Fonctionnalités de la section "Documents et formulaires"
Afin d'épurer les dossiers et ne conserver que les documents récents ou en cours, il est possible d'archiver les documents en cliquant sur le logo de boite d'archive.
Pour ré-afficher les documents archivés, simplement cliquer Archive OFF en bas de la page.
Il est possible de déposer plusieurs fichiers dans un même document en cliquant sur le signe + du dialogue d'ajout de document.
Les pièces justificatives déposées dans une fermeture de poste sont automatiquement déposées dans le sous-dossier Fin d'emploi de la section Documents et formulaires.
Les formulaires de maintien des assurances déposés dans une fermeture de poste sont automatiquement déposés dans le sous-dossier Assurance de la section Documents et Formulaires.
En raison de processus attachés à ces deux types de documents, il n'est pas possible de les créer, modifier, supprimer à partir de la section Documents et formulaires.
Tout changement apporté dans un emplacement (onglet) à un matricule, une absence prolongée ou un diplôme ayant un document est automatiquement répercuté dans l'autre emplacement.
Exemples:
Si un matricule ayant un document est déposé dans l'onglet matricules, il sera automatiquement créé dans le sous-dossier matricules de la section Documents et formulaires.
Si une absence prolongée ayant un document est modifiée dans le sous-dossier Historique des absences de la section Documents et formulaires, elle sera également modifiée dans l'onglet Absences prolongées.
Si un diplôme ayant un document est supprimé dans le sous-dossier Diplômes de la section Documents et formulaires, celui-ci sera supprimé de l'onglet Professionnel / Diplômes.
Formations:
En raison de contraintes techniques, les formations ne sont pas gérées de la même façon et peuvent seulement être consultées, créées, modifiées, supprimées à partir de l'onglet Professionnel / Formations.
Lors du téléchargement d'un document, le nom du fichier suivra une nomenclature établie de type:
PSN - Type de fichier - Nom de la personne.
Éventuellement, des informations additionnelles peuvent être intégrées dans le nom (comme le titre d'emploi ou numéro de poste, la date, etc...).
Pour un document composé de plusieurs fichiers, une archive ZIP sera générée. Cette archive portera un nom conforme à la nomenclature établie. Les fichiers à l’intérieur conserveront leurs noms d’origine tels qu’ils ont été déposés.