Les Avis de Facturation (AVF)

• À partir du tableau de bord, dans le module « Facturation », onglet « Avis de facturation» : Ajouter un avis de facturation.
• Sélectionner l'instance concernée par l'avis de facturation ainsi que le client. Contrairement à la soumission, un avis de facturation ne peut être valable que pour une seule instance, la facturation étant basée sur les budgets des plateformes.

Vous êtes maintenant dans la fiche de l'avis de facturation.

• Identification:
  • Identification:
    • Date de facturation: date de création de l'AVF. Peut être modifiée.
    • Date de journalisation: non modifiable. Sera automatiquement saisi lorsque l'AVF sera journalisé.
    • Statut secondaire: Cette information s’affiche dans le tableau de bord, colonne Statut, en 2^ème ligne. Pratique pour faire des recherches selon des statuts propres à chaque instance.
    • Instances: instance/plateforme qui a réalisé les travaux.
  • Client:
    • Client: Nom du client.
    • Profil de facturation: le profil indique la provenance du client, et donc les tarifs qui s'appliqueront à lui le cas échéant. Voir la page Module Clients.
    • Adresse postale: adresse du client. Cette information est obligatoire pour approuver l'AVF. Il est possible de l'ajouter directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton , elle sera automatiquement enregistrée dans la fiche du client.
      • Pour l'ajout d'adresses civiques, en saisissant le nom du lieu ou le début de l'adresse, le système fait le lien avec les coordonnées de Google Map. De cette façon, certaines informations sont automatiquement saisies.
      • Exemple: En tapant dans le champ Adresse: CHUL, le système propose CHUL et Centre Mère-enfant soleil. En le sélectionnant, les informations de l'adresse, ville, province et code postal sont déjà saisies.
    • Adresse de facturation identique: sélectionner une adresse différente si l'adresse de facturation est différente de l'adresse civique. Les mêmes fonctionnalités que pour l'adresse postale existent.
  • Paiement: sélectionner le type de paiement qui s'applique. Cette information est obligatoire pour assurer la facturation de l'AVF. Il ne sera pas possible d'approuver l'AVF sans elle.
    • Budget: cliquer sur le logo  pour ajouter un budget. Indiquer le budget CHU et le % de l'AVF qui sera payé par ce budget. Lorsque le budget est un compte transit (c'est-à-dire que ses dépenses sont ensuite refacturées à l'Université Laval), un logo  s'affichera. Indiquer le projet UL et le % payé par le budget CHU qui sera refacturé au projet UL.
    • Bon de commande: indiquer le numéro de bon de commande. Lorsque le bon de commande vient de l'Université Laval, indiquer UL à la fin du numéro. Lorsque le bon de commande provient d'une organisation externe, l'ajouter parmi les documents.
    • Externe: lorsque le paiement est autre que budget ou bon de commande, l'indiquer dans Externe. Il peut s'agir d'un paiement par chèque, par transfert électronique ou par carte de crédit. Pour le moment, Agora n'a pas de champs cryptés permettant de conserver avec la sécurité adéquate les numéros de cartes de crédit. Il est donc important de ne pas les saisir, mais de communiquer avec l'équipe administrative afin d'assurer le paiement. Dans le cas de paiements qui auraient déjà été reçus sans que la commande, l'avis de facturation ou la facture n'aient été émis, il est possible d'indiquer "Paiement déjà reçu".
  • Spécifications:
    • Notes: informations complémentaires qui apparaîtront sur l'AVF.
    • Français / Anglais: choix de langue. Le nom des biens et services se gère dans le module "Biens et services".
  • Commentaires:
    • Commentaires: information complémentaire concernant l'AVF.
    • Étiquettes: permet d'indiquer des mots clés facilitant la recherche dans les tableaux de bord. À maintenir à jour si certains mots clés sont utilisés de manière ponctuelle.
• Mandats: permet d'associer un ou plusieurs mandats à l'AVF. Cliquer en haut, à droit, sur "Associer un mandat".
• Requérants: permet d'associer une ou plusieurs personnes ressources pour l'AVF, autres que le client (professionnel du chercheur, étudiant, adjoint administratif...). Cliquer en haut, à droite, sur "Ajouter un requérant".
• Documents: permet de joindre un ou plusieurs documents en lien avec l'AVF (cahier de charges du client par exemple). L'utilisateur a la possibilité de joindre cette documentation en annexe à l'AVF en cochant « oui » à l’attachement du document et en déterminant le poids de ce dernier (c’est-à-dire avant ou après l'AVF, et l’ordre dans lequel il apparaîtra dans le cas où plusieurs documents seraient annexés). Si c'est coché « non » à l’attachement, le document sera simplement enregistré dans l’onglet « Documents » de l'AVF, pour référence ultérieure.
  • Par exemple, l'utilisateur peut créer un AVF auquel une lettre d’appui du projet est jointe (poids +1), puis le protocole à suivre pour préparer les échantillons (poids +2). Il est également possible de déposer une note interne pour pouvoir s'y référer, sans que celle-ci soit attachée à l'AVF.
• Biens et services: Section où sont décrits les biens et services qui font l’objet de l'AVF.
  • Cliquer sur « Ajouter un bien et service », en haut, à droite.
  • Sélectionner le premier bien et service. Si, dans le module biens et services, le nom a été indiqué "modifiable", le nom peut être personnalisé. Saisir la quantité. Le tarif unitaire apparaît par défaut, sauf si spécifié autrement dans le module Biens et Service. Même s'il est proposé à partir du module, il sera possible de le modifier ultérieurement (voir plus bas dans la page "Rabais et ajustement de prix").
  • « Sauvegarder et continuer » pour d’autres biens et services. « Sauvegarder » si tout a été saisi.
  • Activités facturables: la manipulation pour facturer des activités saisies dans le calendrier du module "Mandats" se passe dans l'onglet "Activités facturables". Pour plus d'informations, voir la section ci-dessous sur les "Activités facturables".
• Visualiser : permet de prendre connaissance du PDF de l'AVF qui sera émis lors du téléchargement. C’est à partir de cet onglet que l'AVF pourra être approuvé par le gérant de plateforme (selon les profils déterminés par la plateforme), puis validé par l'équipe administrative (gestionnaire ou agent de gestion financière). Une fois qu’il est validé, le filigrane « Brouillon » disparaît.

 

Pour faire un rabais ou un ajustement de prix, dans l'onglet Biens et services, cliquer sur le logo de l'étiquette, au bout de la ligne. 

• Rabais: le rabais  est déduit du tarif unitaire. Il est visible sur l'AVF. Une note en bleu indique: "Un rabais de X$ a été appliqué à chacun de ces items".
• Nouveau tarif unitaire: l'ancien tarif unitaire n'est pas visible sur l'AVF. Le prix qui apparaîtra sur la commande sera le nouveau tarif défini.
• Note: La note est visible sur l'AVF.

Des indications et bulles dans Agora informent que des rabais et ajustements de prix ont été faits. Le logo de l'étiquette devient rouge.

Dans la fiche de l’avis de facturation, sous l’onglet « Biens et Services » un onglet supplémentaire « Activités facturables » s’ajoute par rapport aux autres fiches. Celui‐ci permet d’ajouter à l’avis de facturation les activités saisies dans le calendrier du module mandat.

Cet onglet ne sera utilisé que dans des cas spécifiques :

• Les activités sont en lien avec un mandat.
• Les activités ont été saisies dans le calendrier.
• Les activités n’ont pas été associées une commande.

Pour ajouter des activités facturables à l’avis de facturation :

• Étape 1 : Saisir les données habituelles pour l’avis (client, requérants, mode de paiement,…).
• Étape 2 : Dans l’onglet « Mandats » sélectionner les mandats concernés par l’avis de facturation. Cette action permet au système d’affiner les activités présentées dans l’onglet « Activités facturables».
• Étape 3 : Dans l’onglet « Activités facturables », sélectionner les activités que vous voulez effectivement facturer en cliquant sur le signe du billet. Vous pouvez sélectionner toutes les activités en une seule fois en cliquant sur le bouton "Tout facturer" en haut à droite.
• Étape 4 : Visualiser l’avis de facturation et l’approuver si celui‐ci est correct.

= Calendrier des activités. Le bouton Calendrier des activités permet d’obtenir la liste des activités facturées.  Si celui-ci est rouge, c’est que les heures facturées ne correspondent pas à celles du calendrier. Cela n'empêche pas la facturation, c'est simplement un moyen de validation pour certaines plateformes.

Tant qu'il est en création ou en révision, un AVF peut être supprimé en cliquant sur le logo de la poubelle, en haut, à droite, dans l'onglet Identification.

Un AVF ne peut plus être supprimé à partir du moment où il a été approuvé ou journalisé.

 

 

Statut	Description du statut
En création	L'avis de facturation est en création.
En révision	L'avis de facturation a été mis en révision par l'administration. Un commentaire de révision se trouve dans l'identification de l'AVF. Il est possible de le réviser tant qu'il n'a pas été validé par l'administration. Pour réviser l'AVF: cliquer sur le logo "Révision" , en haut à droite dans les onglets Identifications et Visualiser.
En approbation	L'AVF a été transmis au responsable/gérant de plateforme pour approbation. Toutes les plateformes/instances ne possèdent pas systématiquement cette étape. Pour demander l'approbation: cliquer sur le logo "Demande d'approbation" , en haut à droite dans les onglets Identifications et Visualiser.
En validation	Le gérant de la plateforme a approuvé l'AVF. Pour approuver l'AVF: cliquer sur le logo "Approuver", en haut à droite dans l'onglet Visualiser.
Validé	L'AVF a été validé par l'administration. Le filigrane brouillon a disparu. Pour valider l'AVF: cliquer sur le logo "Valider", en haut à droite dans l'onglet Visualiser.
Journalisé	L'AVF a été journalisé lors de la création d'un journal de facturation. Il peut être transmis à la Gestion de projet pour qu'ils procèdent à la transaction financière.

La facturation s’effectue en fonction de la progression enregistrée dans la commande. Cette fonction vous permet donc de facturer partiellement une commande, selon la progression enregistrée. En générant l’avis de facturation à partir de la commande, les informations seront automatiquement reportées. Exemple : Vous avez une commande qui s’échelonnera sur trois mois et vous souhaitez facturer à chaque mois selon la progression. Vous avez également la possibilité d’émettre des prépaiements, intervenant avant le commencement de la commande. Voir la page: Liens soumissions-commandes-AVF

Les remboursements interviendront suite à une erreur ou à une insatisfaction du client. Pour cela, créer un nouvel avis de facturation et indiquer les montants en négatif. Il sera important d’identifier dans les commentaires l’AVF (ou la portion d’AVF) auquel s’applique ce remboursement.