Les soumissions

• À partir du tableau de bord, dans le module « Facturation », onglet « Soumissions » : Ajouter une soumission.
• Sélectionner les instances concernées par la soumission ainsi que le client. Dans le cas de la création d'une soumission sur laquelle plusieurs instances sont impliquées, contacter un membre de l'équipe administrative afin qu'il puisse ajouter les autres instances sur la soumissions

Vous êtes maintenant dans la fiche de la soumission.

• Identification:
  • Identification:
    • Date de soumission: date de création de la soumission. Peut être modifiée.
    • Date d'expiration: date à partir de laquelle la soumission n'est plus valide (+45 jours par défaut, peut être modifiée).
    • Statut secondaire: Cette information s’affiche dans le tableau de bord, colonne Statut, en 2^ème ligne. Pratique pour faire des recherches selon des statuts propres à chaque instance.
    • Instances: instances/plateformes qui travailleront sur cette soumission.
  • Client:
    • Client: Nom du client.
    • Profil de facturation: le profil indique la provenance du client, et donc les tarifs qui s'appliqueront à lui le cas échéant. Voir la page Module Clients.
    • Adresse postale: adresse du client. Il est possible de l'ajouter directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton , elle sera automatiquement enregistrée dans la fiche du client.
      • Pour l'ajout d'adresses civiques, en saisissant le nom du lieu ou le début de l'adresse, le système fait le lien avec les coordonnées de Google Map. De cette façon, certaines informations sont automatiquement saisies.
      • Exemple: En tapant dans le champ Adresse: CHUL, le système propose CHUL et Centre Mère-enfant soleil. En le sélectionnant, les informations de l'adresse, ville, province et code postal sont déjà saisies.
    • Adresse de facturation identique: sélectionner une adresse différente si l'adresse de facturation est différente de l'adresse civique. Les mêmes fonctionnalités que pour l'adresse postale existent.
  • Spécifications:
    • Notes: informations complémentaires qui apparaîtront sur la soumission.
    • Français / Anglais: choix de langue. Le nom des biens et services se gère dans le module "Biens et services".
  • Commentaires:
    • Commentaires: information complémentaire concernant la soumission.
    • Étiquettes: permet d'indiquer des mots clés facilitant ainsi la recherche dans les tableaux de bord. À maintenir à jour si certains mots clés sont utilisés de manière ponctuelle.
• Mandats: permet d'associer un ou plusieurs mandats à la soumission. Cliquer en haut, à droit, sur "Associer un mandat".
• Requérants: permet d'associer une ou plusieurs personnes ressources pour la soumission, autres que le client (professionnel du chercheur, étudiant, adjoint administratif...). Cliquer en haut, à droite, sur "Ajouter un requérant".
• Documents: permet de joindre un ou plusieurs documents en lien avec la soumission (cahier de charges du client par exemple). L'utilisateur a la possibilité de joindre cette documentation en annexe à la soumission en cochant « oui » à l’attachement du document et en déterminant le poids de ce dernier (c’est-à-dire avant ou après la soumission, et l’ordre dans lequel il apparaîtra dans le cas où plusieurs documents seraient annexés). Si c'est coché « non » à l’attachement, le document sera simplement enregistré dans l’onglet « Documents » de la soumission, pour référence ultérieure.
  • Par exemple, l'utilisateur peut créer une soumission à laquelle une lettre d’appui du projet est jointe (poids +1), puis le protocole à suivre pour préparer les échantillons (poids +2). Il est également possible de une note interne pour pouvoir vous s'y référer, sans que celle-ci soit attachée à la soumission.
• Biens et services: Section où sont décrits les biens et services qui font l’objet de la soumission.
  • Cliquer sur « Ajouter un bien et service », en haut, à droite.
  • Sélectionner le premier bien et service. Si, dans le module biens et services, le nom a été indiqué "modifiable", le nom peut être personnalisé. Saisir la quantité. Le tarif unitaire apparaît par défaut, sauf si spécifié autrement dans le module Biens et Service. Même s'il est proposé à partir du module, il sera possible de le modifier ultérieurement (voir plus bas dans la page "Rabais et ajustement de prix").
  • « Sauvegarder et continuer » pour d’autres biens et services. « Sauvegarder » si tout a été saisi.
• Visualiser : permet de prendre connaissance du PDF de la soumission qui sera émis lors du téléchargement. C’est à partir de cet onglet que la soumission pourra être approuvée par le gérant de plateforme (selon les profils déterminés par la plateforme). Une fois qu’elle est approuvée, la soumission est considérée comme finale et le filigrane « Brouillon » disparaît.

 

Pour faire un rabais ou un ajustement de prix, cliquer sur le logo de l'étiquette, au bout de la ligne. 

• Rabais: le rabais  est déduit du tarif unitaire. Il est visible sur la soumission. Une note en bleu indique: "Un rabais de X$ a été appliqué à chacun de ces items".
• Nouveau tarif unitaire: l'ancien tarif unitaire n'est pas visible sur la soumission - le prix qui apparaîtra sur la soumission sera le nouveau tarif défini.
• Note: La note est visible sur la soumission.

Des indications et bulles dans Agora informent que des rabais et ajustements de prix ont été faits. Le logo de l'étiquette devient rouge.

Il n'est plus possible de modifier une soumission à partir du moment où elle a été approuvée. Si le client demande une modification, il est possible de dupliquer la soumission en cliquant sur le logo « Dupliquer » dans l'onglet Visualiser.  Ce bouton permet de créer une nouvelle soumission (donc avec un nouveau numéro) complètement identique à la précédente (client, biens et services,...), qui demeure en création, permettant ainsi sa modification.

 

Une soumission ne peut plus être supprimée une fois qu'elle a été approuvée.

Tant qu'elle est en création, elle peut être supprimée en cliquant sur le logo de la poubelle, en haut, à droite, dans l'onglet Identification.

 

Statut	Description du statut
En création	La soumission est en création et peut être modifiée.
En approbation	La soumission a été transmise au gérant de la plateforme pour son approbation. Toutes les plateformes/instances ne possèdent pas systématiquement cette étape. Pour demander l'approbation: cliquer sur le logo "Demande d'approbation" , en haut à droite dans les onglets Identification et Visualiser.
Approuvée	Le gérant de la plateforme a approuvé la soumission. Le filigrane brouillon a disparu et la soumission peut maintenant être envoyée au client. Pour approuver la soumission: cliquer sur le logo "Approuver", en haut à droite dans l'onglet Visualiser.
En révision	Avant son approbation par le gérant de la plateforme, si celui-ci constate des changements à apporter, il peut mettre la soumission en révision. Pour réviser la soumission: cliquer sur le logo "Révision" , en haut à droite dans les onglets Identification et Visualiser.

Lorsque votre client vous confirme qu’il veut aller de l’avant avec sa soumission, vous avez la possibilité de transposer votre soumission en commande en cliquant sur le bouton "Commander" dans l'onglet "Visualiser". Les informations saisies dans la soumission se reporteront automatiquement dans la commande. Vous aurez la possibilité de modifier votre commande même si celle‐ci provient d’une soumission existante. Si la soumission est expirée et ensuite transposée en commande, les prix actuels seront inscrits dans la commande. Voir la page: Liens soumissions-commandes-AVF