Chaque dossier possède un statut de conservation permettant de connaitre sa situation dans le processus d’épuration des données. Ce statut est recalculé automatiquement en fonction des informations présentes dans le dossier et des liens existants dans Agora.
Le dossier est admissible à l'épuration lorsque les conditions suivantes sont réunies:
- Le statut de la personne est « Inactif » ;
- Aucun poste actif n'est associé à la personne ;
- Aucune conservation prolongée par décision administrative n'est appliquée.
Une date prévue d'épuration est alors calculée. Tant que cette date n'est pas atteinte, le dossier demeure dans le statut "En attente d'épuration".
Le dossier fait l'objet d'une conservation supplémentaire en raison d'une obligation ou d'une décision administrative.
Cette mesure permet de suspendre temporairement l'épuration lorsque les données doivent être conservées pour répondre à des besoins légaux, réglementaires ou administratifs.
L'épuration demeure bloquée jusqu'à la levée de cette suspension.
Le dossier possède une ou plusieurs dépendances dans Agora.
Dans cette situation, une épuration partielle peut être réalisée, mais certaines informations doivent être conservées afin de préserver l'intégrité des données et des liens entre les différents modules.
Exemples de dépendances:
- Auteur d'une publication ;
- Bénéficiaire d'une subvention ;
- Responsable d'un compte ;
- Utilisateur d'Agora ;
- Responsable hiérarchique d'un autre membre ;
Le dossier demeure en rétention jusqu'à ce que la dernière dépendance soit supprimée.
Tableau comparatif des statuts
| Statut | Pourquoi ? | Épuration possible ? |
|---|---|---|
| En attente d’épuration | Les critères sont remplis mais la date n’est pas atteinte. | Oui, à la date prévue |
| En conservation prolongée | Une décision administrative bloque l’épuration. | Non |
| En rétention | Des dépendances existent dans Agora. | Pas complètement |