Bonjour à tous,
Voici quelques points d'information/rappel sur le traitement de certains cas particuliers d'amendement.
Pour plus d'informations sur ce cas, vous référer à la procédure d'amendement rétroactif touchant un changement budgétaire (émise par Hugo-Noël Thiboutot) et à la page Capsules et Quiz.
Un amendement comportant un changement de distribution budgétaire ne peut pas être rétroactif.
Pour déterminer la date effective et de changement de distribution budgétaire, il est important de vous référer au calendrier de transmission des données pour la paie des employés. La date effective de l’amendement sera la date à partir de laquelle le changement sera intégré dans le système de paie.
De manière générale, cette date doit être ultérieure à la date de début de la prochaine période de paie. Dans certains cas, si vous êtes trop proche de la nouvelle période, il sera nécessaire d'aller à la période suivante.
Si le salaire aurait du être payé à partir du nouveau compte avant la date de début indiquée dans l'amendement, inscrire dans les notes de la section finance qu'une demande de transfert salarial sera faite ainsi que la période qu'il couvrira, pour corriger l'imputation des périodes non comprises dans l'amendement.
Exemple:
La page Capsules et Quiz du WordPress fournissent de nombreux exemples.
Dans le cas où un amendement prévoirait plusieurs changements devant s'appliquer à des dates différentes, il est nécessaire de faire deux amendements.
Exemple:
Un employé est à temps partiel et payé par le budget 81000. Il passe à temps complet à partir du 01 novembre, et son salaire sera payé par le budget 85000 à partir du 01 décembre, date de début du projet.
Il faudra créer:
- un premier amendement qui passe l'employé du statut temps partiel au statut temps complet (ne pas oublier d'ajuster les bénéfices marginaux) à partir du 01 novembre.
- un second amendement qui modifie la distribution budgétaire à partir du 01 décembre (assurez-vous de respecter le calendrier financier et d'envoyer l'amendement dans les temps).
Pour rappel, la date effective apparaît en haut, à droite de l'amendement.
Il n'est pas possible d'intégrer dans une même DP plusieurs codes principaux. Si celui-ci doit être modifié à partir d'une date X, il sera nécessaire de créer un amendement à cet effet. Assurez-vous de respecter le calendrier de transmission des données de la GP.
Pour rappel:
Le code principal correspond à l'Unité Administrative (UA) de l'employé. Il apparaît dans la fiche Logibec de l’employé (en haut, avec son nom). Seuls les référents RH, agents de gestion financière et gestionnaires ayant accès à ce code pourront approuver les feuilles de temps de l’employé. Il correspond souvent au code qui sera principalement utilisé par l’employé, mais il peut être un compte pool (pour les infirmières de recherche clinique par exemple), un compte d’axe...
Lorsqu'un employé code son temps sur sa feuille de temps Logibec sans distribution automatique d'installer, mais qu'un amendement budgétaire est nécessaire pour informer la Gestion de Projet d'un changement dans les budgets à venir, il est important d'indiquer dans la note de la DP: Amendement budgétaire sans impact RH.
La façon de procéder:
Seulement dans les cas où il s’agit d’un changement budgétaire – pour vous assurer que les cadenas des autres bulles restent barrer, il faut vous mettre sur l’onglet finance avant d’utiliser le bouton « amender »
En fonctionnant de cette façon:
- Les RH du CRCHU ne sont pas impliquées dans la mise à jour de l'amendement;
- La GP peut approuver l'amendement et ajuster ses réserves;
- Les RH du CHU cochent "Confirmation RH" sans faire aucun changement dans Logibec (car l'employé code);
- Les RH du CRCHU téléversent un document qui indique que la signature n'est pas requise.