Liens soumissions-commandes-AVF

Lorsque votre client vous confirme qu’il veut aller de l’avant avec sa soumission, vous avez la possibilité de transposer votre soumission en commande en cliquant sur le bouton "Commander" dans l'onglet "Visualiser". Les informations saisies dans la soumission se reporteront automatiquement dans la commande. Vous aurez la possibilité de modifier votre commande même si celle‐ci provient d’une soumission existante. Si la soumission est expirée et ensuite transposée en commande, les prix actuels seront inscrits dans la commande.

La facturation s’effectue en fonction de la progression enregistrée dans la commande. Cette fonction vous permet donc de facturer partiellement une commande, selon la progression enregistrée. En générant l’avis de facturation à partir de la commande, les informations seront automatiquement reportées. Exemple : Vous avez une commande qui s’échelonnera sur trois mois et vous souhaitez facturer à chaque mois selon la progression.

Créer l'AVF de paiement à partir de la commande:

Dans l’onglet « Biens et services » de la commande, cliquez sur le bouton « Paiement » et sélectionnez le type « Paiement ». Les informations de la commande sont reportées dans l’AVF. L’onglet « Biens et services » présente les biens et services qui font l’objet de cet avis. Les ajustements de prix sont toujours conservés. Le processus standard pour les AVF s'applique pour la suite.

Appliquer un prépaiement au paiement:

Dans l’onglet « Identification », sous la section « Paiement », un encadré « Prépaiement » apparait dans le cas où un prépaiement de la commande a déjà été créé. Cet encadré récapitule le numéro de l’AVF de prépaiement, son montant total et son solde (s’il a été entièrement utilisé, partiellement utilisé ou pas du tout). Si le prépaiement doit être appliqué à l’avis de facturation actuel, afin d’en déduire le montant total, cliquer sur le logo du +.

Notes:

Vous ne pourrez pas procéder à la facturation d'autres avis de facturation tant que d'autres AVF de la commande n'ont pas été validés par l’administration.

Dans l’onglet « Biens et services » de la commande, « Paiement », vous avez accès à la liste des prépaiements et paiements de la commande, ainsi que leur statut.

Les prépaiements sont des paiements qui ont lieu avant le commencement de la commande (pour avoir les fonds suffisants pour l'achat de matériels et consommables nécessaires à la réalistion de la commande par exemple).

Créer l'AVF de prépaiement à partir de la commande: 

• À partir de l’onglet « Biens et Services » de la commande, cliquez sur le bouton « Paiement ». Sélectionnez le type « Prépaiement » et indiquez le montant en dollars du prépaiement.

Les informations saisies dans la commande sont automatiquement reportées dans l’avis de facturation qui en a la même structure (onglets identification, mandats, requérants, documents, Visualiser). L’onglet « Prépaiement » remplace l’onglet « Biens et services » et répète les biens et services de la commande. Le visuel récapitule également ces informations et affiche le pourcentage du prépaiement correspondant au total à payer de cette facture. Le processus standard pour les AVF s'applique pour la suite.

Notes: 

• Le prépaiement ne pourra être créé que si la commande est lancée et qu’il n’y a pas déjà d’AVF en cours dessus.
• Vous ne pourrez pas procéder à la facturation des autres biens et services tant que l’avis de facturation pour le prépaiement n’aura pas été validé par l’administration.
• Dans l’onglet « Biens et services » de la commande, « Paiement », vous avez accès à la liste des prépaiements et paiements de la commande, ainsi que leur statut.