Mandats

Les mandats permettent donc de regrouper des activités dans le cadre d’un même travail. Les activités peuvent être :

• Facturables : celles-ci correspondent à un service et feront l’objet d’une facturation.
• Non facturables : celles-ci ne feront pas l’objet d’une facturation. Assigner des activités non facturables à un mandat peut permettre d’évaluer le temps consacré à un projet spécial ou à un suivi particulier. Par exemple, le gérant d’une plateforme pourrait décider de créer un mandat « Administration » dans lequel il saisirait les heures dédiées à la gestion de sa plateforme (facturation, suivi financier, rencontres,…). Des projets spéciaux consacrés à la recherche et développement d’une nouvelle méthode ou d’une nouvelle technique pourraient également être créés sous forme de mandats.

• À partir du tableau de bord "Mandats": Ajouter un mandat (en haut, à droite).
• Saisir les informations dans le dialogue qui s'affiche. Inscrire le titre du mandat, le nom de la personne contact ainsi que les instances/plateformes qui travailleront dans le cadre de ce mandat.
• Cliquer sur "Sauvegarder"

Vous êtes maintenant dans la fiche du mandat.

• Identification:
  • Identification: : cette section récapitule les informations saisies précédemment. Elle fournit également une liste de statuts pour le mandat: En cours, Suspendu (momentanément arrêté, susceptible de reprendre ou de passer au statut complété), Complété (c'est-à-dire terminé).
  • Client: identification du client. En cliquant sur la flèche au bout de la ligne, l'utilisateur est renvoyé à la fiche du client.
  • Adresse postale: adresse du client. Il est possible de l'ajouter directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton , elle sera automatiquement enregistrée dans la fiche du client.
    • Pour l'ajout d'adresses civiques, en saisissant le nom du lieu ou le début de l'adresse, le système fait le lien avec les coordonnées de Google Map. De cette façon, certaines informations sont automatiquement saisies.
    • Exemple: En tapant dans le champ Adresse: CHUL, le système propose CHUL et Centre Mère-enfant soleil. En le sélectionnant, les informations de l'adresse, ville, province et code postal sont déjà saisies.
  • Adresse de facturation identique: sélectionner une adresse différente si l'adresse de facturation est différente de l'adresse civique. Les mêmes fonctionnalités que pour l'adresse postale existent.
  • Avis de facturation: cette section n'est pas modifiable et se remplit automatiquement au fur et à mesure que des avis de facturation associés à ce projet sont traités.
  • Activités: cette section n'est pas modifiable et se remplit automatiquement au fur et à mesure que des activités associées à ce projet sont traitées.
  • Description:
  • Commentaires:
    • Commentaires: information complémentaire concernant le mandat.
    • Étiquettes: permet d'indiquer des mots clés facilitant ainsi la recherche dans les tableaux de bord. À maintenir à jour si certains mots clés sont utilisés de manière ponctuelle.
• Documents: permet de déposer et conserver des documents pour références ultérieures.
• Requérants: permet d’identifier une(des) personne(s) ressource(s) en lien avec ce mandat.
• Activités: permet de consulter les activités associées au mandat, selon qu’elles sont « Non facturées » ou « Facturées ».
• Onglet « Soumissions »: permet de consulter la liste des soumissions pour ce mandat. Possibilité de créer une nouvelle soumission à partir du bouton « Ajouter une soumission » en haut, à droite. Voir la page Navigation dans les tableaux de bord pour plus d'informations sur les fonctionnalités du tableau de cet onglet.
• Onglet « Commandes »: Permet de consulter la liste des commandes pour ce mandat. Possibilité d’ajouter une nouvelle commande à partir du bouton « Ajouter une commande » en haut, à droite. Voir la page Navigation dans les tableaux de bord pour plus d'informations sur les fonctionnalités du tableau de cet onglet.
• Onglet « Avis de facturation » : Permet de consulter la liste des avis de facturation pour ce mandat. Possibilité d’ajouter un nouvel avis de facturation à partir du bouton « Ajouter un avis de facturation » en haut, à droite. Voir la page Navigation dans les tableaux de bord pour plus d'informations sur les fonctionnalités du tableau de cet onglet.

Pour supprimer un mandat cliquer sur le logo de la poubelle, en haut, à droite, dans l'onglet Identification.

Un mandat ne pourra pas être supprimé si des soumissions, commandes et avis de facturation lui sont associés. Ces éléments devront avoir été supprimés pour que le mandat puisse être retiré. Les avis de facturation journalisés ne peuvent pas être supprimés (pour des raisons de conservation des données, car ils supposent qu'une transaction est passée au compte).