin d’ajuster le montant de la réserve pour l’année à venir étant donné la facturation automatique mensuelle.  Les réserves doivent être prises dans les meilleurs délais.

En fin d'année, les réserves seront ajustées quand tous les salaires de l'année qui se termine seront imputés..  Si une réserve doit être libérée plus tôt dans l'année, l'AGF doit le demander au technicien de la GFR.

2- Pour une fin de projet, est-ce que je peux demander à la GP de facturer un estimé?

Non. Aucun estimé ne peut être intégré dans la facturation automatique (FA) et tous les comptes transit sans exception sont inclus dans la FA.  La seule exception est en fin d’année pour un estimé des courus peut être facturer en privilégiant la facturation automatique qui est beaucoup plus efficace. 

Lorsqu’un compte transit est en erreur lors d’une période, il est essentiel que le technicien GFR valide avec AGF pour régler la situation, on ne peut attendre la période suivante.  

3- Pour un transit avec une fin de projet (ou fonds insuffisants), comment peut-on facturer les dernières dépenses au projet UL?

La facturation se fait toujours automatique même pour les fins de projet.

Il serait plus simple de finaliser l’utilisation des fonds un mois avant la fin du projet mais ce n’est pas toujours réalisable.

Ainsi, pour les fins de projet, s’il y a plus de dépenses à facturer que de solde au compte, la GFR doit traiter la facturation sur 2 lignes.  Il y aura deux lignes pour le compte transit. Une première ligne pour le projet qui se termine et la différence dans une autre ligne pour un autre projet (le libellé devrait indiquer le no. projet). C’est le technicien GFR qui doit venir vers l’AGF pour lui demander des instructions pour la facturation. Ensuite, c’est la responsabilité de l’AGF d’identifier le(s) projet(s) à utiliser. Cette opération devrait mettre à zéro le projet UL.

Cependant le compte transit doit également être fermé.

  • Vous devez donc analyser le compte de façon ultérieure afin de vous assurer qu'il n'y aura plus de dépenses qui y seront imputées aussi, il est important de demander à la GFR de désactiver le plus vite possible les natures de dépenses pour éviter que d’autres dépenses y soient imputées.
  • Coordonner avec le technicien du compte à la GFR pour régulariser/reclasser la balance dans le compte s’il y a lieu vers un autre compte.
  • Une fois que l'écriture de revenu aura passé, demander de faire fermer le compte transit.
4- Quelle est la procédure de la GFR pour la facturation automatique (FA)?
  • La responsable GFR des transits est: Annie Thibodeau
  • La FA se fait 14 fois par année. Une fois par période et la P13 se fait en deux étapes.
  • À la date de disponibilité des rapports financiers, le responsable GFR extrait les données et transmet les lignes en erreurs aux techniciens GFR concernés. Le responsable GFR contrevérifie que son extraction balance avec les dépenses dans le programme transit.
  • Les techniciens corrigent les erreurs eux-mêmes et c’est seulement dans les deux cas suivants qu’ils transmettent l’information aux AGF par courriel pour correction:
    • Si les fonds sont insuffisants dans le projet
    • Si le projet est en fin de projet
  • Les AGF disposent de 24h pour communiquer la correction. Si la réponse est reçue à temps, les lignes corrigées seront intégrées à la FA de la période en cours, autrement ces lignes seront intégrées à la FA de la période suivante.
  • Les techniciens GFR sont responsables de suivre les lignes en erreurs, mais le spécialiste des procédés administratifs fait également une vérification une fois par période pour identifier les comptes qui n’ont pas pu être facturés à 100% dans la période précédente.
  • Ensuite les fichiers sont envoyés pour traitement à UL. UL procède aussi à une contre-validation des soldes disponibles, accepte les transactions et importe dans Peoplesoft.  Les transactions apparaitront dans Explo.  UL informe la GFR des lignes retirées du fichier car en écart. Les nouvelles erreurs sont dues aux soldes qui bougent entre le moment que la GFR soumet le fichier et le temps que UL traite les fichiers (environ 5 jours plus tard).
  • Le responsable GFR confirme à un chef de secteur que l’écriture a été comptabilisée.  Celui-ci envoie un message dans le canal Facturation transit dans teams aux AGF lorsque c’est dans explo et que le revenu est dans GRF.
  • Le responsable GFR envoie aux techniciens GFR l’information des lignes qui ont été supprimées de la FA. Les techniciens prennent en note l’information pour demander par courriel aux AGF quoi faire. Les lignes en erreur lors de l’envoi final sont intégrées au fichier de FA de la période suivante.
4a- Quelle est la nomenclature des dépenses dans Explo ?
  • Le libellé demandé pour la nomenclature des écritures demandé dans le kaizen est: 
    • 22-23Px-matricule-nom, prénom (pas d'espace inutile) 
    • 22-23Px-DD-avec le libellé exact de l'extraction GRF 
    • Si correction, il est important d’utiliser le même libellé 
5- Est-ce qu’il y a un calendrier qui décrit les délais pour la FA ?
6- Je vois des Dép. Div (ou salaire) dans Explo est-ce que cela veut dire que la totalité de la facturation automatique est traitée pour cette période ?

Non. Pour chaque FA, un fichier Dép. Diverses est envoyé et à cela s’ajoute entre 2 et 4 fichiers pour les salaires. La raison étant que le système UL limite les importations par fichier à 400 lignes. Une fois les fichiers reçus à l’université Laval, ils sont traités individuellement et sans considération pour les autres fichiers. En bref, un fichier salaire peut être traité un jour et les autres le lendemain par exemple.  

7- Est-ce que le calendrier est respecté à 100% ?

Si la disponibilité des données financières pour la période est retardée, chaque étape subséquente sera alors repoussée elle aussi. Par contre, le responsable GFR de la FA va toujours s’assurer de laisser 24h aux AGF pour répondre aux lignes qui tombent en erreur.  

 La P1 et la P2 sont aussi généralement retardées vu la fin d’année. 

8- Selon le calendrier, la FA devrait être traitée mais je ne vois toujours rien dans Explo, est-ce normal ?

La responsable à la GFR, s’est engagée à communiquer avec le chef de secteur lorsque la période sera traitée par UL. Celui-ci en fera la mention dans le canal “Facturation Transit”. La première étape consiste donc à vérifier dans Teams dans le canal “Facturation Transit” si la mention a été faite comme quoi la période a été facturée ou pas.  

 Si ce n’est pas le cas, contacter votre chef de secteur pour qu’il valide avec la GFR.  

9- Qu'est-ce qui se passe en fin d’année ?

Pour respecter la démarcation de fin d’année, l’AGF doit s’assurer que tous les jours ouvrables du dernier mois de l’année financière (31 mars) soient considérés dans leur planification financière pour les projets se terminant à cette date.  La GFR peut facturer au global (sans détail par nom) selon l’information dans GRF en P13 mais cette écriture sera virée en P1 et le réel avec le nom des employés sera comptabilisé et facturé afin de faciliter le suivi financier.  Si l’information n’est pas disponible dans GRF, un estimé selon l’importance relative pourrait être demandé aux AGF et être inclus à même une facturation automatique indépendante et exceptionnelle si le réel ne peut être disponible à temps. 

D’autre part, la fin d’année financière UL étant le 30 avril, la GFR est en mesure de fournir les courus de salaires à la fin de la P1 afin de leur permettre une bonne démarcation de leur année financière.  À noter que cette collaboration (GFR et UL) n’engendre aucun travail supplémentaire pour les AGF. 

10- Est-ce qu'il y a encore des demandes de paiements ?

Non mais une demande de paiement pourrait être faite exceptionnellement pour une raison exceptionnelle.