Restructuration

Tel qu’annoncé précédemment, la direction a fait le constat que la structure organisationnelle n’est pas fonctionnelle :

• 5 sites à gérer exigent une structure qui doit répondre rapidement et efficacement aux problématiques. Il y a un manque de flexibilité et des services inégaux.
• Le travail en silo ne favorise pas le travail d’équipe et le partage des expertises pour offrir les meilleurs services aux chercheurs.
• Les gens ne savent pas toujours à qui s’adresser ou de qui ils relèvent, ce qui fait qu’ils ne communiquent pas avec les bonnes personnes : cela crée de l’insatisfaction et des pertes d’efficacité.
• Plusieurs départs à la retraite sont prévus dans les prochaines années, il est donc essentiel de prévoir un plan de relève pour le transfert des expertises sans interruptions de service.

Le changement vise à se donner les moyens de s’organiser efficacement en regroupant les équipes administratives au sein de la direction sous 4 services : Administratif, Gestion du financement de la DR, Infrastructure, Ressources humaines (RH).

Ceux-ci ont été sélectionnés pour leur expertise, leur expérience professionnelle, leurs réalisations et leur collaboration dans des dossiers à portée organisationnelle, et non selon leur site de travail.

L’objectif n’est pas de changer ce qui va bien. L’objectif est d’optimiser, d’améliorer, d’uniformiser les services offerts aux chercheurs et de partager les meilleures pratiques.

Définition d’optimiser : Devenir meilleur ; donner à une entreprise le rendement optimal en créant les conditions les plus favorables ou en tirant le meilleur parti possible (réf : Larousse).

Nous souhaitons analyser les façons de faire sur les 5 sites, identifier les meilleures pratiques, afin de les uniformiser.

En fait, il y a des problèmes à plusieurs niveaux. Il est certain que la fusion du CHUQ et du CHA a fait émerger plusieurs problématiques, puisque les méthodes de fonctionnement étaient totalement différentes. Par contre, nous retrouvons aussi ces différences au sein de l’ancien CHUQ, les services étant différents d’un axe ou site à l’autre.

Les chercheurs sont nos clients. Notre objectif est de leur offrir les conditions gagnantes dans le Centre de recherche du CHU de Québec et ce, dans chacun des 4 services : Administration, Financement de la DR, Infrastructure, Ressources humaines (RH).

La réorganisation a été expliquée à l’assemblée des chercheurs en décembre dernier. Les chercheurs seront consultés afin d’obtenir leur évaluation des services offerts. Dans les prochains mois, la direction rencontrera chacun des 7 axes pour expliquer les services de base et la nouvelle structure.

Quatre chefs de services ont été nommés, chacun responsable d’un des 4 services suivants :

• Administration et budget DR.
• Performance
• Infrastructure
• Ressources humaines (RH)

La direction regroupe sous ces 4 services les équipes administratives offrant des services aux chercheurs.

Voici le nouvel organigramme :

La structure scientifique des axes ne change pas. Chaque chercheur reste identifié à un axe scientifique. Les chercheurs seront attitrés à une équipe administrative, laquelle offrira les services peu importe l’axe d’appartenance du chercheur.

Nous vous référons à l’organigramme suivant :

L’appellation de gestionnaire d’axe n’existera plus. Les gestionnaires d’axe pourront devenir des gestionnaires. Ces gestionnaires seront responsables d’une équipe administrative offrant des services à un groupe de chercheurs peu importe l’axe d’appartenance de ceux-ci. Le directeur d’axe aura un gestionnaire attitré pour le suivi du budget et les questionnements administratifs de l’axe.  Le tout leur a été confirmé au bureau de direction du 8 avril 2016.

Vous pourrez vous référer à un supérieur immédiat. Celui-ci sera défini au cours de la prochaine année selon les tâches que vous réalisez et celles que vous réaliserez dans la nouvelle structure. Dans l’intervalle, votre référent reste le même.

Vous ferez partie d’une équipe administrative offrant des services à un groupe de chercheurs, lequel pourrait couvrir un ou plusieurs sites ou secteurs, peu importe l’appartenance à un axe. Dans l’intervalle, vous continuez avec le même groupe de chercheurs. Tout changement sera communiqué aux différentes parties, incluant les chercheurs.

Pour l’unité de recherche clinique, une réflexion quant à son intégration à la structure est en cours.

Pour les services de bibliothèque ou de graphisme, nous vous référons à l’organigramme suivant :

Avec 5 sites et plus de 2700 personnes, nous visons à offrir des services à l’ensemble des chercheurs du CRCHU de Québec. Dans certains cas, une spécialisation sera nécessaire pour améliorer les services offerts aux chercheurs. Le partage des meilleures pratiques permettra d’uniformiser les services à l’ensemble et de faire mieux.

Avec la mise en place de ces 4 services, la pertinence d’un guichet unique sera analysée.

Un bottin de « qui fait quoi » sera mis en place pour faciliter les communications entre les équipes, avec les chercheurs et avec les partenaires externes, tels que la gestion de projet et les facultés.

Nous visons à clarifier ce questionnement progressivement au cours de 2016-2017. Selon la tâche principale que vous effectuerez, vous serez attitré à l’un des 4 services. Une révision des façons de faire sera réalisée. Nous visons à développer une culture d’amélioration continue dans les équipes.

Nous avons mis en place le plan de relève afin de répondre, notamment, à ces objectifs.

L’ensemble des analyses qui seront réalisées pour l’amélioration des services permettra de faire mieux. L’offre de service de la DR vise à répondre aux besoins des chercheurs et aux exigences des bailleurs de fonds.

Encore une fois, nous souhaitons développer le travail d’équipe. Des rencontres de service impliquant les différents intervenants seront favorisées. L’amélioration des services exigera de tous une plus grande implication, comme vous l’avez demandé et démontré lors des rencontres de préoccupations. La consultation des membres des équipes administratives fera partie de ce processus.

Nous y travaillons. Un plan de match préliminaire a été présenté aux gestionnaires (gestionnaires d’axe) à la mi-février et une communication le 21 mars a été faite aux autres membres du personnel pour partager les éléments principaux.

Les services de base ont déjà été établis en 2014 avec l’aide des axes. Un travail de réflexion sur les façons de faire se poursuivra et vous pourriez être appelés à y contribuer. Ensuite, une révision périodique des façons de faire sera réalisée.

Oui, cet exercice sera fait.

Un bottin de « qui fait quoi » sera mis en place pour faciliter les communications entre les équipes.

Des rencontres de service régulières impliquant les différents intervenants seront favorisées. Un état de la situation sera faite pour comparer les méthodes et procédures de travail de tous afin d’identifier les meilleures pratiques à mettre en place uniformément sur les 5 sites.

Les changements seront transmis par différents moyens de communications, tels que des rencontres d’équipe ou diverses correspondances, aux personnes concernées, incluant les chercheurs.

Notre intention est que l’information soit diffusée à tous les niveaux de l’organisation et ce, grâce à la nouvelle organisation mise en place au sein de la DR.

La mise en place de l’Agora est un exemple. L’Agora est un ensemble de modules développés par la DR pour faciliter le travail de gestion. Les modules Personnel et Titres d’emploi ont été développés pour uniformiser le processus RH. D’autres outils de travail seront développés selon les préoccupations soulevées par les équipes.

GRI est un instrument du Services des finances du CHU de Québec et un travail de coordination continuera d’être fait avec eux pour en améliorer l’utilisation dans notre contexte.

Oui, les préoccupations de nature administratives relatives à la DR seront considérées.