Quand un dossier devient-il admissible à l'épuration ?
Un dossier devient admissible lorsqu'il répond aux trois conditions suivantes :
- Le statut de la personne est « Inactif » ;
- Aucun poste actif n'est présent ;
- Aucune conservation prolongée n'est appliquée.
Comment la date d'épuration est-elle calculée ?
La date d'épuration correspond à la plus éloignée des deux échéances suivantes :
- 10 ans après la fin du dernier poste ;
- 6 mois après la dernière activité au dossier.
Cette approche permet d'éviter la suppression d'un dossier qui serait encore utilisé occasionnellement ou sur le point d'être réactivé.
Exemple
Quels sont les contextes de prolongation de la conservation des données ?
Pourquoi la conservation des données peut-elle être prolongée ?
La conservation des données peut être prolongée pour trois raisons: une décision administrative, une activité récente dans le dossier ou l'existence de dépendances avec d'autres modules d'Agora.
- Conservation prolongée par décision administrative : La conservation des données est prolongée lorsqu'une raison légale, réglementaire ou administrative justifie le maintien du dossier au-delà de sa date d'épuration prévue.
- Exemples :
- Litige en cours,
- Enquête administrative.
- Exemples :
- Conservation prolongée par activité : Lorsqu'une activité est réalisée dans le dossier d'un membre, la date d'épuration est automatiquement repoussée afin de s'assurer que les données demeurent disponibles tant qu'elles font l'objet d'une utilisation.
- Exemples :
- Modification dans la fiche du personnel,
- Ajout ou modification d'un poste,
- Etc.
- Exemples :
- Conservation prolongée par dépendance : Lorsque certaines informations demeurent nécessaires au fonctionnement d'Agora ou à la préservation de l'intégrité des données, une épuration partielle est effectuée. Les renseignements essentiels sont conservés jusqu'à ce que la dernière dépendance soit supprimée.
- Exemples:
- Auteur d'une publication,
- Bénéficiaire d'une subvention,
- Responsable d'un compte,
- Utilisateur actif ou passé d'Agora,
- Responsable hiérarchique d'un membre toujours conservé dans Agora.
- Exemples:
| Décision administrative | Activité | Dépendance | |
| Quand ce contexte s'applique-t-il? | Une raison légale ou administrative impose le maintien du dossier. | Une activité récente a été effectuée dans le dossier. | Le dossier est toujours référencé par un ou plusieurs modules d'Agora. |
| Données conservées | Ensemble du dossier du membre. | Ensemble du dossier du membre. | Informations minimales requises pour préserver les liens et l'intégrité des données : PSN, nom, prénom, historique des postes, identifiants et informations nécessaires à une éventuelle réactivation. |
| Fin de la conservation prolongée | Lorsque la décision administrative est levée. | Lorsqu'aucune activité n'a été enregistrée pendant une période de 6 mois, 10 ans après la fin du dernier poste. | Lorsque la dernière dépendance dans Agora disparaît. |
| Statut correspondant | En conservation prolongée. | En attente d'épuration. | En rétention. |