Fiche d’un octroi SIRUL

Onglet Identification
Section Identification
Titre Titre du projet de recherche ou de l'entente contractuelle tel que déposé ou signé.
Programme Champs présent seulement si l'organisme subventionnaire a divers programmes de subvention avec des objectifs précis, des règles d'éligibilité distinctes et des dépenses admissibles spécifiques.
Responsable UL Nom du responsable principal du financement à l'Université Laval.  Le projet financement sera aussi à son nom.
Type Contrat

Entente négociée dans laquelle, afin de participer à un projet de recherche, chacun s’engage à fournir une expertise, un produit, du matériel ou de l’argent:

  • Entente légale,
  • Sujet axé sur des besoins du partenaire (privé ou public),
  • Livrables bien ciblés,
  • Termes et conditions spécifiques sur la propriété intellectuelle, les livrables, etc.
Subvention

Assistance financière accordée par un organisme subventionnaire pour la réalisation de travaux d’un projet de recherche mis de l’avant et entièrement élaboré par un chercheur:

  • Projet généralement évalué par comité de pairs,
  • Projet orienté par le chercheur,
  • Souplesse dans les livrables et le budget.

Les versements de fonds indépendants des résultats obtenus, le chercheur conserve tous les droits de propriété sur les résultats de la recherche.
Partenariat Projet où il y a plus d’une organisation qui participe au financement ou à la réalisation du projet.
Section Période
Date de début Date de début du projet tel qu’indiqué à l’entente ou à la date de dernière signature lors d’un contrat si la date de début n’est pas identifiée.
Date de fin (information obligatoire)

Pour les financements suivants :

  • Subventions;
  • Partenariats;
  • Contrats de recherche non axés sur le recrutement de patients

Tel qu'indiqué à l'entente de financement ou avis d'octroi.

Des prolongations peuvent être demandées à l'organisme subventionnaire.
Contrats de recherche clinique avec recrutement de patients

Date de fin par défaut indiquée est le 25 décembre après 5 années complètes de la date de signature sauf si indiquée à l'entente.

Puisque ces projets dépendent de la facilité et rapidité à recruter des patients, la durée doit être conséquente tout en permettant de s'assurer de fermer les projets en continu.

Des prolongations pourront être accordées après validations auprès du comité d'éthique sur les humains.
Création Date de création de la fiche SIRUL, avec IDUL (identification) de la personne qui a réalisé la tâche.
Modification Date de l’actualisation de la fiche par la modification du nombre de chercheurs, d’organismes subventionnaires, date de fin, des tranches de financement, du lieu de la recherche; avec IDUL (identification) de la personne qui a réalisé la tâche (personnel administratif ou chercheur).
Section Affiliations
Lieu de la recherche

Lieu où est réalisée la recherche.

Il y a normalement une corrélation à faire avec le lieu de réalisation de la recherche et le comité d’éthique humaine, s’il y a lieu, qui devra rendre une décision éthique.  Si le lieu est erroné, le comité d'éthique humaine ne sera pas en mesure de consigner sa décision et pourrait bloquer le versement de tranche additionnelle ou l'ouverture du compte.

L’information est aussi utilisée pour la répartition des fonds de soutien à la recherche.  S'il y a plus d'un lieu, il faut le consigner dans la section commentaires.  Autant le secteur performance qu'administration peuvent apporter ces précisions.
Axe Axe de rattachement du chercheur au moment de la création du financement.
Unité Faculté et département universitaire de rattachement du chercheur
Université Laval uniquement.
Section Gestion
Organisme gestionnaire Organisme qui est responsable du programme de la subvention.
Établissement gestionnaire

Établissement qui gère les fonds lorsque ce n’est pas Université Laval ou le CHU qui est le responsable de la subvention.

Il peut y avoir ou non un transfert interinstitutionnel de fonds.
Établissement réseau
Section Remarques
Remarques de saisie

Commentaires ajoutés par la personne qui a saisi l'octroi initial ou les amendements.

Il pourrait aussi y avoir les commentaires du chercheur dans la demande de correction de la déclaration du chercheur.
Section Commentaires
Étiquettes Possible d’indiquer des mots clés pour retrouver des cas particuliers dans le tableau de bord.

Recherche clinique pour les projets où il faudra corriger les tranches annuellement selon les encaissements.

Partage FSR pour les projets où les lieux de la recherche sont multiples. Indiquer dans les commentaires le partage à utiliser.

Ne jamais retirer les étiquettes sans validation préalables.
Commentaires

Hors mis la section Commentaires, toutes les données contenues dans cet onglet proviennent de la synchronisation avec SIRUL et ne peuvent pas être modifiées dans Agora.

Onglet Bénéficiaires

Tous les chercheurs mentionnés dans la demande de financement et/ou de l'avis d'octroi sont décrits dans cet onglet.

L'identification de tous les chercheurs à l'octroi peu importe leur université/pays de rattachement est important afin de démontrer les collaborations des chercheurs. Si un chercheur est absent, il ne faut pas hésiter à le signaler au secteur Performance (octrois@crchudequebec.ulaval.ca ) afin de le faire ajouter.

Onglet Bénéficiaires
Période Années où le chercheur était identifié comme participant au financement
Rôle Rôle du chercheur dans la réalisation du projet de recherche.
  • Responsable UL: Responsable du financement selon l'avis d'octroi / contrat pour les fonds administrés au CHU ou à l'Université Laval.
  • Responsable de la subvention: Lorsque les fonds sont administrés dans une autre université qu'UL, le responsable du financement est indiqué. Il y a toujours un responsable UL d'identifié.
  • Chercheur: Tout autre chercheur identifié sur la demande de financement, sur l'avis d'octroi ou demande d'ajout qui aurait pu être autorisée par l'organisme subventionnaire.
Bénéficiaire Ligne supérieure: Nom des chercheurs nommés sur la demande de financement et/ou sur l'avis d'octroi.

Ligne inférieure:

  • Pour les chercheurs du CHU de Québec-UL: Numéro d'identification Agora (PSN) | Numéro d'employé UL. Ces chercheurs ont un lien cliquable qui renvoie à leur poste dans Agora.
  • Pour les chercheurs hors CHU de Québec - UL: 
Établissement Université de rattachement du chercheur (partout dans le monde)

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Onglet Subsidiaires et renouvellements

Subsidiaires:

Selon l'ampleur du projet, il peut arriver qu'il soit requis de scinder le projet par thèmes de recherche, objectifs ou livrables. Ceux-ci peuvent comporter des exigences éthiques différentes. Un SIRUL distinct "subsidiaire", permettant de gérer les spécificités éthiques et déontologiques, est donc créé pour chacun de ces thèmes, objectifs ou livrables. Généralement, le montant du financement accordé est de 1$ afin de ne pas dupliquer l'incidence financière dans les statistiques de financement.

La page permet de visualiser l'arborescence du projet. La ligne en gras correspond au financement dans lequel l'utilisateur se trouve.

Renouvellements:

L'onglet Renouvellements permet d'afficher l'arborescence des projets renouvelés selon le même principe que pour les subsidiaires.

 

Autant pour les subsidiaires que pour les renouvellements, il peut arriver qu'il manque des données puisque le Centre de recherche ne reçoit l'information que pour les projets où il a des chercheurs d'impliqués.

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Onglet Sources de financements

 

Onglet Sources de financement
1 - Nom de l'organisme subventionnaire Nom complet de l'organisme "primaire / initial" , c'est-à-dire l'organisme qui finance le projet à la source. 

Il peut en avoir plusieurs d'identifiés selon le programme de subvention.
2 - Statut du financement Statut du financement:
  • ACC: Accepté,
  • ATT: En attente de décision,
  • COND: Conditionnel,
  • DES: Désistement,
  • REF: Refusé,
  • NAD:Non-admissible, l’organisme subventionnaire a établi que la demande est devenue non admissible après analyse,
  • SIL: Silencieux, lorsqu’on ne veut pas créer de projet au Service des finances.

 
3 - Type d'utilisation Type de dépenses autorisées au projet:
  • Dépenses courantes: S'il n'y a pas d'indication, tout le montant est attribué en dépenses courantes qui permet d'utiliser la subvention en fournitures, compensations, bourses, salaires d'employés.
  • Salaire: Montant identifié sur l'avis d'octroi pour du salaire du personnel de l'équipe.
  • Bourse salariale: Montant identifié sur l'avis d'octroi pour assumer une partie du salaire du chercheur.  Généralement dans un programme de bourses salariale de chercheurs du FRQS, IRSC ou de chaires de recherche.
  • Bourse: Bourse pour des étudiants.
  • Équipements moins de 7 000$.
  • Équipements plus de 7 000$.
  • Frais indirects.

 

Deux logos peuvent apparaître à la suite du type d'utilisation:

 Le financement a eu une note, visible en y passant la souris dessus.

Le financement a été indiqué comme un montant variable, susceptible d'évoluer sans que cela remette en question la situation du projet. Il peut s'agir de projets dont le financement est dépendant du nombre de participants recrutés.
4 - Numéro de référence de l'organisme subventionnaire Tel qu'indiqué sur l'avis de financement
5 - Année L'année indiquée correspond au début de l'année financière.  Par ex:
  • 2019: du 01 avril 2019 au 31 mars 2020
  • 2020: du 01 avril 2020 au 31 mars 2021
  • 2021: du 01 avril 2021 au 31 mars 2022
  • 2022: du 01 avril 2022 au 31 mars 2023
6 - Gestion Ligne supérieure:

Nom de l'établissement qui gère le financement en tout ou en partie.

Il n'y a pas de compte financier ouvert au CHU dont le financement est administré ailleurs que UL ou CHU sans avoir d'entente de transfert de fonds.

Ligne inférieure : Compte principal où est administré l'octroi complet pour les fonds administrés à UL. Si le financement n'est pas administré à l'UL, cette section reste vide, comme dans l'exemple.
7- Budget Compte(s) financiers(s) ouvert(s) au CHU.

Un ou plusieurs comptes peuvent être identifiés selon que le chercheur transfère une partie du financement à des co-chercheurs.

S'il s'agit de fonds administrés à UL, il peut y avoir ou non des comptes transits ouverts au CHU selon les besoins.

Le budget/compte financier a été approuvé et ouvert par la GP. 
8 - Projet UL Un ou plusieurs comptes financiers de l'UL peuvent être identifiés.
9 - Montant Ligne supérieure: Montant obtenu.
  • Pour les contrats de recherche fondamentale, les subventions et les partenariats: le montant est ventilé par année.
  • Pour les contrats de recherche avec recrutements de patients, le montant obtenu indiqué pour la première sera le montant des frais de démarrage de la première année.  Le montant obtenu sera corrigé à la fin d'année financière selon les encaissements réels.

Un N à la suite du montant indique que le montant accordé est en nature (soit par une participation au projet de recherche assumée par le partenaire, un don d'équipement, de consommables ou une garantie prolongée offerte). S'il n'y a rien, le montant est en argent.

Ligne inférieure: Montant demandé.

Un N à la suite du montant indique que le montant accordé est en nature (soit par une participation au projet de recherche assumée par le partenaire, un don d'équipement, de consommables ou une garantie prolongée offerte). S'il n'y a rien, le montant est en argent.
10 - Montant total Montant total obtenu pour le financement.
11 - Modifier un financement au Registre FRQS  Bouton permettant d'ouvrir le dialogue afin de modifier le financement. 
  • Note: Note expliquant la modification. 
  • Case à cocher "Montant Variable". Le montant obtenu lors des prochaines années est suceptible d'évoluer sans que cela remette en question la situation du projet. Il peut s'agir de projets dont le financement est dépendant du nombre de participants recrutés.  
  • Case à cocher "Déclaré au FRQS":
12 - Associer un budget  Bouton permettant d'ouvrir le dialogue pour l'ouverture d'un budget ou l'association du financement à un budget existant.

Par défaut, le système coche la case "Nouveau budget".

  • Case à cocher "Budget existant"
    • Budget: En écrivant dans ce champ, le système recherche dans les données du module Comptes d'Agora.
  • Case à cocher "Nouveau budget"..
    • En sélectionnant "Nouveau budget", le système remplace le champ "Budget" par le champ "Responsable" et le pré-remplit avec le responsable UL. Des modifications restent possibles. En sauvegardant, la page d'ouverture de compte du module Agora s'affiche afin de compléter la demande d'ouverture de compte.

Cette étape est habituellement réalisée par le gestionnaire ou l'AGF du responsable du financement.

Il est possible d'associer plusieurs budgets.
13 - Confirmation par la Direction des ressources financières de l'ouverture de compte  La Direction des Ressources Financières (DRF) ou anciennement GP procède à l'ouverture de compte et confirme l'étape après avoir:
  • validé que les documents et la preuve de financement sont joints,
  • validé que le responsable du budget a bien un statut de chercheur actif,
  • confirmé la nécessité d'un ou plusieurs compte(s).

La validation de cette étape génère cette icône à côté du budget CHU.
14 - Dernière ligne du tableau  Ces trois boutons permettent d'ouvrir les mêmes dialogues que présentés aux lignes précédentes. Leur utilisation permettra d'appliquer les mêmes instructions/données à l'ensemble des lignes de financement, plutôt que de devoir les répéter ligne par ligne dans les cas où elles sont identiques.
15 - Correspondance avec le FRQS Cette zone résume la situation au niveau de la correspondance avec l'octroi FRQS.
  •  Pas de correspondance identifiée malgré que la case "FRQS- Correspondance" soit cochée.
  •  Une correspondance est identifiée, mais il y a un écart au niveau des montants qui n'est pas encore analysé et/ou accepté.
  •  Une correspondance est identifiée et l'écart au niveau des montants est accepté.
16 - FRQS associé(s) Cette zone indique le(s) FRQS associé(s) au financement.

Afin d'accéder directement à la fiche FRQS, cliquer précisément sur l'icône de la flèche à droite (et pas seulement sur la zone ou le numéro FRQS). 
17 - Correspondance FRQS  Bouton permettant de lier l'octroi au SIRUL à un octroi au FRQS.
18 - FRQS- Correspondance Case à cocher afin de confirmer si une correspondance est nécessaire.

Si nous ne pouvons pas saisir ce financement au Registre FRQS car nous n'avons pas les pièces justificatives, la case doit être décochée.  Ceci dans le but de distinguer ces cas de ceux qui n'ont pas encore été analysés.
19 - Accepter les écarts entre les montants Il peut arriver qu'il y ait un écart entre SIRUL et le Registre FRQS.  Par exemple, l'effet de conversion de la devise, des pièces justificatives manquantes, des frais indirects sur les subventions FRQ.  En cochant "Accepter les écarts entre les montants", ceci clarifie que l'écart a été analysé et n'a pu être résolu.
20 - Commentaires Tout commentaire sur les suivis effectués pour l'ouverture de compte, reddition FRQS, clarification de l'exactitude de certains champs peut y être consigné.
Onglet Accès Partiels aux Fonds
Champ Signification
Seq Numéro séquentiel de l'Accès Partiel aux Fonds (APF)
Fin Date de fin de l'APF
Montant Montant de l'APF
Note Note en lien avec l'APF

Au printemps 2025, les champs de l'APF sont saisis manuellement. Une mise à jour ultérieure permettra une saisie automatique via les API de la Recherche de l'Université Laval (seul le champ "note" restera saisi manuellement).

Onglet Éthique et déontologie
Section : Éthique et déontologie
Type Type de risque qui s'applique:
Statut
  • Envoi #1, 2 ou 3: Le chercheur a reçu la déclaration du chercheur, mais il n’y a pas répondu.
  • Non applicable: Le chercheur déclare que le risque spécifique n’est pas applicable à ce projet de recherche. Les projets créés par le CHU avant l’implantation de ce processus sont tous indiqués non applicables.
  • Exonéré: La personne qui a fait la saisie à SIRUL a déclaré qu’aucune éthique n’était applicable et le chercheur ne reçoit pas la déclaration du chercheur (ex : FCI).
  • En attente de décision: Le chercheur a déclaré que ce risque s’appliquait à son projet, mais le comité n’a pas émis sa décision. A cette étape, pour les fonds gérés à l’Université Laval, il peut arriver que le comité ne soit pas en mesure de consigner sa décision car le lieu de la recherche n’est pas le bon.  Il faut demander au chercheur de corriger le lieu et le comité pourra consigner sa réponse.
  • Approuvé: Le comité a approuvé le projet au niveau éthique.
  • Échu: Si le projet a toujours des tranches à recevoir et que le projet n’est pas terminé à l’échéance du certificat.
  • En renouvellement: Le chercheur a déposé ses documents et le comité est en cours d’analyse de la demande de renouvellement du certificat.
  • Renouvelé: Le comité a accepté le renouvellement du certificat.
  • APF: Accès Partiel aux Fonds.  Le chercheur a fait une demande pour accéder à une partie des fonds et il s’engage à ne pas les utiliser pour des dépenses qui nécessitent des approbations éthique ou déontologique. LIEN
Début Date de début indiqué par le comité
Fin Date d’échéance du certificat indiqué par le Comité
Onglet Documents

Des documents classés en 6 catégories peuvent être ajoutés dans cet onglet.  Les documents sont ajoutés par l'équipe performance en les acheminant à octrois@crchudequebec.ulaval.ca. Il est important de transmettre ces documents afin car ils peuvent avoir une incidence sur l'ensemble des acteurs impliqués.  Les documents sont répertoriés selon :

Amendement À utiliser lorsqu'il y a des modifications à l'avis d'octroi initial ou entente contractuelle.  Les modifications peuvent être sur les montants, changements d'organismes subventionnaires, changement dans les durées, les chercheurs responsables ou autres.
Avis d'octroi Avis d'octroi officiel émis par un organisme subventionnaire pour une subvention.
Budget Budget déposé auprès de l'organisme subventionnaire.
Demande de financement Demande de fonds déposée auprès de l'organisme ou l'ébauche contractuelle reçue ou préliminaire.
Entente contractuelle Document avec une organisation privée, publique ou sans but lucratif pour la réalisation d'un contrat de recherche ou d'un partenariat.
Entente de transfert Document établissant les règles d'un transfert d'une partie de la subvention de l'établissement principal vers un établissement secondaire.
Onglet Modèles

Cet onglet contient des modèles qui peuvent être utilisés par les utilisateurs :

  • Entente de transfert interinstitutionnel du CHU vers d'autres établissements,
  • Dépôt direct CHU de Québec-Université Laval,
  • Dépôt direct Université Laval,

D'autres documents pourront être ajoutés selon les besoins.

Onglet Visualiser

Cet onglet permet d'obtenir dans une page (éditable en fichier PDF et/ou imprimable) l'ensemble de l'information relative à ce financement.