Les étapes Spécifications (SP) et Versements (VE) peuvent être faites en parallèle et sont basées sur le même principe :
- Saisir les informations de la section correspondant dans la BRS;
- Une fois celles-ci complètes, cliquer sur le cadenas ouvert, en haut, à droite de la fenêtre.
- Le logo du cadenas ouvert est remplacé par un cadenas fermé. Ce même logo sera affiché au bout de l’onglet correspondant dans la BRS. La bulle correspondante dans le nouveau processus devient bleue.
Saisir les informations dans la section « Spécifications », incluant les dates à laquelle la bourse s'appliquer, puis la « compléter » en fermant le cadenas en haut, à droite. Compléter cette section permet également de compléter la section Responsable.
Saisir les informations dans la section « Versements». À « compléter » en fermant le cadenas en haut, à droite, afin que le processus se poursuive. Cette section pourrait être complétée avant que celle des spécifications le soit.
La gestion de projet approuve les paiements à venir.
Une fois que les étapes précédentes sont finalisées, la 4ème bulle « Complétée » devient bleue.
Une fois les signatures obtenues et la copie téléversée, le 5ème logo deviendra bleu.
Un journal (ou log) des versements des bourses sera créé afin d'identifier toutes les versements à payer pour une période donnée. Ce log (le BRSL) sera transmis à l'équipe des payables à Charlesbourg par une personne identifiée dans l'équipe des RH du Centre de Recherche.