Informations Rappel sur le traitement des DP

Dans le système de gestion du CHU, ces rencontres se nomment "Caucus d'équipe'. Le caucus est un outil de planification qui permet à l’équipe de se coordonner pour le prochain cycle de travail.

• Coordonner les activités de l’équipe
• Cibler les bloquants
• Définir les priorités d’actions

Afin que ces réunions soient les plus efficaces possibles, voici les responsabilités de chacun

RH CRCHU prépare le tableau afin de s'assurer d'avoir toujours l'équivalent des renouvellements à faire des 12 prochaines semaines.  Ceci permet de respecter les préavis de 12 semaines dans le cas de licenciements possible.  Lorsque des préavis sont prévus, les coordonnatrices discutent avec les chercheurs pour s'assurer de bien faire les démarches.

AGF s'assure d'avoir mis à jour le tableau avant la rencontre pour faciliter les échanges.  Il identifie les problématiques et les priorités d'action.

Tous et chacun essaient d'identifier des points d'amélioration.

Dans la très grande majorité des cas, la date de début de l'onglet "Spécifications" des amendements ne doit pas être modifiée.

Ce qui est modifié est la date effective, qui indique à partir de quand le changement intervient (apparaît en haut à droite de l'amendement) et/ou les périodes de salaire ou de distribution budgétaire.

Exemple:

Un employé a une DP du 01 avril 2018 au 31 mars 2019. Un amendement est créé car il change de taux horaire à partir du 01 décembre 2018. La date de début de l'onglet "Spécifications" doit demeurer le 01 avril 2018. S'il est modifié pour le 01 décembre, cela revient à dire que sa DP (donc son contrat) va du 01 décembre 2018 au 31 mars 2019. Il y aura un trou dans son historique (quelle était sa situation entgre le 01 avril et le 30 novembre?).

L'indication que l'amendement s'applique à partir du 01 décembre va se retrouver dans le champ "Date effective" de l'onglet "Spécifications" et dans l'onglet "Rémunération" en spécifiant que du 01 avril au 30 novembre le taux horaire était de X, et qu'à partir du 01 décembre il est de Y.

Il est recommandé de faire des DP d'une durée de 12 mois si les fonds le permettent afin de réduire le nombre de DP effectué par employé.

Afin de réduire le volume de DP à traiter en fin d'année pour les renouvellements, il est suggéré de ne pas arrêter la DP au 31 mars mais de viser un renouvellement de 12 mois.

Ainsi, lorsqu'une DP s'étale sur 2 années financières, il est important de faire une ligne par année financière. Cela a pour but de faciliter le suivi et la vérification des estimés et des réserves.

Exemple:

Une DP commence le 01 octobre 2020 et termine le 30 septembre 2021. Dans l'onglet "Finance" , faire deux lignes:

• 1. Du 01 octobre 2020 au 31 mars 2021
  2. Du 01 avril 2021 au 30 septembre 2021

Qui fait Quoi

• AGF ajoute les 2 périodes budgétaires sur la DP dans la bulle FN
• GP approuve et fait seulement la réserve dans Explo pour la période budgétaire en cours.  Il ne doit pas faire la réserve pour l'année suivante.  La requête no 8 leur permet d'identifier en début avril les réserves à faire.

Comme le projet des comptes transit 1-1 est en place, seulement le compte CHU peut être indiqué et il n'est donc plus obligatoire d'indiquer aussi le projet UL.

Un code principal est obligatoire.

Cela doit être toujours un compte ouvert. S'il venait à fermer, il faut faire un amendement.

Si vous changez le code principal, l'indiquer en note.

Cette case doit être cochée lorsque vous souhaitez que les RH du CHU installent une répartition automatique dans le dossier de l'employé.  Toutefois aucune heure ne devra être codée sur le relevé de présence.

Le traitement recommandé est toutefois que dans la majorité des cas que cette case ne soit pas cochée afin de vous permettre de faire coder par l'employé, les heures aux projets au fur et à mesure des relevés de présence.

C'est une bonne habitude à prendre afin de respecter la conduite responsable en recherche.

De plus, comme l'employé peut varier son temps par projet et que des ouvertures de projets en cours d'année se font, une distribution automatique installée exigerait des amendements de demandes de personnel à chaque changement.  Cela occasionne un volume de traitement important autant pour les RH du CRCHU, les RH du CHU, la GP et les équipes administratives qui doivent aussi revalider si les changements ont correctement été effectués.

Qui fait QUOI

• AGF s'assure de cocher ou non la case distribution automatique pour assurer le bon traitement.  Il s'assure d'informer l'employé qu'il doit coder et s'assure de le former à cet effet.
• RH du CHU installe ou non une distribution automatique dans le dossier de l'employé selon que la case est cochée ou non.

Lorsque le seul changement sur la DP est un changement de code budgétaire sans distribution automatique, il est important d'indiquer "Amendement budgétaire seulement" dans le champs note.

Cet amendement a seulement pour but d'informer la Gestion de projet.

Qui fait Quoi

• AGF ajuste les infos de la bulle FN, indique en note Amendement budgétaire seulement" et approuve
• GP approuve sa bulle GP
• RH CRCHU téléverse un document pdf qui indique que les signature ne sont pas requises
• RH du CHU constatent la note et viennent cocher la cas "confirmation RH" dans l'onglet SP afin de fermer la bulle RH.  Aucun changement n'est fait au dossier de l'employé et rien n'est transmis à la Rémunération.

Afin d'être admissible aux assurances collectives, un employé doit avoir un contrat de 20 heures ou plus par semaine pour une durée minimale de 3 mois

Qui fait Quoi

• RH CRCHU informe le chercheur que l'employé doit obligatoirement faire à chaque semaine 20 heures ou plus sinon il va perdre ces assurances.  Une validation trimestriel sera effectuée pour s'assurer que les temps partiel font bien au minimum leur 20 heures.
• AGF qui approuve les feuilles de temps doit informer les RH CRCHU si l'employé ne fait pas son 20 heures.
• RH du CHU saisissent le changement dans le portail IA au fur et à mesure des amendements reçus.

Chaque collaborateur impliqué dans le processus et responsable d'une bulle doit s'assurer d'aller au moins 2 fois par semaine dans les notifications ou le tableau de bord voir si une bulle est en attente de votre approbation.

La requête no 6 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation de la GP.

La requête no 9 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation des RH du CHU.

https://temp.crchudequebec.ca/extranet/agora/modules-personnel/capsules-et-quiz/#