Le schéma ci-dessous présente le parcours complet d'un dossier dans Agora à partir de la fin du dernier poste actif. Il illustre les différentes étapes menant à l'épuration complète des données ainsi que les situations pouvant prolonger leur conservation.
- Statut du membre inactif
- Aucun poste actif
- Aucune conservation prolongée
Un mois après la fin du dernier poste :
- coordonnées professionnelles postales ;
- coordonnées professionnelles téléphoniques ;
- contacts en cas d'urgence.
sont supprimés.
Le système vérifie si la date calculée a été atteinte.
Cette date correspond à la plus éloignée des échéances suivantes :
- 10 ans après la fin du dernier poste ;
- 6 mois après la dernière activité au dossier.
Si aucune dépendance n'existe :
➡️ épuration complète.
Si des dépendances sont présentes :
➡️ passage en rétention.
Lorsqu'applicable, seules les données minimales nécessaires sont conservées :
- PSN ;
- nom ;
- prénom ;
- historique des postes ;
- certaines informations nécessaires à une éventuelle réactivation.
Le membre n'apparaît plus dans les recherches et les requêtes standards.
Lorsque la dernière dépendance est supprimée :
➡️ les données résiduelles sont épurées.
À noter
L'épuration effectuée dans Agora s'applique aux environnements opérationnels. Des copies de certaines données peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes existantes au moment de l'épuration. Ces copies sont éliminées automatiquement selon les mécanismes habituels de rotation et de rétention des sauvegardes.