Processus d’une DP

L’étape « Spécifications » correspond à la complétion de l’onglet « Spécifications » de la DP (« Identification » dans l’ancienne version) et de l’onglet « Bénéfices Marginaux ».

• Saisir les informations des onglets "Spécifications" et "Bénéfices marginaux";
• Compléter la section en fermant le cadenas ouvert, en haut, à droite.
• Le logo du cadenas ouvert est remplacé par un cadenas fermé. Ce même logo est affiché au bout de l’onglet « Spécifications ». La bulle « SP » du nouveau processus devient bleue. C’est ce qui indique au système que cette partie est faite.
• La complétion (c’est-à-dire fermer le cadenas) de l’onglet spécifications complète également l’onglet Bénéfices marginaux de la DP.
• En cas de changement avant que la GP ait approuvé les distributions budgétaires, les spécifications peuvent être modifiées en les révisant (cliquer sur le cadenas fermé). Ne pas oublier de refermer le cadenas.

Pour des raisons de validation, la période et le statut dans la section « Spécifications » ne pourront pas être modifiés si les onglets « Salaire » et « Finance » ont leur cadenas fermé. Ces sections sont interdépendantes. Donc pour pouvoir modifier période et/ou statut, simplement « délocker » une des deux sections.

L’étape « Salaire » correspond à la complétion de l’onglet « Salaire » de la DP  qui prévoit la rémunération de l’employé (taux horaire + prime).

En plus du taux horaire, un calcul indique le salaire par semaine et par an.

• L’utilisateur doit ajouter les différentes périodes de rémunération (2^ème logo en haut, à droite).
• Une fois les informations saisies, il doit « Compléter la rémunération » en cliquant sur le cadenas, (3^ème logo en haut, à droite).
• Le logo du cadenas ouvert est remplacé par un cadenas fermé. Ce même logo est affiché au bout de l’onglet « Salaire ». La bulle « SL » du nouveau processus devient bleue. C’est ce qui indique au système que cette partie est faite.
• En cas de changement avant que la GP ait approuvé les distributions budgétaires, le salaire peut être modifié en le révisant (cliquer sur le cadenas fermé). Ne pas oublier de fermer le cadenas.

Cette étape correspond à la complétion de l’onglet « Finance » de la DP qui prévoit la distribution budgétaire.

• L’utilisateur doit ajouter les différentes distributions budgétaires (2^eme logo en haut, à droite).
• Une fois les informations saisies, il doit « Compléter la distribution budgétaire » en fermant le cadenas, (3^ème logo en haut, à droite).
• Le logo du cadenas ouvert est remplacé par un cadenas fermé, et ce même logo est affiché au bout de l’onglet « Finance ». La bulle « FN » du nouveau processus devient bleue. C’est ce qui indique au système que cette partie est faite.
• En cas de changement avant que la GP ait approuvé les distributions budgétaires, la distribution peut être modifiée en la révisant (cliquer sur le cadenas fermé). Ne pas oublier de fermer le cadenas.

Une fois que les spécifications, le salaire et les finances ont été déterminés, c’est au tour de la gestion de projet d’intervenir afin de valider les estimés prévus sur chacun des comptes.

Dans l’onglet « Finance » de la DP, ils ont la possibilité d’approuver la distribution budgétaire ou de la refuser.

En cas de refus de la distribution budgétaire, l’approbation / cadenas de l’onglet finance sera retiré. L’AGF doit donc intervenir à nouveau.

Tout changement dans l’estimé de salaire (que ce soit lors de la complétion de la DP, de la création d’un amendement,…) nécessitera l’approbation de la GP.

Distribution approuvée:

Distribution refusée:

Lors de refus, nous suggérons que l'équipe de la GP indique les raisons motivant leur refus, afin que les agents de gestion financière et gestionnaires sachent ce qui a bloqué.

La gestion des réserves: 

C’est également à cette étape que la GP devra indiquer les numéros de réserve ainsi que leur montant (en cliquant sur le crayon, au bout de la ligne de la distribution budgétaire – Voir « Étape 3 – Finance »). Ces informations apparaitront également sur la ligne de la distribution budgétaire, en passant la souris sur le petit R, apparu à côté du budget UL. Les AGF/GS pourraient indiquer un montant de réserve à titre de suggestion à la GP.

Lors d’amendements, il sera important d’ajouter le nouveau numéro de réserve, mais de calculer le cumul pour le montant. De cette façon, on peut voir en un coup d’œil si le total des réserves faites est suffisant par rapport à l’estimé.

Si les fonds n'étaient pas disponibles dans le projet au moment d'approuver la distribution budgétaire, la GP a la possibilité de générer une requête à cet effet.

Une fois toutes les distributions budgétaires approuvées, les bulles GP et «Complété » du nouveau processus seront bleues. Cette étape indique que la DP est prête à être traitée par les RH du CHU.

Cette étape correspond au téléversement de la DP. Désormais, la signature de l’employé ne sera plus nécessaire lors des renouvellements et amendements (elle demeure néanmoins indispensable lors de l’embauche et des nouveaux postes, à la première DP). Seule la signature / approbation du responsable sera demandée. Ultimement, il est prévu de mettre en place un processus d’approbation électronique.

Les référents RH devront se référer aux procédures en cours dans leur service pour la remise de la copie de la DP à l’employé.

Cette étape correspond à la confirmation du traitement de la DP par les RH du CHU de Québec et signale la fin du processus pour la DP.