Pour facturer un service, minimalement deux étapes sont requises:
- Un avis de facturation (AVF) sera créé, au nom d'un client et auquel seront facturés des biens et services. Ceux-ci peuvent être associés ou non à un mandat. L'avis de facturation est un document interne envoyé au client qui atteste de l’achat/vente de bien/service. L’avis de facturation est différent de la facture car seuls les services financiers peuvent émettre des factures, qui sont requises lorsque le client est externe au CHU ou paie à partir d’un compte de l’université Laval.
- Un journal de facturation combinera les AVF de la plateforme et sera envoyé à la Gestion de Projets.
Cependant, selon les besoins des plateformes, une ou deux étapes précédentes peuvent avoir lieu:
- Une soumission qui est un document estimant le temps et les coûts nécessaires pour réaliser les travaux demandés, et/ou
- Une commande qui est un document qui définit les biens et services qu'un client demande dans un délai déterminé.
Ce processus est récapitulé en un schéma dans le document Processus.
Étapes et statuts des soumissions
| Statut | Description du statut |
|---|---|
| En création | La soumission est en création et peut être modifiée. |
| En approbation | La soumission a été transmise au gérant de la plateforme pour son approbation.
Toutes les plateformes/instances ne possèdent pas systématiquement cette étape. |
| Approuvée | Le gérant de la plateforme a approuvé la soumission. Le filigrane brouillon a disparu et la soumission peut maintenant être envoyée au client. |
| En révision | Avant son approbation par le gérant de la plateforme, si celui-ci constate des changements à apporter, il peut mettre la soumission en révision. |
Étapes et statuts des commandes
| Statut | Description du statut |
|---|---|
| En création | La commande est en création et peut être modifiée. |
| En approbation | La commande a été transmise au gérant de la plateforme pour son approbation.
Toutes les plateformes/instances ne possèdent pas systématiquement cette étape. |
| Approuvée | Le gérant de la plateforme a approuvé la commande. Le filigrane brouillon a disparu. |
| En révision | Il est possible de modifier une commande à tout moment. |
| Complétée | Une fois les biens et services de la commande fournis et facturés, celle-ci apparaît "Complétée". |
Étapes et statuts des AVF
| Statut | Description du statut |
|---|---|
| En création | L'avis de facturation est en création. |
| En révision | L'avis de facturation a été mis en révision par l'administration. Un commentaire de révision se trouve dans l'identification de l'AVF.
Il est possible de le réviser tant qu'il n'a pas été validé par l'administration. |
| En approbation | L'AVF a été transmis au responsable/gérant de plateforme pour approbation.
Toutes les plateformes/instances ne possèdent pas systématiquement cette étape. |
| En validation | Le gérant de la plateforme a approuvé l'AVF. |
| Validé | L'AVF a été validé par l'administration. Le filigrane brouillon a disparu. |
| Journalisé | L'AVF a été journalisé lors de la création d'un journal de facturation. Il peut être transmis à la Gestion de projet pour qu'ils procèdent à la transaction financière. |
Étapes et statuts des journaux de facturation
| Statut | Description du statut |
|---|---|
| En création | Le journal de facturation est en création. |
| En révision | Le journal de facturation a été mis en révision.
Il est possible de le réviser tant qu'il n'a pas été validé par l'administration. |
| Soumis | Le journal a été soumis pour approbation. |
| Approuvé | Le gérant de la plateforme a approuvé le journal de facturation. Il est prêt à être envoyé à la Gestion de projets en format Excel. |