Octrois et comptes (DRF)

À partir du module octrois:

• Identifier l'octroi dans le tableau de bord du module Octrois.
• Repérer dans la progression les bulles concernant les risques éthiques dont l'approbation est conditionnelle à la libération des fonds:
  • BI = Risques biologiques
  • HU = Éthique Humaine
  • AN = Éthique animale
    • Une bulle bleue indique habituellement une éthique conforme/approuvée ou non applicable.
    • Une bulle blanche indique habituellement une éthique en attente de réponse du chercheur ou d'approbation.

• Passer la souris sur la bulle souhaitée pour confirmer le statut et avoir plus d'information.

À partir du module Comptes:

• Dans la fiche du compte, cliquer sur l'onglet "Octrois"
• Si la progression n'est pas affichée, cliquer sur le logo  et sélectionner "Progression". La progression s'affiche incluant le statut des 3 risques éthiques.
• Repérer dans la progression les bulles concernant les risques éthiques dont l'approbation est conditionnelle à la libération des fonds:
  • BI = Risques biologiques
  • HU = Éthique Humaine
  • AN = Éthique animale
    • Une bulle bleue indique habituellement une éthique conforme/approuvée ou non applicable.
    • Une bulle blanche indique habituellement une éthique en attente de réponse du chercheur ou d'approbation.

• Passer la souris sur la bulle souhaitée pour confirmer le statut et avoir plus d'information.

  

Pour avoir plus d'informations sur le statut éthique:

• Cliquer sur le numéro de l'octroi.
• Aller à l'onglet "Éthique et déontologie".

Les informations de l'éthique sont synchronisées depuis SIRUL.

Les octrois en attente de traitement par la DRF sont identifiés par une bulle GP blanche.

La bulle GP est blanche lorsque:

• il s'agit d'un nouvel octroi pour lequel une ouverture de compte a été demandée;
• il s'agit d'un octroi existant qui a eu une modification ayant un éventuel impact financier (ajout ou suppression d'un organisme subventionnaire, prolongation du projet, ajout ou suppression de tranches de financements, etc...).

Identifier les octrois via le module Octrois:

• Module Octrois
• Définir le filtre sur le champ "Progression" et sélectionner:
  • "Spécifications" complété.
  • "Finance" complété.
  • "Risques biologiques" complété.
  • "Risques animaux" complété.
  • "Risques humains" complété.
  • "Confirmation GP" non complété.

Identifier les octrois via le module Octrois avec des comptes associés à un technicien de la GP:

Pour identifier les octrois qui ont déjà un compte créé et associé à un technicien de la GP:

• Module Octrois
• Définir le filtre sur le champ "Progression" et sélectionner:
  • "Spécifications" complété.
  • "Finance" complété.
  • "Risques biologiques" complété.
  • "Risques animaux" complété.
  • "Risques humains" complété.
  • "Confirmation GP" non complété.
• Ajouter un filtre sur le champ "Technicien GP".

Identifier les octrois via le tableau des notifications:

S'abonner à la notification: Octrois - SIRUL - En attente (Gestion de projet).

Pour savoir comment s'abonner à une notification: Le tableau de notifications

Pour identifier les comptes pour lesquels une demande d'ouverture a été faite:

• Module comptes
• Définir le filtre sur le champ "Statut" et sélectionner "En approbation".

Le filtre "En approbation" regroupe tous les comptes en attente d'approbation d'ouverture de comptes et en attente d'approbation de révision.

Dans la majeure partie des cas, on peut partir du principe que les comptes ayant un numéro sont en attente de révision et les comptes identifiés "En attente" sont en attente d'ouverture.

Pour identifier les comptes pour lesquels une demande de révision a été faite:

• Module comptes
• Définir le filtre sur le champ "Statut" et sélectionner "En approbation".
• Ajouter un filtre sur le nom du Technicien GP.

Le filtre "En approbation" regroupe tous les comptes en attente d'approbation d'ouverture de comptes et en attente d'approbation de révision.

Dans la majeure partie des cas, on peut partir du principe que les comptes ayant un numéro sont en attente de révision et les comptes identifiés "En attente" sont en attente d'ouverture.

L'accès aux comptes en ouverture peut se faire par le module octrois ou par le module comptes directement.

Pour approuver l'ouverture de compte:

• Valider et corriger si nécessaire les informations pré-complétées par les AGF;
• Valider le statut éthique de l'octroi associé:
  • Dans la fiche du compte, cliquer sur l'onglet "Octrois"
    • Si la progression n'est pas affichée, cliquer sur le logo  et sélectionner "Progression". La progression s'affiche incluant le statut des 3 risques éthiques. Passer la souris sur chacun des risques afin d'en valider le statut.
    • Ou cliquer sur l'octroi, puis sur l'onglet "Éthique et déontologie".
• Si tout est conforme, saisir le numéro de compte et attribuer un technicien;
• Approuver l'ouverture de compte (logo de la flèche en haut, à droite) 

Pour approuver la révision d'un compte:

• Aller dans la fiche du compte.
• Prendre connaissance des changements et de leur impact.
• Cliquer sur le bouton en haut à droite: approuver.

Si nécessaire, retourner dans l'octroi correspondant afin de valider si l'association entre le compte et l'octroi doit être revalidée pour une ou plusieurs lignes de financement.

Approuver l'association d'un compte à un octroi est une étape importante à ne pas oublier. Elle permet d'assurer le lien entre l'octroi et son ou ses comptes.

C'est par ce lien qu'on saura qu'un compte X a été ouvert dans le cadre du financement/octroi Y et que par conséquent les règles A, B, C s'appliquent.

Pour approuver l'association entre un octroi et un compte:

• Aller dans l'octroi, onglet "Sources de financement" , à la dernière ligne de chaque tableau d'organisme subventionnaire, cliquer sur le logo  .
• Il est possible d'approuver ligne par ligne si souhaité en cliquant sur le dernier logo de la ligne.

Le petit logo apparaitra à chaque ligne derrière le budget CHU confirmant ainsi l'approbation du lien Compte-Octroi pour la ligne de financement.

Lors de la création d'un compte avant que le SIRUL soit synchronisé dans Agora ou lorsque certains champs de l'octroi sont modifiés, l'association à un compte doit être (re)validée.

Pour approuver l'association d'un compte déjà existant à un octroi:

1. Aller dans le module Octrois, dans la fiche de l'octroi concerné, à l'onglet "Source de financement".
2. Si le budget indiqué correspond bien à l'octroi, à la dernière ligne du tableau de l'organisme subventionnaire, cliquer sur le 3ème logo  ou approuver ligne par ligne.

Le petit logo apparaitra à chaque ligne derrière le budget CHU confirmant ainsi l'approbation du lien Compte-Octroi pour la ligne de financement.