La personne a peut-être fait l'objet d'une épuration ou se trouve en rétention.
Lorsqu'un dossier entre en rétention, il n'est plus accessible par les mécanismes de recherche habituels et n'apparaît plus dans les tableaux de bord et les requêtes standard. Seules les informations minimales requises au maintien des dépendances sont alors conservées.
La date d'épuration est calculée individuellement pour chaque dossier.
Elle peut être influencée notamment par :
- la date de fin du dernier poste ;
- la dernière activité effectuée dans le dossier ;
- l'existence de dépendances dans d'autres modules d'Agora ;
- une conservation prolongée pour motifs administratifs.
La date d'épuration est recalculée automatiquement lorsqu'une activité est réalisée dans le dossier.
Par exemple :
- modification d'informations personnelles ;
- mise à jour d'un poste ;
- ajout ou modification de données administratives.
Dans ce cas, la date d'épuration peut être reportée afin de garantir une période minimale sans activité avant l'épuration.
La date d'épuration correspond à la plus éloignée des deux échéances suivantes :
- 10 ans après la fin du dernier poste ;
- 6 mois après la dernière activité au dossier.
La conservation prolongée résulte d'une décision administrative, légale ou réglementaire nécessitant le maintien du dossier complet.
La rétention survient lorsqu'il existe encore des liens entre le dossier et d'autres modules d'Agora. Dans ce cas, seules les données minimales nécessaires au maintien de ces liens sont conservées.
Les renseignements conservés sont limités au minimum nécessaire au maintien de l'intégrité des données et à une éventuelle réactivation du dossier (PSN, nom, prénom, historique de postes et certains identifiants requis pour assurer la cohérence des données et les échanges avec les systèmes partenaires).
La grande majorité des informations contenues dans le dossier a déjà été supprimée conformément aux règles d'épuration.
Oui.
Si une personne réintègre le Centre de recherche, son dossier peut être réactivé lors de la création de la personne.
Certaines informations conservées en arrière-plan sont alors automatiquement réintégrées afin d'assurer la cohérence des données et d'éviter la création d'un dossier en double.
Un dossier peut être admissible à l'épuration tout en étant dans le statut En attente d'épuration.
Dans cette situation, la date prévue d'épuration a été calculée, mais n'est pas encore atteinte.
L'épuration des données est sous la responsabilité de l'équipe TI.
Les premières épurations sont réalisées manuellement afin de valider le processus et les résultats obtenus.
Une fois la méthode validée, les épurations seront effectuées automatiquement par le système selon les règles de conservation établies.
Dans certaines situations exceptionnelles, une conservation prolongée peut être appliquée afin de répondre à des exigences administratives, légales ou réglementaires.
Cette mesure suspend temporairement le processus d'épuration et demeure en vigueur jusqu'à sa levée. La mise en place d'une conservation prolongée est effectuée par l'équipe TI à la demande et avec l'autorisation du service des ressources humaines.
Le système réévalue automatiquement le dossier.
Si aucune autre dépendance n'existe encore, le dossier pourra poursuivre son cycle normal d'épuration.
Oui, temporairement.
L'épuration effectuée dans Agora s'applique aux environnements opérationnels. Certaines données peuvent subsister dans des sauvegardes créées avant leur suppression.
Ces copies ne sont plus utilisées dans les opérations courantes et sont éliminées automatiquement selon le cycle normal de rotation et de rétention des sauvegardes.
Non.
Les données éventuellement présentes dans les sauvegardes ne sont pas accessibles aux utilisateurs d'Agora et ne peuvent pas être consultées dans les écrans, les requêtes ou les tableaux de bord du système.
Pas nécessairement.
Lorsqu'une personne possède encore des dépendances dans d'autres modules, certaines informations minimales doivent être conservées afin d'assurer l'intégrité des données et des références existantes.
Une épuration complète devient possible lorsque ces dépendances disparaissent.