Module Biens et services

Avant de pouvoir faire une soumission, commande ou avis de facturation (AVF), il est indispensable de créer la liste des biens et services (B&S) de la plateforme. Ce module correspond au « catalogue » de produits et présente les formats, les prix par profil de client et toute autre information en lien avec les produits et services proposés par la plateforme.

Saisie d'un nouveau bien/service
  • À partir du tableau de bord « Biens et services » : Ajouter un bien et service.
  • Inscrire les noms français et anglais. Le nom du bien/service est demandé en anglais afin d’alimenter correctement les soumissions et les avis de facturation qui seront générées en anglais dans une version ultérieure.
  • Sélectionner l'instance concernée (c'est-à-dire la plateforme fournissant le bien/service) et le type d'unité de mesure (est-ce que ce sont des unités ou des heures qui seront facturés?).
Navigation dans la fiche du bien/service
  • Identification: permet de consulter et modifier les principales caractéristiques du bien/service.
    • Identification:
      • Titre français
      • Titre anglais
      • La case à cocher «Titre modifiable» permet de personnaliser l'intitulé du bien/service sur les documents.
      • La case à cocher « Inactif » rend le bien et service indisponible. Il ne sera donc plus possible de l’ajouter à des soumissions, commandes ou avis de facturation.
    • Description:
      • Instance: Plateforme qui vend le bien/service.
      • Description: permet de présenter le bien/service.
      • Facturation: Type de facturation: à l'heure ou à l'unité.
    • Commentaires:
      • Étiquettes: permet d'indiquer des mots clés facilitant ainsi la recherche dans les tableaux de bord. À maintenir à jour si certains mots clés sont utilisés de manière ponctuelle.
      • Commentaires: permet d'indiquer des commentaires et d'y répondre. Il n'est possible de modifier ou supprimer que ses propres commentaires.
  • Formats: Cet onglet n'apparait pas lorsque l'unité est du temps. Créer des formats différents pour un bien/service permet d'attribuer des tarifs différents à un même bien/service, mais qui peut avoir des options différentes. Exemple: Une analyse X standard qui prévoit de fournir des données brutes VS une analyse X "de luxe", qui prévoit la mise en page, l'ajout de graphiques et de tableaux. Penser à inscrire la description du format en anglais pour les soumissions, les commandes et les avis de facturations ultérieurs en anglais. Il est possible de rendre inactif un seul ou plusieurs formats. En gérant l’inactivité du bien et service depuis la page d’identification, le choix s’appliquera à tous les formats.
  • Documents: permet de déposer un ou plusieurs documents en lien avec le bien/service, pour référence. Il pourrait s'agir de la fiche technique d'un produit, du protocole à suivre pour la remise d'une analyse,...
  • Tarification: permet de gérer les tarifs du bien/service selon le profil de facturation du client, la période, les quantités, le format... Pour plus d'information, consulter l'onglet ci-dessous.

 

Tarification
Cet onglet permet de gérer les tarifs du bien/service selon le profil de facturation du client, la période, les quantités, le format...
  • Pour ajouter un tarif, cliquer en haut à droite sur "Ajouter un tarif".
  • Format: le cas échéant, sélectionner le format pour lequel le tarif va s'appliquer.
  • Période: indiquer la période pendant laquelle ce tarif s'applique.
  • Quantité minimum: indiquer la quantité minimum pour laquelle ce tarif s'applique. Les tarifs selon la quantité sont ensuite indiqués dans la fiche du bien/service, dans un onglet apparaissant en-dessous de celui de la tarification.
    • Par exemple, le tarif d'un bien X pourrait être de:
      • 0-10: 2.50$ pour chaque X
      • 11-20: 2.00$ pour chaque X
      • + 21: 1.50$ pour chaque X.
    • Il faudrait donc créer trois tarifs différents, en modifiant à chaque fois la quantité minimum exigée.
  • Tarif selon le profil de facturation (voir les explications du module Clients, section Profils de facturation). Une distinction peut être apportée selon l'origine géographique du client (Québec, Canada, International), ce n'est cependant pas une obligation, le tout dépendant de la réalité des plateformes.
  • Prix déterminé ou variable: Indiquer les prix et sélectionner si le prix est déterminé (le bien/service a un prix fixe) ou variable (le bien/service a un prix sur mesure, défini selon la commande du client). Cliquer sur le cadenas du tarif afin de le fermer rend le prix déterminé.
    • Prix déterminé (fixe):
      Prix variable (sur mesure):
      Afin d'obtenir des statistiques fiables et assurer un meilleur suivi budgétaire, la majorité des biens/services devraient avoir un prix déterminé. Un prix variable pourrait s’appliquer dans le cas d’un même service mais qui aurait à chaque fois un prix différent, tel que le développement d’une molécule. Un autre exemple pourrait être la refacturation de fournitures que la plateforme aurait dû acheter pour mener à bien la demande du client et qui lui seraient refacturées par la suite.
      A. Prix déterminé: lorsque le prix est déterminé, il sera affiché par défaut dans les soumissions, commandes et avis de facturation. Il peut tout de même être modifié en utilisant les champs "rabais" et "nouveau tarif unitaire" (voir les explications des soumissions, commandes, avis de facturation). L’écart entre le prix offert et le prix déterminé sera enregistré dans les statistiques du bien/service.
      B. Prix variable: le prix unitaire par défaut utilisé dans la soumission/commande/avis de facturation sera de 85$. Cette valeur pourra être modifiée lors de l’enregistrement du bien/service dans la transaction. Les rabais et changements de tarifs n’apparaissant pas, cette option devrait être peu utilisée. Son emploi devrait se limiter à de rares cas, tel que décrit ci‐dessus.
      C. Aucun prix déterminé: pour ce profil de facturation, il ne sera pas possible d’offrir ce bien/service tant qu’un prix ne sera pas enregistré. Dans ce cas‐ci, on voit apparaître un « x » rouge dans la grille de prix du bien/service.
      D. Prix variable sans prix par défaut: aucun prix par défaut apparaîtra dans la soumission/ commande/ avis de facturation. Le prix unitaire du bien/service devra donc être défini au moment de  l’enregistrement de la transaction.