Journaux de facturation

• À partir du tableau de bord, dans le module « Facturation », onglet « Journaux de facturation » : Ajouter un journal de facturation.
• Sélectionner l'instance concernée par le journal de facturation.
• Indiquer la description (souvent l'année et période du journal, ainsi que le type de journal (interne, bon de commande, externe).
• Indiquer la date de journalisation, c'est-à-dire la date de maximale à laquelle les AVF ont été approuvés. La plupart du temps, la date sera celle du jour, mais si pour une raison ou une autre vous ne vouliez journaliser que les AVF validés avant le 31 août, indiquer 31 août.
• Sélectionner le mode de paiement des AVF qui seront journalisés:
  • Budget: paiements à partir de comptes CHU
  • Bon de commande: paiement à partir de bons de commande
  • Externe: paiement selon d'autres formes (cartes de crédit, chèques,...).
• Sauvegarder.

Vous êtes maintenant dans la fiche du journal de facturation.

• Identification:
  • Identification:
    • Date de création: date de création du journal.
    • Date de journalisation: date jusqu'à laquelle les AVF ont été validés (voir la section précédente).
    • Titre: Description saisie à l'étape précédente.
    • Instance: Instance sélectionnée à l'étape précédente.
  • Spécifications:
    • Type: Mode de paiement des AVF. Chaque journal ne peut regrouper que des AVF au même mode de paiement.
      • Budget: paiements à partir de comptes CHU
      • Bon de commande: paiement à partir de bons de commande
      • Externe: paiement selon d'autres formes (cartes de crédit, chèques,...).
    • Notes: Informations affichées su le journal.
  • Activités: Champs qui sont saisis automatiquement, au fur et à mesure que les AVF sont journalisés.
  • Commentaires:
    • Étiquettes: permet d'indiquer des mots clés facilitant ainsi la recherche dans les tableaux de bord. À maintenir à jour si certains mots clés sont utilisés de manière ponctuelle.
    • Commentaires: permet d'indiquer des commentaires et d'y répondre. Il n'est possible de modifier ou supprimer que ses propres commentaires.
• Documents: permet d'associer des documents au journal de facturation.
• Avis de facturation: liste les AVF en création, en approbation, en validation et validés, de l'instance et au mode de paiement sélectionné. L'AVF et le client sont accessibles depuis cette page en cliquant sur le lien bleu. Diverses informations (leur statut, s'il y a des requérants, ajustements ou rabais) apparaissent ainsi que leur montant total. Au bout de la ligne:
  • Le logo du commentaire permet d'inscrire un commentaire sur le journal en lien avec l'AVF.
• • Le logo de la petite feuille permet de prévisualiser l'AVF. Les étapes d'approbation et de validation sont directement accessible depuis ce dialogue.
  • Le logo du + permet d'ajouter l'AVF au journal de facturation. Une fois cliqué, il devient vert. Pour retirer l'AVF du journal, cliquer sur le logo vert, qui redevient le logo du +.
  • Le logo de la flèche est un raccourci renvoyant vers l'AVF, au même titre que son numéro au début de la ligne. Avis de facturation: liste les AVF en création, en approbation, en validation et validés de l'instance sélectionnée et dont le paiement se fera selon le mode choisi. Les AVF et le client sont accessibles depuis cet onglet.
• Visualiser: permet de générer le visuel PDF du journal de facturation. Lors de l'envoi à la gestion de projets, il est important de le télécharger en Excel (à partir du logo télécharger, en haut, à droit de la page Agora, mais pas à partir de la zone Adobe Acrobat/PDF qui le téléchargera en PDF).